«Отчетный период завершен, все данные отражены в программе, все отчеты сданы. Осталось, возможно, только вывести на печать. Но, возможно, и это не нужно, так как всё хранится в электронном виде с ЭЦП» — красивое начало нового периода. Но можно ли быть уверенным, что в прошлом году всё останется неизменным и таким же завершенным? Не всегда. Никто не отменял человеческий фактор: в любой момент времени каждый из тех, кто имеет доступ к программе, в которой вы ведете учет, может изменить данные прошлых периодов. И совершенно не обязательно это произойдет намеренно. Чаще всего – случайно, не подозревая о последствиях.
Чтобы не столкнуться со всеми вытекающими из этого последствиями, осознав, что предыдущий год завершен, используйте дату запрета изменения данных в программе 1С. Рассмотрим этот функционал подробнее.
Этот функционал практически одинаковый для всех программных продуктов линейки 1С. Рассмотрим его подробнее. Есть несколько вариантов установки даты запрета изменения данных. В несложном варианте вы можете сделать это сами. Если вопрос вызывает затруднения, то можно и нужно обратиться к специалистам, которые сопровождают вашу программу.
Для того чтобы можно было использовать в программе Даты запрета изменения, включите флажок в разделе Администрирование – Настройки пользователей и прав – Даты запрета изменения. После этого становится доступной ссылка Настроить для установки даты запрета изменений данных.
По ссылке Настроить в самом простом случае можно настроить общую дату запрета изменения данных по всем пользователям: либо произвольную дату, либо дату, связанную с окончанием какого либо отчетного периода.
В более глубоком и сложном варианте есть возможность настройки даты запрета изменения данных следующими способами:
- по пользователям;
- по разделам;
- по разделам и объектам.
При выборе варианта По пользователям дату можно указать для каждого пользователя в соответствии с его правами и текущими потребностями.
При выборе варианта По разделам и По разделам и объектам для каждого раздела программы устанавливается своя дата запрета. При этом станет доступным список, в котором можно для каждого раздела указывать свое значение даты запрета.
Если в программе осуществляется синхронизация данных с другими программами (например, заработная плата рассчитывается в отдельной программе, и перенос данных бухгалтерского учета заработной платы выполняется посредством синхронизации), то в случае завершения обмена в текущем периоде и в целях предупреждения нежелательного повторного обмена, можно установить дату запрета и для выполнения синхронизации. Это можно сделать в разделе Администрирование – Синхронизация данных включением флажка Даты запрета загрузки.
По ссылке Настроить получаем аналогичные возможности простой или более сложной настройки даты запрета редактирования.
В любом случае – будете ли вы сами выполнять эту задачу, либо это будут выполнять специалисты компании, которая занимается сопровождением вашего программного продукта 1С, - вам необходимо регулярно настраивать дату запрета изменения данных.