Всем привет! Вы в блоге «Первой Формы» — мы создаём платформу для управления бизнесом. С нами все процессы становятся комфортным и эффективными. Даже самые рутинные, сложные и запутанные.
Сегодня рассказываем историю нашего клиента — ООО СК «УРАЛСИБ СТРАХОВАНИЕ». Раньше они вели документооборот в системе, которая трудно поддавалась кастомизации. Поэтому в компании решили перейти на более гибкую и современную систему электронного документооборота.
Проблема: старая система документооборота не отвечала потребностям компании
Главными требованиями к решению были:
- гибкий процесс согласования документов;
- централизованный электронный архив;
- разграничение прав доступа к документации;
- быстрый поиск данных для клиентов и контролирующих структур — Банка России, Всероссийского союза страховщиков, ФНС.
➡️ Масштаб и логику их процессов проще было реализовать в BPM-системе, чем в узкопрофильной СЭД.
Мы предложили ООО СК «УРАЛСИБ СТРАХОВАНИЕ» перейти на 1F СЭД — систему электронного документооборота на базе ВРМ-системы «Первая Форма».
Результат: организовали электронный архив, автоматизировали согласование документов и работу Комитетов при Правлении компании
Согласование документов
Все виды документации, кроме нетиповых договоров страхования, создаются сразу в «Первой Форме»: для этого в системе есть все необходимые шаблоны.
Чтобы сделать процесс одобрения более эффективным и оперативным, для каждого типа документа предусмотрена своя матрица согласования: договоры страхования и договоры на закупку канцтоваров согласовывают разные отделы.
В процессе движения документа автоматически формируются листы согласования и учёта замечаний. В первом система отмечает, кто из ответственных уже одобрил документ, а во втором — кто какие правки внес.
Если потребуется повторно одобрить исправленный вариант документа, сотрудник может вернуть всех коллег в процесс согласования.
Руководитель может делегировать подчинённому задачу по одобрению документа. В листе согласования будет указан только тот сотрудник, который работал с файлом.
Одна из «фишек» системы — запрос мнения. В этом случае документ отправляют сотруднику, которого нет в списке согласования. Например, если в договоре есть спорный момент, его показывают ещё одному юристу, чтобы узнать несколько мнений.
Благодаря всем нововведениям процесс согласования документов стал быстрее на 20%.
Организация электронного архива
«Первая Форма» объединила текущий документооборот и имеющийся в компании электронный архив, где насчитывается более 40 тыс. документов с полной историей версий. Чтобы соблюдать конфиденциальность и не допускать исправлений в уже одобренном всеми файле, была настроена ролевая модель доступа.
Например, HR-отдел готовит локальные нормативные акты — у всех есть доступ к их просмотру. Документы с пометкой «Для служебного использования» сможет увидеть генеральный директор и сотрудники, которые по должностной инструкции имеют право работать с конфиденциальной информацией.
Если сотруднику срочно нужен скан подписанного документа с печатями, он просто заходит в электронный архив и выбирает пункт «оригинал» в параметрах поиска — система выведет нужный файл.
Подготовка комплексного отчета по активности сотрудников
Информация из всех систем компании попадает в корпоративное хранилище, Data Warehouse. Там формируется общий отчет по активности команды — в том числе и данные из «Первой Формы»: сколько документов создано, как долго длилось одобрение на каждой стадии и так далее.
Работа Комитетов при Правлении
У нас появился функционал, который облегчает создание протоколов по работе Комитетов компании. Благодаря встроенному модулю можно оперативно провести голосование и зафиксировать его результаты, создать протокол и выставить задачи ответственным сотрудникам, а затем отслеживать их статус.
Олег Зайцев
Руководитель дирекции методологии и развития ООО СК «УРАЛСИБ СТРАХОВАНИЕ»
Система настроена таким образом, что задачи можно поставить любому сотруднику компании. Если он не находится в прямом подчинении у инициатора процесса, то задача проходит дополнительное согласование у руководителя.
Это позволило ускорить взаимодействие сотрудников из разных подразделений и усилить кросс-функциональные связи. Функционал очень востребован — за два года в системе создали больше 180 тыс. задач.