О ЗАКАЗЧИКЕ
UMETEX — один из крупнейших в России поставщиков медицинского и косметологического оборудования. Компания работает в партнерстве с крупнейшими мировыми производителями оборудования и имеет собственную сервисную службу.
Мы уже давно развиваем портал компании и постоянно решаем все более и более интересные задачи с помощью Битрикс24.
Вот несколько примеров:
ЗАДАЧА ПРОЕКТА
Автоматизировать процесс оформления заявления на отпуск и его согласования, а также занесение отпуска в график отсутствия.
РЕАЛИЗАЦИЯ
Для решения этой задачи мы использовали смарт-процессы.
Вот стадии процесса в канбане
Начинается все с того, что сотрудник создет запрос на отпуск и заполняет поля необходимой информацией. После этого стадия запроса меняется на «Утверждение».
В зависимости от отдела сотрудника, будет определен руководитель, которому будет автоматически поставлена задача с ссылкой на согласование или отклонение отпуска.
Вот так выглядит задача со ссылкой на задание
А вот само задание, где нужно утвердить или отклонить запрос на отпуск
Если заявление отклоняется, его статус меняется на «Доработка», и сотруднику уходит уведомление об отклонении с комментарием руководителя. После исправления, стадия меняется обратно на «Утверждение».
Если руководитель отпуск утвердил, то стадия меняется на «Подтверждение HR», и HR должен проверить и подтвердить отпуск. Для этого ему также ставится задача с ссылкой на задание.
Если HR отклонил заявление, статус меняется на «Доработка», и сотруднику уходит уведомление об отклонении с комментарием HR. После исправления стадия элемента меняется на «Утверждение».
Если HR утвердил отпуск, он также должен заполнить дату окончания отпуска сотрудника. Стадия элемента меняется на «Оформление», и отдел кадров должен оформить отпуск. Для этого ему ставится задача.
После выполнения задачи, стадия элемента изменится на «Уведомление», где происходит занесение отпуска в график отсутствия в Битрикс24, а также все сотрудники будут уведомлены сообщением в новостях (живой ленте) и письмом на общую электронную почту.
После этого элемент будет ожидать даты завершения отпуска, и в первый рабочий день сотрудника стадия элемента изменится на «успешно завершенный».
В результате мы с помощью автоматизации полностью избавили сотрудников компании Юметекс от сложностей при оформлении отпуска. Больше не нужно искать руководителей, чтобы согласовать с ними отпуск, не нужно бегать с бумагами по кабинетам и тратить время на то, что может сделать автоматика. Вопрос отпуска решается парой кликов, что сильно экономит время и силы каждого сотрудника.