Некоторые специалисты считают, что телефонные звонки в современном мире являются вторжением в личную жизнь и поэтому, если возможно, лучше написать сообщение, чтобы лишний раз не отвлекать человека. Однако бывают ситуации, когда жизненно необходимо сделать тот самый звонок.
Итак, давайте вспомним основные принципы этикета телефонных звонков.
Автор: Елена Улько — эксперт кафедры «Коучинг» Академии социальных технологий, бизнес-коуч ACC ICF, этикет-коуч предпринимателей, специалист по невербальному общению и кинетическому имиджу.
1. Звоните в рабочее время
Если вы впервые звоните совершенно незнакомому вам человеку и не знаете, какой у него режим работы, рекомендуемое время для звонка — с 12:00 до 17:00. Эти 5 часов в течение дня — самые «безопасные»: вряд ли вы разбудите человека в 12:00 (хотя всякое бывает), и не так много людей заканчивают рабочий день ранее 17:00.
Если вы звоните человеку, чей режим вам известен, то совершать звонки в рабочие часы будет абсолютно уместно — с 10:00 до 17:00. Не рекомендуется звонить в первый и последний час рабочего дня, потому что это может создать неудобства.
До 21:00 можно звонить только знакомым. До 23:00 — только близким или хорошим друзьям и по очень срочному вопросу.
2. Не будьте назойливыми
Если абонент не взял трубку сразу, рекомендуемое ожидание ответа составляет 3 гудка. Не нужно ждать до последнего!
3. Если вызов сброшен, не нужно сразу же набирать номер снова
Возможно, человек занят, на совещании или в кабинете у врача, и он просто не может принять ваш звонок. В такой ситуации допустимым считается перезвонить через час.
4. При обрыве связи перезванивает тот, кто изначально звонил
Если вам так никто и не перезвонил, возможно, у звонящего проблемы со связью, и тогда допускается перезвонить самому через 3-4 минуты.
5. Всегда перезванивайте
Если вы не смогли ответить на телефонный звонок от знакомого абонента, рекомендуется перезвонить в течение ближайших часов, в крайнем случае — в течение дня. Недопустимо перезванивать на следующий день.
6. Соблюдайте конфиденциальность
Использовать громкую связь можно только с согласия второго участника!
7. Позаботьтесь об удобстве собеседника
Считается вежливым уточнить в самом начале разговора, удобно ли абоненту с вами сейчас общаться.
Забавно, но мнения бизнесменов по данному вопросу иногда различаются: кто-то отвечает, что если ему неудобно, то он и не ответит, а кто-то считает важным ответить на любой звонок, тем самым уделить внимание звонящему и предупредить его, что сейчас он не может уделить достаточно времени.
8. Согласовывайте время звонков
Если вы рассчитываете на долгий разговор, то сначала необходимо согласовать время звонка и предупредить о том, что вам нужно больше, чем пара минут.
9. Ответьте сообщением
Если вы не можете ответить на звонок, будет вежливым, если вы отправите автоматическое сообщение, что вам неудобно разговаривать/что вы перезвоните позже/и т.д.
10. Спрашивайте разрешение позвонить
Если человек слишком серьезный или занимает высокую должность, лучше написать SMS и e-mail и получить одобрение на звонок. В этом случае у вас уже будет уверенность, что вас готовы слушать.
