Разобраться с проблемами вечной нехватки часов на нужные дела – задача нетривиальная. Каждому регулярно приходится констатировать, что еще пара часов в сутках точно не были бы лишними. Как не странно звучит, но лягушка, слон и помидор помогут правильно организовать свое время.
Давайте разбираться
Лягушками в тайм-менеджменте называют мелкие, но неприятные дела, которые хочется отложить и не хочется о даже думать о них. Задача-лягушка смещает фокус внимания с важных вещей и снижает продуктивность.
Примеры: Написание отчетов, заявки в банки, общение с проблемными клиентами или партнерами.
В тайм-менеджменте предлагают «съедать лягушку» с утра и делать это каждый день, т.е. делать неприятные дела в первую очередь и каждый день, не откладывая их на потом.
Слонами называют, наоборот, масштабные задачи, к которым страшно подступиться из-за их масштабов. Например, написать бизнес-план, разработать маркетинговую стратегию, сделать аналитику за год и пр.
Прежде чем приступить к «поеданию слона», надо проверить, не превратился ли он в мамонта – задачу, которая утратила актуальность.
Например, предприниматель хотел создать интернет-магазин, но у него никак не доходили руки. Возможно, соцсети вкупе с магазином на маркетплейсе отлично справляются с задачей продвижения товаров через Сеть, и интернет-магазин попросту не нужен.
Убедившись в актуальности задачи, приступаем к ее решению. Целиком съесть слона за они присест не получится, надо разделить его на кусочки (бифштексы) – подзадачи и съедать кусочек за кусочком.
Метод слона помогает решать задачу постепенно. Представляя большую задачу в виде слона, надо знать о его особенностях. Слона надо есть каждый день и желательно равномерно, если слона не есть, он начинает расти, но даже самая большая задача не бесконечна.
Метод поедания слона помогает правильно распределить силы и не доводить задачу до состояния горящей. Пошаговое решение мелких задач мотивирует, подзадачи легче распределить между сотрудниками и контролировать их исполнение. Если же среди подзадач будут встречаться лягушки, мы уже знаем, как с ними справиться.
В поедании слона может помочь техника помидора. Методика Pomodoro помогает концентрироваться на одной задаче и не отвлекаться.
Суть метода заключается в концентрации на решении одной задачи в течение определенного времени. Можно ставить таймер на 20-30 минут и посвятить все время решению только одной задачи. В это время никто и ничего не должны отвлекать. Сделав небольшой перерыв на 5-10 минут, надо полностью отключиться от работы, а потом снова следует интенсивная работа на 20-30 минут. После 4-5 таких сетов нужен большой перерыв (до 20 минут).
Люди, практикующие этот метод, удивляются насколько продуктивным может быть даже один час рабочего времени.