Предлагаем рассмотреть два решения для Битрикс24, которые позволяют организовать электронный документооборот с применением простой или квалифицированной электронной подписи.
Битрикс24.Подпись — для компаний и клиентов
11 ноября компания 1С-Битрикс презентовала новое решение — Битрикс24.Подпись, функционал которого позволяет организовать электронный документооборот с контрагентами, а также с сотрудниками, применяя простую электронную подпись (далее — ПЭП).
Решение работает следующим образом:
- инициатор подписывает документ на мобильном устройстве от руки привычным образом;
- ссылка на документ направляется второй стороне в SMS-сообщении для подписания;
- в системе фиксируется документ, подписанный обеими сторонами где каждая из сторон получает его копии.
Итоговый документ хранится в системе и имеет специальный реквизит — цифровой сертификат подписания, в котором, помимо прочего, содержится QR-код для проверки целостности документа. По нему можно узнать, вносились ли изменения в документ после его подписания.
Решение Битрикс24.Подпись доступно для всех пользователей Битрикс24, начиная с бесплатного тарифа (требуется оплата SMS-сообщений). Помимо SMS-сообщений в качестве идентификаторов сторон могут использоваться e-mail и WhatsApp. Функционал можно автоматизировать и настроить шаблоны для однотипных сделок.
Законность решения
Согласно требованиям законодательства об электронной подписи использование ПЭП возможно в случае, когда это установлено законом (использование сервиса Госуслуг) или при наличии договорённости сторон. Другими словами, для использования решения Битрикс24.Подпись контрагенты обязаны заключить соглашение о признании ПЭП на бумаге, после чего они полноценно переходят на электронный обмен документами.
Федеральный закон № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи» устанавливает основную характеристику ПЭП — подтверждение факта подписания определенным лицом. Решение Битрикс24.Подпись дополнительно позволяет определить, вносились ли изменения в документ после его подписания. Для этого нужно воспользоваться специальным сервисом проверки подписи от Битрикс24.
ПЭП имеет не только преимущества в виде упрощенной процедуры внедрения, удобства использования, экономичности владения, обеспечения юридической значимости, но и некоторые особенности:
- сфера использования ограничена условиями соглашения о признании ПЭП между сторонами. ПЭП создаётся и привязана к информационной системе и не может быть проверена вне этой системы, в то время как сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи (далее — УКЭП) выдаётся аккредитованным удостоверяющим центром, может быть использован и проверен в любой информационной системе и любыми сторонними сервисами;
- уровень защиты — при создании ПЭП используется комбинации логин-пароль, SMS-сообщение с одноразовый кодом, в то время как для УКЭП используются криптографические средства, которые являются более защищёнными средствами для аутентификации и подтверждения действий пользователей;
- уровень доверия — УКЭП позволяет однозначно идентифицировать личность подписанта и обнаружить факт внесения изменений в документ, в то время как для ПЭП нет таких требований.
КликДок — автоматизация подписи документов в Битрикс24 с применением УКЭП
КликДок — приложение от нашего партнёра, компании «Цитрус» для внедрения электронного документооборота в Битрикс24. При использовании данного решения стороны подписывают документы УКЭП в интерфейсе программы КриптоАРМ ГОСТ 2.5.
Как выглядит процесс подписи? В Битрикс24 стороны подписывают документ УКЭП. Контрагент получает ссылку на документ по электронной почте и подписывает своей УКЭП. В системе хранится документ, подписанный обеими сторонами. При необходимости можно настроить шаблоны с помощью бизнес-процессов за дополнительную стоимость.
Использование УКЭП позволяет:
- достоверно установить личность подписанта, так как сертификаты УКЭП выдаются только аккредитованными УЦ после полной идентификации их владельцев;
- проверить целостность документа после его подписания;
- обеспечить юридическое признание без требований к подписанию соглашения между сторонами;
- проверить действительность подписи в любом стороннем приложении или сервисе;
- подписывать документы не только при взаимодействии с контрагентами, но и с сотрудниками и органами власти.
Для подписания документов необходимо установить криптопровайдер СКЗИ КриптоПро CSP 5.0 и программу для подписания файлов КриптоАРМ ГОСТ 2.5. Сертификат УКЭП можно получить в УЦ ФНС России или у Доверенных лиц УЦ ФНС России (для директоров и ИП).
#КриптоАРМГОСТ #Битрикс24Подпись #КликДок #электроннаяподпись #КЭП #ЭДО #Битрикс24