Время поговорить о разграничении личного и рабочего и о том, как иметь больше свободного времени

Казалось бы, при работе из дома не нужно тратить время на дорогу и отвлекаться на кофе с коллегами. Однако, отсутствие разделения офис-дом, личных и рабочих каналов связи, стирание границ рабочего-нерабочего времени, может существенно снизить эффективность любого сотрудника, а многих и вовсе превратить в невротиков или токсичных людей. Лентяям в этом смысле живется легче. А вот для ответственного человека или трудоголика такая ситуация чревата серьезной потерей продуктивности или вовсе выгоранием.

Делюсь несколькими простыми советами, которые помогли нашей команде преодолеть эту проблему:

📌Разграничьте личное и рабочее время
даже (особенно) если вы работаете из дома. У ваших коллег также должно быть понимание, когда вы онлайн, а когда доступны только по экстренным вопросам. Этого несложно добиться, например, с помощью статусов в мессенджере или автоответов на почту по расписанию. Поверьте, несмотря на желание доделать что-то прямо сейчас, ограничение рабочего времени существенно повысит его продуктивность.

📌Лучше использовать для личного и корпоративного общения разные каналы связи, чтобы в нерабочее время вы могли отключить моментальные уведомления для общего чата компании и не делать из телефона или компьютера круглосуточный источник информационного шума. По мере роста вашей компании или цифровизации процессов вы заметите, что ваш ваш день состоит из переписок и звонков, отвлекающих от выполнения важных задач. Если это своевременно не преодолеть, ваша команда рискует завязнуть в постоянном внеочередном выполнении только срочных задач, отодвигая важные несрочные. Не позволяйте рутине отбирать приоритет у ваших тактических и стратегических планов.

📌Минимизируйте обмен информацией
Чем меньше времени вы тратите на внеплановое общение и рутинные операции, тем быстрее ваша компания будет развиваться. Простой пример: есть большая задача, которая требует поэтапного участия нескольких сотрудников и сбора информации от контрагентов в один структурированный проект. Можно каждый день уточнять в общем чате статус задачи и многократно пересылать один и тот же документ туда-сюда на доработку, а можно один раз создать задачу в корпоративном органайзере, по мере продвижения актуализировтаь для нее ответственного и срок исполнения, прикреплять комментарии по мере изменения статуса задачи, а дополняемый всеми документ хранить в единственном экземпляре в облачном хранилище. Если в первом случае любой прочитанный и забытый чат, перепутанная версия документов или невозможность для руководителя напомнить о дедлайне означает проблему или задержку в исполнении задачи, то во втором случае каждый сотрудник своевременно получает все нужные уведомления, имеет доступ к актуальной версии документа, а руководитель моментально получает информацию о том, что срок задачи истек, понимая, кто ответственен за нее в текущий момент и на чем остановился процесс. И все это без лишних переписок, созвонов и собраний.

📌Лучше один раз потратить день, чем каждый раз терять дополнительно по 5 минут
Представьте, что вы каждый день сканируете документы, тратя 10 минут на процесс. Но однажды вы установили на компьютер программу, которая делает это за 2 минуты. В год таким образом вы экономите не менее 40 часов = целую рабочую неделю. Вывод - не жалейте времени на то, чтобы остановиться и подумать, как можно делать то же действие автоматически, быстрее или просто реже. Нюансы технической реализации всегда можно переложить, например, на плечи ИТ-специалиста. Главное - правильно сформулировать задачу.