Электронная почта - незаменимое средство делового (и не только) общения, которым пользуется, согласно статистике, около 40% всего населения Земли! Как можно оптимизировать работу с вашим электронным ящиком и отправкой/получением писем, читайте в этой статье.
1) Сократите количество входящих писем! Для этого достаточно проделать несколько шагов: включить оповещение о приходе новых писем, настроить спам-фильтры в настройках, сократить количество получаемых ненужных рассылок, а лучше вообще завести отдельный ящик конкретно для рассылок!
2) Правильно обрабатывайте письма! Письма, написание которых займет менее 2-х минут, лучше пишите сами. Если более - запланируйте время на выполнение задачи или вовсе делегируйте. После отправки обязательно сохраните в архив содержимое письма, если это важная информация, после чего удалите письмо! И никогда не оставляйте письма необработанными!
3) Не отвечайте, если:
1. Письмо не требует действия, согласования или предоставления информации;
2. Письмо представляет собой информационную рассылку;
3. Вы стоите в копии письма для ознакомления.
4) Отвечайте конкретно и ясно! Фиксируйте своё понимание ожидаемого действия. Не оставляйте двусмысленностей в своих ответах. Пишите так, чтобы понял любой читающий, даже воображаемый человек, который ничего не знает про тему переписки.
5) При отправке писем руководствуйся правилом: Меньше отправляешь - меньше получаешь. Адресуйте письма только тому человеку, от которого вы ждёте действия или реакции, и если таковых несколько, то не забывайте упоминать в самой теме письма!
6) Иногда нужно поставить человека просто в копию, чтобы показать, что именно вы отправили получателям именно этого письма, в таком случае от адресатов в копии не ожидайте ответа или действия. Ставьте в копию только тех, кому информация из письма действительна нужна. При этом в теме письма рекомендуется сразу сообщать цель - действие; запрос; информация; согласование и т.п.
7) Тело письма - по существу, короткое и ясное! Приветствие - короткое, но при этом тёплое, настраивающее на позитивный лад. Резюме - чёткая формулировка ключевой идеи или ожидаемого действия. Основание (не всегда необходимо) - доводы, подтверждающие ключевую идеи, или пояснения к прилагаемым к письму документам. Заключение - позитивное прощание, шутка или связь с каким-либо событием, также добавляем свою личную электронную подпись, предварительно настроенную и сохранённую в настройках почты! :)
8) Не стоит писать письма:
1. С благодарностями за выполненную рутинную работу;
2. С непроверенной, недостоверной или попросту неактивной информацией;
3. Со ссылками на общедоступные новости/ресурсы/сайты;
4. Объективно незаконченные и не полные по содержанию.
Да и вообще не рекомендую использовать электронную почту для личной оценки действий, негативной обратной связи или просто в раздражённом состоянии!
9) Проверяйте почту в строго определённое время, не чаще чем 2-3 раза в день! Также рекомендую использовать наиболее оптимальный способ сортировки и приоритезации коммуникаций - "Матрицу Эйзенхауэра", которая "важно-срочно", если где-то слышали :)
РЕЗЮМЕ: При ведении электронной почты, отправке или получении писем, всегда будьте предельно кратки и конкретны. Не используйте более 3-х уровней вложенности (вложение во вложении во вложении и т.д.). Новая главная мысль - новая Тема письма. Независимо от обстоятельств, всегда (!) проверяйте орфографию перед отправкой!
