Сегодня сложно представить будний день без уведомлений из рабочих чатов — и неважно, сидите вы в офисе или развозите заказы на велосипеде. Как общаться в мессенджерах по работе, чего точно не стоит делать и можно ли уволить из-за сообщения в чате?
Как организовать рабочую переписку?
Если вы руководитель или отвечаете за какое-то отдельное направление, то организация деловой переписки, скорее всего, ваша задача. Первое, о чём стоит задуматься, — это безопасность. Если штат компании большой, а в рабочих переписках могут обсуждаться данные, разглашение которых влечёт серьёзные последствия, стоит разработать собственный корпоративный мессенджер. Желательно, чтобы он был доступен только на рабочих компьютерах или устройствах сотрудников, а уволенные работники должны незамедлительно терять доступ к мессенджеру. Нужно позаботиться о шифровании и защите от взлома.
Если собственного мессенджера нет, можно воспользоваться специальными сервисами для рабочих переписок наподобие Slack или создать рабочие чаты в обычных мессенджерах вроде Telegram или WhatsApp.
Советы по организации переписки в рабочих чатах
Разделяйте чаты
Общий чат можно использовать для массовых рассылок и уведомлений, а у каждого подразделения должен быть свой. Есть смысл создавать отдельные чаты не только по функциям, но и по проектам. Для неформального общения лучше завести общую болталку. В каждом рабочем чате должен присутствовать непосредственный руководитель, модерация переписки — также его обязанность.
Разделяйте рабочее время и нерабочее
У сотрудников должна быть возможность не читать рабочие переписки в свободное время. В течение рабочего дня сотрудника можно обязать был онлайн в чате, но в конце его он должен иметь возможность отключить уведомления.
Фиксируйте важную информацию
Самую важную информацию необходимо фиксировать — в личные сообщения либо по электронной почте. Так принятые решения и поставленные задачи не потеряются в общем потоке информации.
Правила поведения в чатах
Рабочая переписка, даже если в компании принят неформальный стиль общения, всё равно остаётся рабочей. Здесь действуют как общие правила этикета — вежливость, уважительное отношение к собеседникам, этикетные фразы, так и специфические «сетевые» правила:
— отмечайте того, к кому обращаетесь в чате, как правило для этого достаточно поставить знак @ перед именем (ником);
— цитируйте при ответе или создавайте ветки диалогов — так ответы на конкретные вопросы не потеряются в общем потоке сообщений;
— не дробите сообщение на десяток отдельных фраз;
— если на ответ нужно время, сообщите об этом собеседнику, скажите, что вам нужно подумать, и назовите примерный срок, когда вернётесь с ответом;
— поясняйте ссылки или вложения — напишите пару слов о том, что это за ссылка или документ;
— не присылайте голосовых сообщений, если только вы не отвечаете на срочный вопрос, будучи за рулём;
— не увлекайтесь смайликами, эмодзи и стикерами;
— желательно ставить на фото профиля реальную и актуальную фотографию, не использовать ников, особенно если в компании больше десяти сотрудников и далеко не все знакомы друг с другом лично;
— никогда не пишите в рабочий чат, будучи пьяным;
— не материтесь;
— не ведите в рабочих чатах личных переписок и не рассказывайте личных подробностей.
Могут ли уволить из-за сообщения в рабочем чате?
Трудовой кодекс никак не регулирует переписки в рабочих чатах, но часто компании регламентируют стиль и особенности переписки локально-правовыми актами. Правила рабочих переписок в мессенджерах можно закрепить в уставе, в приказах, в должностных обязанностях.
С вещами на выход: как понять, что вас увольняют незаконно?
Читать личные переписки без предупреждения нельзя, а вот получать доступ к рабочим — можно. Уволить сотрудника за неподобающее поведение в рабочем чате возможно, только если в его трудовом договоре прописан порядок такого увольнения, а факт нарушения установленных правил зафиксирован официально.
Иллюстрации: Георгий Вишневский
