Интеграция сервиса для выпуска и применения электронных подписей в системы кадрового документооборота обеспечивает полностью цифровой и юридически значимый обмен документами с персоналом.
Законодательная база
До пандемии covid-19 вопрос автоматизации взаимодействия между сотрудниками заботил преимущественно крупные, территориально распределённые холдинги, а также предприятия со значимым количеством работников вне офиса (удалёнка, разъездной характер работы). Однако необходимость перевести персонал на дистанционную работу и потребность в самоизоляции подстегнули спрос на полностью цифровое взаимодействие.
Федеральный закон от 24 апреля.2020 года № 122-ФЗ дал старт эксперименту, целью которого было определить и создать условия для использования электронных документов, связанных с работой, без дублирования на бумажном носителе, а также подготовить соответствующие поправки в трудовое законодательство.
Федеральный закон от 8 декабря 2020 года № 407-ФЗ внёс изменения в Трудовой кодекс РФ в части регулирования дистанционной (удалённой) работы. Ключевым пунктом для развития кадрового электронного документооборота (КЭДО) в нём стала возможность подписывать основные кадровые документы электронной подписью: «При заключении в электронном виде трудовых договоров, дополнительных соглашений к трудовым договорам, договоров о материальной ответственности, ученических договоров <...>, а также при внесении изменений в эти договоры (дополнительные соглашения к трудовым договорам) и при их расторжении путём обмена электронными документами используются УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника в соответствии с законодательством РФ».
Федеральный закон от 22 ноября 2021 года № 377-ФЗ подытожил результаты эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, определил порядок ЭДО в сфере трудовых отношений и установил право в электронном виде заверять все кадровые документы с помощью электронной подписи. На бумаге остались только инструктаж по охране труда, приказ об увольнении и акт о несчастном случае. Обновлённая нормативная база дала толчок к развитию сервисов кадрового документооборота и позволила вывести взаимодействие с персоналом полностью в цифровое пространство.
Технология API УНЭП
Чтобы реализовать в системах внутреннего документооборота функции выдачи электронных подписей сотрудникам и обеспечить возможность подписания ими электронных документов, ГК «Астрал» разработала гибкое интеграционное решение — API УНЭП.
API — это часть программного кода, который можно встроить в сервисы других вендоров и самописные системы и тем самым включить дополнительную функциональность. API позволяет воспользоваться готовым программным решением, значительно сэкономив на разработку и организацию собственного продукта.
API УНЭП — сервис для автоматизации процессов внутреннего ЭДО: массового выпуска усиленных неквалифицированных электронных подписей для сотрудников и подписания электронных документов. Внедрение API УНЭП позволяет добавить в сервисы кадрового документооборота следующую функциональность:
- подача заявки на выпуск УНЭП для сотрудника;
- удалённая идентификация личности для выпуска УНЭП через Госуслуги;
- дистанционное формирование сертификатов по API, отображение статуса готовности электронной подписи;
- возможность подписания электронных документов сотрудником через СМС или email-подтверждение;
- отслеживание статуса подписания документа в системе КЭДО;
- возможность блокировки выданной электронной подписи в системе работодателя.
Механизм подписания документа электронной подписью через активацию токена по SMS и email
Подписание электронного документа неквалифицированной электронной подписью не требует установки дополнительных программ или наличия компьютера. Сам процесс прост, не сложнее авторизации в различных сервисах.
Например, сотруднику организации необходимо подписать дополнительное соглашение к трудовому договору в электронном виде. В программе кадрового электронного документооборота (КЭДО) кадровик формирует документ и направляет его в мобильное приложение сотрудника или личный кабинет КЭДО, где сотрудник может его визуализировать.
При нажатии кнопки «Подписать» приложение сотрудника отправляет запрос кода на активацию токена в интегрированный сервис Астрал.Платформа. Сотрудник получает код из шести цифр по SMS или на Email, указанные при выдаче усиленной неквалифицированной электронной подписи сотруднику.
Сотрудник вводит код, тем самым подписывая документ. Сервис Астрал.Платформа оповещает об этом кадровую службу в системе КЭДО. Доставка кодов по электронной почте позволяет исключить затраты на SMS-уведомления. Однако многие пользователи систем КЭДО склонны больше доверять именно доставке кода на телефон сотрудника. Гибкий API Астрал.Платформа позволяет исполнить любой сценарий — выбор остаётся за заказчиком.
Чем выгодно использование готового решения
Решение API УНЭП интересно разработчикам сервисов внутреннего документооборота и крупнейшим компаниям с самописными или кастомизированными системами — в первую очередь, как альтернатива организации собственного УЦ. API позволяет реализовать в системах кадрового документооборота процессы выдачи усиленных неквалифицированных электронных подписей сотрудникам и подписания электронных документов без больших ресурсозатрат.
Не нужно организовывать собственный удостоверяющий центр: закупать и разворачивать программно-аппаратное обеспечение, получать необходимые лицензии, проводить объёмные исследования законодательной базы, разъяснений регуляторов и наработанных практик для гарантии легитимности выданных подписей.
В группу компаний «Астрал» входит аккредитованный удостоверяющий центр, выдающий каждый год более миллиона электронных подписей. Накоплена внушительная экспертиза в части выдачи и применения электронных подписей, быстрого реагирования на обновляющиеся требования законодательства.
Экономия времени и средств на бизнес-аналитику и разработку собственного кода. Правила выдачи электронных подписей постоянно уточняются, требования к операторам ужесточаются — следить за изменениями и быстро реализовывать нововведения непросто. Также появляются новые функциональные возможности, необходимо постоянно развивать сервис. Выгоднее возложить эту часть работы и ответственность за соответствие законодательству на разработчика API.
Возможность авторизации и удалённой идентификации сотрудников требуют интеграции с государственными информационными системами СМЭВ и ЕСИА. Особенности процесса подключения, непрозрачные требования к владельцам сервисов, постоянные изменения в ГИС и регламенты работы с организациями могут замедлить разработку решения для выдачи электронных подписей. Готовое API-решение значительно экономит ресурсы и время.
Выдача усиленных неквалифицированных электронных подписей сотрудникам реализуется также в облачном сервисе Астрал iКЭДО. Сервис позволяет полностью перевести процесс кадрового делопроизводства в электронный формат. С его помощью работодатель сможет не только обеспечить штат сотрудников электронными подписями, но и организовать цифровое пространство для работы с кадровыми документами в электронном виде.
