Рабочие созвоны на удаленке не всегда проходят гладко: пропадает звук, виснет изображение, дети и животные вбегают в кадр и отвлекают участников беседы. Из-за этого приходится краснеть перед коллегами и руководством, переподключаться, решать возникшие проблемы и тратить впустую рабочее время.
Чтобы встреча прошла без неловких ситуаций и занимала столько времени, сколько вы запланировали, нужно к ней заранее подготовиться. Как — расскажем в этой статье.
Шаг 1. Выберите и подготовьте место, откуда будете подключаться к онлайн-встрече
Проверьте, чтобы в комнате для созвона было тихо и никто не мог вас отвлечь. Если дома в это время будут родные, предупредите их о видеозвонке, попросите не шуметь и не заходить в помещение, в котором планируете общаться. Тогда риск, что вас отвлекут, будет меньше.
Шаг 2. Проверьте интернет и доступ к платформе для видеоконференций
Обидно, если важные переговоры срываются из-за плохой связи. Особенно когда горят дедлайны или нужно срочно обсудить с коллегами ваше выступление на онлайн-конференции, которое состоится уже через час.
Чтобы такого не было, перед встречей нужно проверить качество интернета. Узнать скорость соединения можно на специальных сайтах, например на портале 2ip.ru. Сервис автоматически определит локацию, и вам нужно будет запустить тестирование.
Чтобы изображение и звук были хорошего качества, входящая и исходящая скорости должны быть от 1,5 Мбит/с, а пинг — не больше 15 миллисекунд.
После проверки связи нужно изучить интерфейс платформы, чтобы во время разговора не искать, как включить запись или расшарить экран. Для этого посмотрите, как включить динамики и микрофон, где находятся контакты и чат, а также протестируйте камеру и другие функции, которые могут понадобиться. Чтобы убедиться, что всё работает как надо, сделайте пробный звонок. Если возникнут неполадки — успеете исправить до онлайн-встречи.
Шаг 3. Подберите нейтральный фон
Многие проводят созвоны из дома и не обращают внимание на то, что происходит за спиной. В итоге коллеги могут отвлечься и пару минут смотреть на кота, который играет с мячиком на заднем плане.
Чтобы не отвлекать других участников, стоит подобрать нейтральный фон для своего видео. Подойдет светлая стена или однотонные шторы. Если такого места в квартире нет, можно размыть фон или выбрать готовый в приложении.
Шаг 4. Выберите надежную платформу для онлайн-встреч
Часто на настройку онлайн-встречи уходит много времени, потому что у приложения для видеоконференций сложный интерфейс, есть ограничения или вообще нет нужных функций. Например, можно выбрать фон, но нет групповых чатов и есть лимит на продолжительность звонков. В итоге приходится выбирать что-то одно и жертвовать другим.
Одна из платформ, у которой нет лимитов и много дополнительных функций — платформа VK Teams. Вот что помогает ей делать ваши созвоны удобнее:
До ста участников и неограниченная продолжительность конференции. Например, можно подключить к видеозвонку весь отдел и обсуждать текущие вопросы хоть 30 минут, хоть три часа — трансляция не прервется и не придется заново всем заходить.
Демонстрация экрана. Выводите на экран рабочие файлы, например отчеты и графики. Так участники смогут их сразу обсудить, а не пересылать несколько раз в рабочие чаты или по почте. Приложение оптимизирует качество изображения, выбирая оптимальный вариант под текущую скорость соединения.
Стабильное качество видео с подавлением шумов. Проводите созвоны с хорошим изображением и звуком — никаких пикселей и посторонних звуков во время совещания.
В VK Teams есть и другие функции, которые помогают общаться сотрудникам и решать рабочие задачи:
Мессенджер. Переписывайтесь в чатах и создавайте тематические группы, чтобы оперативно обсуждать текущие вопросы.
Календарь. Назначайте встречи и добавляйте ссылку на звонок прямо в календаре. Коллеги заранее узна́ют о запланированных событиях и не пропустят собрание.
Планировщик задач. Распределяйте задачи и контролируйте их выполнение. Задачи можно тегировать и сортировать по приоритету, исполнителю и срочности.
Платформа работает на любых устройствах и операционных системах, а также через браузер — зайти можно как с компьютера, так и с мобильного телефона.
Переходите на сайт VK Teams, чтобы запланировать демо платформы.