Рассуждаем, с чего начать и как вести проект, чтобы достичь поставленные цели. Ведь всё, конечно же, пойдет не по плану…
Инициация проекта
От старта зависит вся дальнейшая работа. Чтобы начать успешно, инициатор должен ответить вопросы:
1. Что нужно сделать? Понимать это должен не только менеджер, но и вся команда.
2. Зачем мы это делаем? Нужно сформулировать цель проекта — такую, достижение которой улучшит результаты компании.
3. Чего мы должны достичь? Важно договориться о конкретных критериях оценки проекта.
4. Кто будет стейкхолдерами (кхе-кхе, заказчиками/принимающими) проекта? Надо понимать, кто инициировал проект и кто будет принимать его результаты.
5. Какие есть ожидания? Перед стартом проекта, менеджер должен согласовывать со стейкхолдерами, каких результатов и в какие сроки они ждут, и какие ресурсы для этого понадобятся.
Все это стоит зафиксировать в документе, и дать ознакомиться всей команде.
Планирование проекта
Хорошо спланированный проект — не тот, что сделан строго по плану, а тот, что успешно реализовывали, даже если всё пошло не так.
Риски, которые важно заложить на этапе планирования:
1. Отпуска, дежурства, праздники. Если важный сотрудник уйдет отдыхать в разгар проекта, сроки полетят.
2. Порядок действий во время дня X, будь то релиз, пресс-конференция, публичная презентация проекта.
3. Планирование в командах. В крупных проектах менеджеру нужно ставить задачи разным командам. Бывает, что они по-разному принимают задачи в работу и оценивают сроки. Это нужно учитывать.
4. Риски, которые невозможно предсказать. Для крупных проектов лучше заложить до 30% дополнительного времени.
Результат планирования можно оформить в виде диаграммы Ганта: разбитые на задачи этапы проекта, статусы, ссылки на тикеты, ответственные лица, планируемый и фактический дедлайны. Это удобно.
Выполнение проекта
Чтобы не скатиться в хаос, нужно отслеживать статусы задач и вовремя принимать меры. Для этого есть несколько инструментов:
Регулярные, лучше – еженедельные встречи. Все рассказывают о сделанном и будущих шагах. Это важно не только для сверки часов, но и чтобы каждый участник мог высказаться
Для каждой встречи не помешает делать резюме: записывать задачи и сроки для всех участников
Чат, где команда обсуждает вопросы, не дожидаясь общего собрания
Не завязнуть в потоке задач помогает разбивка проекта на этапы. У каждого должен быть план, а в конце этапа нужно подвести итоги.
Важно ежедневно сравнивать диаграмму Ганта с реальной ситуацией. Если что-то идёт не так — обсуждать возможные действия с командой и руководством, выбирать временное решение и координировать план. И так, пока цель не будет достигнута!