Подробно рассказали и показали на примере Битрикс24. В конце статьи вы также найдете популярные системы автоматизации для эйчаров.
Контроль и отчёты по рабочему времени
Сотрудник приходит на работу – первым делом отмечает начало рабочего дня. Потом можно делать перерывы, что также фиксируется в системе. Вечером, соответственно, закрывается рабочий день. Функция особенно полезна для компаний, в которых работодатель идёт навстречу сотрудникам, предлагая гибкий график.
В любой момент руководитель или HR могут сформировать отчёты по подразделению или отдельным сотрудникам. В них будет наглядно представлена вся информация: кто сколько часов отработал, когда ушёл пораньше и т.д.
Задачи и проекты
Забудьте про ежедневники и стикеры на мониторах – теперь всё в одном месте. Можно формировать отчёты, где будет видно, кто сколько времени потратил на те или иные задачи. В перспективе это даст накопительную статистику: можно выделить сильные стороны сотрудников, перераспределить задачи, чем повысить общую эффективность.
Особенно удобна работа над проектами. Включаем группу сотрудников в проект. Внутри ставим задачи, причём можно ставить и подзадачи, формируя дерево поэтапно связанных элементов. У каждой задачи есть постановщик, ответственный (исполнитель) и могут быть наблюдатели (если, к примеру, у них связанная задача по тому же проекту).
Бизнес-процессы
Если в компании есть цепочки типовых задач – повысить скорость их выполнения помогут бизнес-процессы. Скажем, вы HR среднестатистической компании, найм персонала не массовый, поэтому об отдельной CRM для выстраивания воронки кандидатов речи быть не может. Тем не менее, каждый кандидат проходит определенные этапы. Можно запрограммировать, например, такой бизнес-процесс:
– Пришло достойное резюме, HR запускает бизнес-процесс, выбирает ответственного рекрутёра;
– Дальше портал ставит задачи без вашего участия. Автоматически создаётся задача на ответственного рекрутёра провести первичное собеседование по телефону и пригласить кандидата;
– Когда рекрутёр закрывает эту задачу, автоматически ставится задача на проведение собеседования, в которой ответственным будет уже руководитель отдела HR, а внутри пропишется ссылка на предыдущую задачу, где рекрутёр уже указал время и дополнительную информацию;
– А если прописать на первом этапе выбор вакансии или направления, то в зависимости от выбранной позиции, можно автоматизировать сразу и подключение к задаче на собеседование руководителя профильного отдела, к которому идёт кандидат;
– Кандидат принят – автоматом ушли задачи соответствующим специалистам на оформление, назначение медосмотра, инструктажи и пр.
Этапы могут отличаться в разных компаниях, но практически любой типовой процесс, цепочку задач – можно автоматизировать с помощью бизнес-процесса.
Коммуникации
В корпоративном портале есть свой удобный мессенджер и можно легко создавать чаты по проектам. Даже если вы не станете после этого напрямую запрещать использование мессенджеров, отвлекаться на них работники будут реже, потому что не будет смешения личных и рабочих переписок на одной площадке.
Кроме того, потребность в чатах в целом сократится после внедрения портала. Для обсуждения конкретной задачи комментарии можно оставлять непосредственно под этой задачей. И здесь целый ряд выгод: история переписки не в чате с человеком, а в привязке к конкретному проекту или задаче. Поднять переписку и найти нужную информацию гораздо проще. Сотрудник ушел в отпуск или уволился – меняем ответственного, и новый исполнитель видит всю историю задачи.
Планировать совещания также можно через портал, создавая события в едином календаре и в автоматическом режиме учитывая график занятости переговорок и конференц-залов.
Дмитрий Батраков, генеральный директор интернет-агентства Dextra:
«Мы не только внедряем Битрикс24 клиентам, но также сами в нём работаем с удовольствием. Причём многие функции решают именно задачи HR. У нас, например, довольно гибкий подход к графику работы. Есть сотрудники, которые приходят в 6 утра, есть те, кто работает с 10, есть специалисты частично на удалёнке. Фиксация рабочего времени через единый портал в этом плане незаменима. Постановка задач, их обсуждение и контроль также полностью ведутся в онлайн-режиме. У большинства сотрудников, в том числе у всех, кто работает на нестандартном графике, установлено приложение, что позволяет всегда быть на связи. Важно также и то, что часть неформальных коммуникаций ведётся на рабочей платформе. Здесь мы обсуждаем планы на корпоративы, делимся впечатлениями, поздравляем сотрудников с днём рождения. В этом году для снижения тревожности и поднятия мотивации внедрили на портале «Хорошие новости». В единой живой ленте почти каждый день pr-специалист готовит и публикует позитивные новости из жизни компании: это могут быть анонсы внутренних мероприятий, отзывы клиентов, опросы, ссылки на публикации о нас в СМИ, новые сертификаты или победы в профессиональных конкурсах. Также с помощью корпоративного портала можно организовать оценку сотрудников 360. А ещё в нём хранятся документы и регламенты для сотрудников.
На самом деле, цифровизация рабочих процессов полезна для всех отделов компании. Это масса возможностей, а главное очень гибкий функционал, из которого можно выстроить уникальную систему и процессы для каждой конкретной компании, любого направления работы и задач».
Наряду с Битрикс24, в числе наиболее популярных систем автоматизации бизнеса сегодня называют: ELMA365 Service, ПланФикс, amoCRM, Мегаплан, СБИС, Microsoft SharePoint.
Поделитесь в комментариях, на каких платформах доводилось работать, и какие выгоды получилось извлечь в рамках HR-задач.
