Подписывать документы электронной подписью (ЭП) удобнее, чем шариковой ручкой: можно сдавать отчётность онлайн, обмениваться с контрагентами электронными документами и экономить на хранении и доставке бумаг, участвовать в госзакупках и ставить онлайн-кассу на учёт. Рассказываем, как сделать электронную подпись для налоговой и какой тип электронной подписи выбрать для бизнеса.
Зачем нужна электронная подпись
Электронная подпись (ЭП) — это зашифрованная комбинация символов, которая хранится в файле на диске компьютера, флешке или другом носителе. С её помощью можно удостовериться, что документ подписал именно тот, кто должен был, а после в документ не вносились никакие изменения.
Виды электронной подписи
Подробнее о трёх видах электронной подписи: ПЭП, НЭП и КЭП
ЭП бывает трёх видов: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Вот чем они отличаются и в каких случаях удобнее использовать каждую из них.
Простая электронная подпись (ПЭП). Самый простой и распространённый вид электронной подписи, с которым знаком почти каждый. Она представляет собой логин и пароль, которые пользователь использует для входа на различные сайты, доступа в интернет-банк и на портал Госуслуги, входа во внутреннюю корпоративную систему компании.
ПЭП предназначена для обычных граждан и сотрудников компаний, которым не надо выполнять более сложные операции вроде подачи отчётности в налоговую. При этом ПЭП также подойдёт для электронного документооборота, если стороны договорятся считать её действительной.
Простая электронная подпись, как сделать?
Получить ПЭП можно там, где она будет использоваться. Например, ПЭП для Госуслуг можно оформить в личном кабинете, а ПЭП для упрощённого получения писем и посылок на почте — в отделении Почты России.
ПЭП не хранится на отдельной флешке, а для её использования не нужна специальная программа.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Эта продвинутая версия ПЭП представляет собой зашифрованную комбинацию символов и хранится на специальной флешке или смарт-карте. НЭП обычно используют для подписания документов на сайте налоговой, например для уплаты налогов из личного кабинета, и для внутреннего документооборота в компании.
НЭП можно получить самостоятельно на том же сайте налоговой или оформить в аккредитованном удостоверяющем центре.
НЭП может иметь юридическую силу и ей можно подписывать электронные документы с контрагентами, если договориться, что она эквивалентна обычной.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Это самый защищённый вид ЭП: только этот тип безоговорочно имеет ту же юридическую силу, что и собственноручная подпись. Поэтому КЭП обычно используют ИП и ООО — это главная электронная подпись для бизнеса. Вот для чего она подходит:
- подача отчётности в налоговую, Пенсионный фонд, Росстат и другие ведомства;
- обмен документами с государственными порталами: Росфинмониторингом, Росалкогольрегулированием, Федеральным агентством лесного хозяйства, Росреестром, Росаккредитацией, Федеральной службой по тарифам и другими;
- заключение сделок и подписание договоров с контрагентами;
- полноценный обмен документами внутри компании и с контрагентами без каких-либо предварительных договорённостей;
- регистрация ИП и ООО без похода в налоговую, а также смена директора общества;
- участие в электронных торгах, в том числе работа на главных федеральных электронных торговых площадках;
- маркировка товаров в системе Честный ЗНАК;
- таможенное оформление: ввоз и вывоз товаров через границу;
- постановка на учёт онлайн-кассы.
КЭП хранится на флешке, смарт-карте или в облаке, как и НЭП, и полностью заменяет собственноручную подпись, а для использования КЭП надо установить на компьютер специальную программу.
Как работает КЭП
Принцип работы КЭП хорошо объясняет следующий пример.
Двое коллег обмениваются документами по электронной почте. Каждый из них хочет быть уверен, что переданный документ пришёл именно от его коллеги, никто не смог перехватить документ и изменить его, ведь пароль от электронной почты несложно узнать. Чтобы убедиться, что с документом всё в порядке, коллеги обмениваются так называемыми открытыми ключами — файлами, которые могут быть предоставлены в открытом доступе и несут в себе информацию о том, кому принадлежит КЭП. При этом у каждого из двух человек остаётся закрытая часть своего ключа — она отвечает за подпись документа.
После того как коллеги обменялись открытыми ключами, каждый подписывает документ своим закрытым ключом — файлом, который хранится на USB-флешке или смарт-карте. Закрытый ключ не знает никто, кроме владельца подписи. У каждого из участников формируется дополнительный файл, в котором находится электронная подпись именно того документа, который они подписали. Иногда подпись может быть вшита в сам документ. Теперь коллеги могут спокойно передавать документ и подпись к нему, не боясь, что кто-то может перехватить и изменить документ.
Александр Волгин, генеральный директор инвестиционной площадки Lendly.ru:
«При изменении документа третьим лицом электронная подпись будет уже недействительна. А коллега, который получит изменённый документ, сможет сопоставить, что открытый ключ не совпадает с подписью к этому документу. Следовательно, документ был изменён и доверять ему не следует».
Как сделать электронную подпись для юрлица
По закону срок действия облачной электронной подписи myDss закончится 31 декабря 2022 года, поэтому в 2023 году вы не сможете сдать отчётность онлайн с её помощью. Придётся подавать декларацию по УСН на бумаге лично в налоговой или отправлять Почтой России. Чтобы такого не случилось, выпустите КЭП на токене.
Выпустить квалифицированную электронную подпись можно только в удостоверяющем центре ФНС. Вот что для этого нужно сделать.
Шаг 1. Купите токен, на который в налоговой запишут вашу электронную подпись
Саму подпись в налоговой выдают бесплатно, но для её записи и хранения перед посещением ФНС нужно купить токен — специальный защищённый носитель в виде флешки. Также понадобится установить лицензию на программу КриптоПро CSP.
Токен должен быть сертифицирован ФСБ или ФСТЭК России. Подойдут носители под названиями Рутокен Lite, Рутокен ЭЦП 2.0, JaCarta LT, JaCarta-2 ГОСТ. Их можно купить в магазинах электроники, например, в DNS или Ситилинк. В среднем они стоят от 2 000 рублей.
Также в налоговой может понадобиться сертификат соответствия. Этот документ подтверждает, что токен отвечает всем требованиям и подписывать документы электронной подписью можно безопасно. Сертификат можно запросить у продавца или скачать с сайта производителя токена.
Шаг 2. Сходите в налоговую лично и получите подпись
Для получения подписи с собой возьмите документы:
- оригинал паспорта и СНИЛСа;
- флешку-токен вместе с сертификатом соответствия.
Отделения, где можно получить услугу, опубликованы на сайте налоговой.
Шаг 3. Установите КриптоПро CSP и настройте компьютер
Чтобы электронная подпись работала на вашем компьютере, установите программу КриптоПро CSP и настройте браузер. Мы рекомендуем использовать браузеры с ГОСТ шифрованием:
- для Windows подойдут Internet Explorer, Спутник и Chromium GOST;
- для MacOS ― Chromium GOST.
Лицензию на КриптоПро CSP нужно установить на устройство, где вы будете работать с подписью: компьютер или ноутбук. Купить лицензию можно на сайте разработчика.
Если у вас есть действующая лицензия КриптоПро CSP 4.0 или КриптоПро CSP 5.0, то вы можете работать с ней. Если ранее не устанавливали программу, воспользуйтесь бесплатным пробным периодом в 90 дней.
Инструкция Точки по настройке компьютера для работы с электронной подписью
Как добавить подпись в сервис «Онлайн-бухгалтерия» от Точки. С помощью подписи можно сдавать отчётность в налоговую или принимать документы от госорганов. Чтобы её добавить, нужно зайти в интернет-банк Точка с компьютера и выбрать раздел «Онлайн-бухгалтерия». Затем:
- Вставить токен с электронной подписью в компьютер.
- Нажать на кнопку «Добавить подпись».
- Выбрать подпись, которую получили в ФНС, и нажать «Продолжить».
- Подтвердить личные данные — подпись будет готова в течение получаса.
Если у вас ИП на УСН, нужно отправить декларацию за 2021 год до 4 мая 2022 года. После того, как добавите подпись в сервис, найдите задачу с декларацией в «Онлайн-бухгалтерии» и нажмите «Подписать и отправить». Затем следуйте инструкциям на экране.
Если возникли трудности, воспользуйтесь нашей видеоинструкцией.
