Помните героя Билла Мюррея из «Дня сурка»? Каждый его день был точно таким же как предыдущий. Он просыпался по утрам, проживал сутки — а на следующее утро ничего не менялось…
Стоп, звучит как-то слишком знакомо, да? Когда задачи падают в режиме нон-стоп, все мы — немного герой Билла Мюррея, а работа — сплошной «День сурка».
Конечно, в такой ситуации трудно сохранять эффективность и быстро принимать правильные решения. Что делать? Оптимизировать график и наладить рабочие процессы так, чтобы не просто выдерживать нагрузку (это программа-минимум), но и получать удовольствие от жизни (иначе зачем это все?)
Как это сделать? Собрали для вас 7 лайфхаков.
Вспомните о балансе.
Знакомы с «колесом баланса»? Этот инструмент планирования одинаково хорош и для личных целей, и для бизнеса.
Как сделать «колесо баланса»:
- Начертите круг, разделите его лучами на шесть или восемь секторов.
- Поставьте на каждом луче насечки от 1 до 10.
- Напишите рядом с каждым лучом сферу жизни: например, “карьера”, “здоровье”, “друзья”, “отношения с партнером” или “семья”, “деньги”, “путешествия”. Формулировки могут быть индивидуальными.
- Поставьте оценку, насколько вы довольны состоянием дел в каждой из этих сфер (0 — совсем не доволен, 10 — лучше не бывает), и поставьте отметки на лучах.
- Соедините отметки.
Получившаяся линия наглядно покажет, в каких сферах все благополучно, а каким нужно внимание. Теперь это «колесо» можно использовать для планирования: уделять больше времени сферам, которые для вас важны, и экономить ресурсы там, где уже все хорошо.
«Колесо баланса» чаще всего используют для личных целей, но если вы руководитель — можно составить его для бизнеса. Тогда на лучах будут другие аспекты: например, “клиенты и сервис”, “партнеры и поставщики”, “финансы”, “набор персонала” и т. п. — в зависимости от актуальных целей бизнеса.
Соблюдайте график.
При высоких нагрузках важен ежедневный график. Если делать все (вставать, приезжать в офис, проводить встречи, делать перерывы для отдыха) в одно и то же время, то действуете более эффективно — а значит, бережете ресурсы и время.
Есть разные методики тайм-менеджмента, большинство из них основано на приоритизации и группировке задач. Выберите удобную систему и используйте ее для планирования каждого дня — это поможет не сливать время и энергию впустую.
Организуйте эффективное взаимодействие с командой.
Если вы руководитель, важно организовать эффективное взаимодействие с командой:
- Оптимизировать число совещаний. Сотрудники часто жалуются, что им приходится тратить время на собрания, которые не относятся к их работе и не влияют на результат. Приглашайте на созвоны только тех участников команды, для которых действительно важны обсуждаемые вопросы. Это позволит использовать время более эффективно, да и сотрудники наверняка будут вам благодарны.
- Найти простую и удобную площадку для постановки задач. Еще одна распространенная проблема — отсутствие у команды простого и удобного сервиса для совместной работы. В CRM или таск-трекерах фиксируется только часть задач, остальное закидывается в чаты (хорошо, если текстом, а не голосовыми сообщениями). В итоге многие таски теряются, сроки срываются.
Мы на своем опыте ощутили этот хаос и именно поэтому создали Jetchat. Здесь можно создавать чаты, ставить задачи и контролировать исполнение. Мы собрали в приложении только самые нужные функции, и теперь можно не отвлекаться на лишнее.
Правильно организуйте контроль.
Микроменеджмент не работает. Руководителю не нужно контролировать абсолютно все действия подчиненных, чтобы получить результат. Но нужно использовать удобные инструменты для контроля. Такие функции есть в большинстве CRM (правда, пользователи часто называют их слишком сложными) и таск-трекеров (в них обычно добавляют не все задачи, а только самые важные). Чтобы решить задачу с контролем, мы добавили в Jetchat напоминания, которые не дают исполнителю и руководителю пропустить дедлайн.
Делегирование.
Наверняка в вашей жизни есть задачи, которые могут выполнить другие люди. Подумайте, что можно делегировать — и сделайте это. Тогда у вас появится время на то, что можете сделать только вы.
Анализ.
Важно не только планировать, но и анализировать. Если какая-то задача требует от вас много времени, но приносит незначительный результат, подумайте, что с этим можно сделать: отказаться от нее совсем, делегировать, изменить подход.
Физические нагрузки.
Беговая дорожка, футбольное поле, теннисный корт и спортзал — идеальные места для восполнения энергии. Просто найдите занятие, которое будет приносить вам удовольствие.
Вы ищете инструмент, который избавит от хаоса в задачах и поможет эффективно использовать время? Будем рады, если вы протестируете Jetchat и поделитесь впечатлениями от нашего приложения. Чтобы принять участие в тестировании, напишите в комментариях, и мы с вами свяжемся.