Кадровая служба работает с огромным количеством документов и отчетов. Как упростить процессы и сократить объем документов без нарушения закона. Расскажем, как грамотно организовать работу отдела кадров.
Зачем нужна оптимизация кадровой работы
Оптимизация – это упрощение процесса с сохранением или повышением его эффективности. Данная процедура должна привести к таким положительным результатам как:
- сокращение времени на документооборот;
- автоматизация рабочих процессов;
- сокращение количества сотрудников, необходимых для ведения кадрового документооборота;
- сокращение количества ошибок, а вместе с этим и вероятности получить штрафы;
- увеличение эффективности и скорости бизнес-процессов.
Организация кадрового делопроизводства от КСК ГРУПП – это постановка кадрового учета в только что открывшихся компаниях или компаниях, где не велась подобная работа. В комплекс услуг входит: разработка документации, кадровый консалтинг руководства компании и тренинги специалистов.
Как провести оптимизацию кадровой работы
Прежде чем задуматься об оптимизации процесса, первое, что нужно сделать – понять в каком состоянии кадровая служба находится сейчас.
Предварительный анализ
Необходимо подробно ознакомиться с планом и графиком кадрового документооборота.
При изучении этих документов важно ответить на вопросы:
- Какие документы и в скольких экземплярах заполняются на каждого сотрудника?
- Какие документы являются обязательными, а какие – нет?
- Где нужна подпись директора/главного бухгалтера/специалиста по кадрам и, самое главное, сотрудников? У кого есть право подписи и для работы с какими документами?
- Какие документы должны быть подписаны всеми сотрудниками организации или группой, а какие документы – личные.
Пошаговая инструкция по оптимизации кадровой работы компании
Шаг № 1. Создание действующих «маршрутов» документов.
Нужно прописать:
- кто из сотрудников составляет документ;
- кто из сотрудников обрабатывает документ;
- кто из сотрудников участвует в согласовании документа;
- кто регистрирует утвержденный документ.
Важно отметить ситуации, когда один и тот же документ проходит через одного сотрудника несколько раз.
Таким образом составляется «карта» документооборота. Уже из нее можно увидеть «нефункциональные отрезки путей» документа и прочие процессы, усложняющие работу кадровой службы компании.
Шаг № 2. Оптимизация плана и графика документооборота.
Для этого нужно максимально сократить объем документов, а также минимизировать количество операций с документами. Этого можно достигнуть за счет:
- Уничтожения документов с истекшим сроком хранения.
- Отмены в организации документов с неактуальными формами.
- Перевода документов в электронную форму.
В последующих шагах распишем принцип действий по каждому направлению.
Шаг № 3. Уничтожение документов с истекшим сроком хранения.
Уничтожить документы можно только после истечения законодательно установленного срока их хранения. При проведении процедуры нужно соблюсти все требования закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ.
И прежде чем приступить к уничтожению, нужно оценить содержание документов, проверить сроки хранения, убедиться в том, что документы больше не имеют для компании никакой ценности и практического значения.
Шаг № 4. Анализ форм документов.
Существуют обязательные документы, которые определены нормами законодательства. Требования к их содержанию и форме устанавливает закон, а не организация.
А есть документы, которые утратили свою актуальность, но компания продолжает их вести по привычке.
Нужно отследить, какие формы документов устарели, и подумать об их отмене в организации.
Например, ранее упразднили форму личной карточки Т-2. Также отменили обязанность создавать приказ о приеме на работу, достаточно оформить трудовой договор. Но многие кадровые службы продолжают их применять.
Шаг № 5. Анализ содержания документов.
Каждый документ должен:
- иметь юридическую силу (реквизиты, подписи и т. д.);
- защищать организацию от разногласий с сотрудниками, проверяющими, от штрафов;
- быть понятным;
- учитывать потребности работодателя и сотрудников.
Если в документе содержатся лишние реквизиты и сведения, не установленные законом, то их лучше убрать из формы. Таким образом оптимизируем не только сам документооборот, но и форму каждого документа в организации.
Шаг № 6. Анализ дополнительного кадрового документооборота.
Сотрудники отдела кадров часто также занимаются:
- воинским учетом;
- работой с персональными данными;
- ведением журналов по соблюдению техники безопасности;
- соблюдением норм проведения обязательных медосмотров;
- вопросами взаимодействия с миграционными отделениями МВД по работе иностранных сотрудников;
- полностью или частично проведением СОУТ.
В перечисленных направлениях нужно провести такую же работу, как по основному документообороту.
Шаг № 7. Перевод документов в электронную форму.
Самый главный этап оптимизации кадровой работы компании – это перевод документов и операций с ними в электронный формат. Так можно сократить временные затраты на кадровый документооборот, избежать ошибок и беспорядка в работе кадровой службы.
Опишем подробнее последовательность действий при переходе на кадровый электронный документооборот (КЭДО).
Разработка кадровых документов от КСК ГРУПП – подготовка проектов кадровых документов любой сложности: от типовых трудовых договоров и штатных расписаний до специализированных локальных нормативных актов, учитывающих все нюансы работы компании или предприятия.
Переход на кадровый электронный документооборот
Сразу отметим, что не все документы можно вести в электронной форме.
Закон требует оформлять исключительно в бумажном виде:
- акты о несчастных случаях на производстве;
- приказы об увольнении;
- журналы инструктажей по охране труда.
Приказы о премировании, на отпуска, командировки, трудовые договоры и дополнения к ним, должностные инструкции, табели, расчетные листки и многие другие документы можно перевести в электронный формат.
Ранее существовала возможность ведения КЭДО только с дистанционными сотрудниками (ст. 312.3 ТК), но с конца 2021 года такая возможность появилась для всех работодателей (закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ).
Чтобы перевести кадровый документооборот в электронный формат по правилам ст. 22.2 ТК нужно создать ЛНА по организации, в котором прописать:
- дату начала применения КЭДО в организации;
- порядок применения КЭДО;
- порядок ознакомления сотрудников с возможностью КЭДО;
- наименования кадровых документов, которые переводятся в электронный формат;
- тип применяемой ЭЦП со стороны организации и сотрудников;
- прочие правила применения КЭДО в организации.
А если вам некогда заниматься постановкой эффективной системы кадрового делопроизводства, поручите это специалистам КСК ГРУПП. Кадровый аутсорсинг представляет собой комплекс решений для бизнеса с учетом специфики и масштабов деятельности.
Кадровый аутсорсинг включает в себя:
- Кадровый консалтинг – консультирование в области кадрового учета.
- Кадровый аудит – оценка системы кадрового документооборота компании.
- Восстановление кадровых документов – создание или восстановление отсутствующих в системе кадрового учета документов.
- Организация кадрового делопроизводства – постановка кадрового учета и разработка кадровой документации.
- Ведение кадрового делопроизводства – оформление и учет кадровой документации.
- Разработка кадровых документов – подготовка проектов кадровых документов.
- Тренинги – специальная обучающая программа может проводиться как для одного сотрудника компании, так и для целого отдела.
