Предлагаем ознакомиться с решением, которое позволит высшим учебным заведениям сократить время на согласование внутренних документов и уменьшить затраты на бумагу.
Высшие учебные заведения ежегодно утверждают и различные акты, которые регулируют учебный процесс, деятельность преподавателей и иных сотрудников. Цикл согласования таких документов состоит из нескольких этапов:
- Формирование. Исполнитель формирует текст документа;
- Редактирование. Уполномоченный специалист проверяет и корректирует содержимое документа;
- Визирование. Соответствующий отдел и курирующий проректор согласовывают документ;
- Подписание. Согласованный документ передаётся ректору на утверждение и подписание.
Это один из сценариев принятия и утверждения актов, касающихся образовательного процесса. Количество согласований может быть увеличено или уменьшено, а утверждать документ может как единоличный орган (декан/ректор), так и коллегиальный орган (учёный совет). Это зависит от вуза, его структуры, полномочий лиц, участвующих в процессе принятия документа, вида документа и иных факторов.
При этом для утверждаемого локального акта нужно приложить пакет подтверждающих документов, на основе которых формируется его содержание. Например, для составления учебного расписания на учебный год необходимо предоставить информацию о загруженности преподавателей, сведения об учебных группах, о доступных аудиториях и пр.
Сбор необходимой информации, формирование документа, его согласование и утверждение можно перевести в электронной вид и автоматизировать. Для этого понадобится утвердить положение об электронном документообороте, а также иметь сайт на CMS 1С-Битрикс: Управление сайтом или Битрикс24 и бесплатный модуль КриптоАРМ Документы. Дополнительно на рабочих местах нужно установить криптопровайдер СКЗИ КриптоПро CSP 5.0, программу для подписи файлов КриптоАРМ ГОСТ 2.5 и электронную подпись.
Как работает решение
- администратор создаёт шаблон бизнес-процесса — путь документа от исполнителя до лица, утверждающего итоговый текст;
- исполнитель загружает файл, подписывает его в интерфейсе КриптоАРМ ГОСТ 2.5 и инициирует бизнес-процесс, приложив данный файл;
- документ проходит необходимые стадии согласования с уполномоченными лицами, в том числе из других структурных подразделений или отделов; согласование подтверждается электронной подписью каждого участника процесса;
- согласованный текст утверждается уполномоченным лицом.
Электронный документ, подписанный уполномоченными лицами, размещается на официальном сайте вуза и (или) на корпоративном портале для ознакомления всеми сотрудниками.
Преимущества решения
- вуз экономит время и деньги на формирование, обработку и отправку документов между отделами, филиалами и иными структурными подразделениями;
- вуз контролирует процесс создания, согласования и утверждения документов с помощью бизнес-процессов;
- руководство вуза может ознакомиться в любое время с любым документом, который был утверждён электронно, поскольку документы хранятся в облаке;
- сотрудники вуза экономят время на отправку, ознакомление и согласование документов.
Установить модуль КриптоАРМ Документы.
Видеоинструкции по установке и настройке модуля КриптоАРМ Документы.
Купить КриптоАРМ ГОСТ 2.5.
Купить КриптоПро CSP 5.0.
#КриптоАРМГОСТ #КриптоАРМДокументы #ЭДО #вуз #Битрикс24 #Электроннаяподпись #внутреннийЭДО #корпортал