Что такое Microsoft Outlook?
Microsoft Outlook - это комплекс корпоративных программ, который содержит в себе многие функции: контакты, планировщик задач, записную книжку, календарь и, конечно же почтовый клиент.
Как создать первое сообщение
Для начала необходимо открыть приложение Outllok на компьютере. По умолчание в операционной системе Windows 10 оно находится в меню Пуск. Для быстрого запуска приложения можно найти приложение в строке поиска
В открытом приложение нажимаем "Cоздать сообщение" или сочетание клавиш на клавиатуре Ctrl+N
Необходимые поля для заполнения - Кому, Копия, СК и Тема.
Поле Кому - необходимо написать электронный адрес основного получателя.
Поле Копия - при необходимости записываются адреса корреспондентов, которым рассылаются копии сообщений. Также удобно при ответах на это сообщение.
Поле СК - Скрытая копия. Получатели не увидят кто находится в "Скрытой копии".
Тема - тема сообщения как заголовок, помогает быстро найти нужную переписку в почтовом ящике. Обязательно указывайте ее, чтобы проще работать с письмами.
Далее пишем сообщение, но это необходимо делать красиво.
Этика или правила деловой переписки
Называйте по имени
Если знаете, как зовут получателя, обязательно обращайтесь к нему по имени. Иначе непонятно, кому вообще адресовано письмо, и выглядит оно невежливым. Если получателей несколько, перечислите по именам всех, от кого ждете ответа или действий. Человек может посчитать, что письмо к нему не относится, если адресовано всем. Обращаясь по имени, мы снимаем эту проблему.
В Outllok можно привлечь внимание для этого используйте символ @.
Говорите по делу
Рабочее письмо — короткий жанр. Представьте, сколько времени придется потратить получателю, чтобы продраться к сути письма через пространные рассуждения и абстрактные отступления. Не стоит писать, что было, что будет и чем сердце успокоится, если это не влияет на решение вопроса. Берегите свое и чужое время — переходите сразу к главному.
Указывайте точный срок
Не пишите в теме или теле письма «срочно». Это понятие растяжимое: для одного — час, для другого — неделя. Лучше укажите точное время и дату, когда вы ждете ответа, результата или к какому времени выполните работу.
Форматируйте текст
Неотформатированный текст читать тяжело, поэтому разделяйте его. Сделайте по одному отступу после каждого абзаца и по два — после приветствия и перед подписью. Не вставляйте ссылки в середину текста — размещайте их в конце абзаца или письма, списком. Каждую ссылку поясняйте: на какой документ она ведет и зачем получателю переходить по ней. Старайтесь не злоупотреблять жирным шрифтом, курсивом и цветом. Пусть текст выглядит спокойно.
Подписывайте письма
Называйте почту для рабочей переписки нейтрально, желательно — по принципу имя_фамилия@работодатель. Если нет корпоративной почты, просто создайте почтовый ящик вида DenisVIva@mail.ru вместо SuperDen или ClaniyDen.
В подписи укажите имя, фамилию, должность и название компании. Добавьте способы связи: телефон, мессенджеры, соцсети, — и ссылку на корпоративный сайт. Ограничьтесь нейтральным «с уважением» или «с наилучшими пожеланиями». Не стоит расписывать в автоматической подписи слова благодарности на полстраницы, размещать рекламу, ставить ссылки на сбор подписей и подобные проекты.
Как создать подпись в Outlook
Это простое действие сэкономит много времени в будущем.
Нажмите Файл и ниже выберите Параметры. В открывшемся окне нажмите Почта и выберите параметр Подписи.
В появившемся окне нажимаем Создать, называем свою подпись. Я использую две подписи, одна для новых сообщений, вторая для ответов и пересылок.
Переходим в поле для редактирования. Моя подпись будеит исходить из шаблона:
Фамили Имя | Должность
Название компании/фирмы
Адрес оффиса/места расположения
Почтовый индекс, область/регион, страна
T + 7 номер телефона
Теперь при создании или ответе на сообщение будет автоматически вставляться подпись.