Уже как год онлайн-встречи вошли в наш бытовой и рабочий обиход. Но, не смотря на это, продуктивность таких встреч частенько страдает. Я собрал 17 правил, которые помогут проводить онлайн-совещания и встречи почти так же эффективно, как и реальные.
Личные встречи с командой — это, безусловно, здорово. И они, конечно, продуктивнее, чем виртуальные. Но не стоит думать, что онлайн-совещания — это бесполезная ерунда. Скажем, если ты работаешь с распределённой командой, вам однозначно постоянно приходится взаимодействовать с помощью созвонов и видеоконференций, чтобы не потерять связь и синхронизироваться. Когда не остаётся иного выхода, кроме как созвониться с коллегами по Зуму или Скайпу (а в новой реальности часто действительно другого варианта нет), единственное, что остаётся — адаптироваться.
Чтобы вот эта адаптация в разрезе виртуально общения с коллегами у тебя прошла гладко, я собрал 17 важных правил проведения онлайн-встреч. Они не помогут превратить виртуальные встречи в «живые» (это не магия, а жаль), но позволят приблизиться к ним в плане продуктивности. Правила я разбил на три группы, чтобы было удобнее: каким-то важно следовать перед созванном, каким-то во время, а каким-то и после. Во многом они перекликаются с правилами проведения рабочих совещаний в реальности , с поправкой на виртуальность контекста.
Перед созвоном
1. Выберите лучшую платформу для связи
Чтобы провести встречу в оффлайне, не нужны никакие инструменты — сели за стол и разговариваете. А вот онлайн-встречи опираются на программное обеспечение, которое работает либо через телефонные системы, либо через интернет — без него ничего не выйдет. Естественно, для лучшего опыта онлайн-связи нужно подобрать подходящее ПО. Я не буду касаться систем, работающих через телефонную связь — там много своей специфики, да и подавляющее число команд всё равно созваниваются через интернет.
Я пробовал созваниваться через Skype, Discord, Hangouts, Slack, Telegram, Zoom и Teams. У каждого сервиса есть свои достоинства и недостатки — советую попробовать каждый (по возможности), и выбрать тот, что подойдёт именно тебе и твоей команде. Мне нравится созваниваться через Zoom (во время пандемии он стал, фактически, синонимом онлайн-связи, вместо Skype), но с релизом голосовых чатов в Telegram, я стараюсь всё больше общаться там. Обожаю Telegram.
Но нужно иметь в виду, что любой, даже самый классный сервис для онлайн-звонков в какой-то момент подведёт плохим качеством связи. Это неизбежно.
2. Проверьте оборудование и качество связи
Лично меня раздражает, когда первые ценные минуты почти любого созвона уходят на «меня слышно?», «меня видно?», «у всех всё работает?», «чё-т у тебя картинка подвисает» и т. д. Так получасовой созвон легко превращается в часовой. Поэтому, вне зависимости от важности онлайн-встречи, я стараюсь предварительно проверить и работу камеры с микрофоном, и скорость интернета, и закрыть лишние программы, чтобы, не дай бог, ничего не зависло (у меня такое бывает), и, конечно, выключить оповещения.
В дополнение ещё хочу сказать пару слов про оборудование. Обязательно используй наушники, потому что на громкой связи и звук хуже, и окружающим он может мешать. Ещё круто, если у тебя есть внешний отдельный микрофон, чтобы качество голоса было ещё лучше.
3. Найдите подходящее место
Место играет важную роль во время любой встречи. Онлайн-встреча — не исключение. Кажется, что созвониться можно из любого места, когда угодно. Но это не так — онлайн-созвоны требуют большей подготовки. Это в офисе можно просто пойти в переговорку и обсудить важные дела. На удалёнке же, особенно при работе из дома, найти место, где будет тихо и никто не будет беспокоить и отвлекать, непросто. Но сделать это необходимо.
Обязательно позаботься, чтобы за спиной у тебя не было ничего лишнего: ни детей, бегающих по комнате; ни домашних животных; ни дверей в туалет или ванную; ни окон и других ярких источников света — в общем, ничего, что может испортить картинку.
4. Одевайтесь подобающе
Даже если сидишь дома. Если хочешь, чтобы к тебе относились, как к профессионалу, не созванивайся в халате, растянутых футболках, с голыми плечами и т. д. Даже если это стильно, не все это оценят.
Ну и в трусах не надо созваниваться, пожалуйста.
«Когда во время пандемии в массовой культуре появилось такое явление как удалёнка, было много скетчей, где девушка вся такая аккуратная в пиджачке, и тут ей надо встать, а она в трусах. А-А-А, какой ужас! Блин, ребят, ну это настолько тупо. У вас банально вспотеет задница сидеть на стуле без шортов или штанов»
— Павел Федоров в подкасте «Потом доделаю»
5. Создайте повестку дня и отправьте её всем заранее
Как я уже сказал, время онлайн-встречи очень ценно, поэтому не стоит им разбрасываться на подготовку к разговору. Повестку обсуждения лучше продумать заранее и поделиться ей со всеми участниками. Так все смогут подготовиться, подумать, сформулировать мысли и идеи, чтобы не тратить на это время уже во время разговора.
Ну и вообще, следовать повестке очень важно, как на «живых» встречах, так и на виртуальных. На последних даже важнее, потому что с известной повесткой люди, у которых оборвалась связь, смогут легко и быстро вернуться к обсуждению.
6. Пригласите только нужных людей
Удалённые встречи с большим количеством участников проводить очень сложно, потому что многие просто не смогут или не успеют ничего сказать и будут чувствовать разочарование — время идёт, а полезного они ничего не делают. В идеале, каждый участник созвона должен отвечать за определённый пункт повестки, ну или хотя бы знать, зачем ему там присутствовать. Поэтому нужно звать на онлайн-встречу только нужных людей — уж никак не всех подряд.
7. Ограничьте участников правилами
Когда в разговоре участвуют много людей, легко столкнуться с рядом проблем:
- больше отвлекающих факторов,
- больше фонового шума,
- более продолжительные созвоны,
- выше вероятность плохого соединения и т. д.
Встречи без правил и ограничений не помогают быть продуктивнее, а только приводят к хаосу — все друг друга перебивают, разговор превращается в кашу. Поэтому советую продумать правила и поделиться ими со всеми участниками до совещания. Как минимум, стоит ограничить время выступления каждого участника, чтобы разговор не растянулся до бесконечности.
Во время созвона
8. Настаивайте на видео
Есть точка зрения, что в видео часто особой необходимости нет да и, мол, качество звонков без видео лучше (с современным интернетом это неправда), но я считаю, что это всё ерунда. Видеозвонки — это круто. Вот представь, что ты сидишь с коллегой в переговорке, и тут между вами опускают занавес — разговаривать будет не очень комфортно, верно? С онлайном так же — собеседников лучше видеть.
Хотя, справедливости ради, когда мы записываем подкаст, то делаем это без видео. Я звоню через айпад, который лежит экраном к потолку (иначе не получается), поэтому смысла в видео нет.
А если ты предпочитаешь созваниваться голосом, чтобы можно было параллельно что-нибудь ещё делать (напоминаю, что многозадачности не существует), то стоит подумать, а нужно ли вообще тратить время на созвон. Всё-таки онлайн-встречи требуют больше внимания и концентрации, чем «живые».
9. Старайтесь не выключать звук
С одной стороны, когда у всех включён микрофон, есть риск превратить разговор в кашу из фоновых звуков. С другой, выключенный звук позволяет тебе заниматься другими делами параллельно с созвоном, а это очень плохо сказывается на продуктивности разговора.
10. Представьте всех, чтобы участники друг друга идентифицировали
Независимо от того, сколько людей принимают участие в онлайн-встрече, представить всех очень важно. Во-первых, ни один сервис не позволяет показывать на экране одновременно всех участников (где нет видео, отображаются фотографии). Во-вторых, круто, когда все сразу понимают, кто будет участвовать в разговоре и за что будет отвечать. И в-третьих, если во время «знакомства» каждый скажет пару слов (хотя бы отзовётся на «Саша, ты тут?»), остальным будет проще его распознать во время разговора.
11. Немного поболтайте
Несколько минут свободного разговора перед началом повестки помогают расслабиться, адаптироваться и почувствовать связь с собеседниками. В начале записи больших выпусков нашего подкаста мы всегда минут 5–10 просто болтаем с гостями, чтобы диалог потом получился более комфортным.
12. Будьте вежливы
Грубо разговаривать — плохо. Но речь не только об этом, но и о поведении на созвоне. Жутко бесит, когда во время встречи люди ведут побочные разговоры, делают какие-то свои дела и т. д. Помню в одной компании, в которой я работал, менеджеры всегда приходили на совещания с ноутбуками и работали.
Старайся никому не мешать и не отвлекайся. Помни, что другие тоже тратят своё время на это мероприятие.
13. Выберите лидера
На онлайн-совещании обязательно должен быть лидер, который будет вести разговор по заранее подготовленному плану. Если отдать всё на откуп коллективу, созвон превратится в базар.
14. Дайте всем возможность высказаться
На любой встрече есть люди, которые остаются в тени. На онлайн-встречах до последнего можно даже и не знать, что эти люди всё ещё на связи. Попроси всех участников высказаться по той или иной теме — так разговор будет более полным, интересным и полезным. Если ты выступаешь в роли модератора встречи, твоя задача выделить для каждого участника несколько минут.
Как я уже говорил, вовлечение участников в разговор делает его более ценным для них. В противном случае, они будут воспринимать созвон, как потерю времени.
15. Задавайте вопросы конкретным людям
Спрашивать что-то у всех сразу — это всё равно что обращаться к пустоте. Вполне вероятно, что никто нормально не ответит. Поэтому, если хочешь что-то спросить, спроси это у какого-то конкретного участника.
16. Не пытайтесь устраивать мозговой штурм
Понимаю, что кто-то посчитает этот тезис очень спорным. Но я не участвовал ни в одном успешном дистанционном мозговом штурме. Не потому что сделать его продуктивным невозможно, а потому что это очень и очень трудно. Во время «живых» мозговых штурмов в воздухе витает вдохновение и энергия, ты буквально слышишь, как у людей работают мозги. На удалёнке, к сожалению, ничего такого нет.
Учитывая, что в одиночку люди могут придумывать в два раза больше идей , чем группы во время мозговых штурмов, можете попробовать поштурмить в одиночку, а потом поделиться идеями во время созвона.
После созвона
17. Отправь всем резюме созвона
Как и в после обычных совещаний, после онлайн-совещаний обязательно нужно составить резюме — зафиксировать основные моменты встречи, тезисы и идеи, — а потом поделиться им со всеми участниками.
Если это происходит внутри команды, можно делать такие резюме более увлекательными — с гифками, смешными фотографиями и т. д. Так его будет проще воспринять и запомнить.
––––
Как ты уже мог понять, одна из главных задач участников онлайн-встречи — быть вовлечёнными. В этом помогут советы и правила, которыми я поделился выше. Но помни, что чтобы провести продуктивную удалённую встречу, тебе нужно уметь проводить обычные.
Поделись в комментариях в нашем телеграм-канале и группе ВКонтакте , своими советами и идеями для проведения эффективных онлайн-встреч.
Источник: https://weeek.net/ru/blog/pravila-provedenia-onlajn-vstrech
