Большая часть сфер нашей жизни включает в себя работу с документами.
Каждый из нас проходил 9 кругов бюрократического ада с мыслями о том, почему до сих пор никто не придумал оптимизацию этих игрищ. Особенно часто с этим явлением сталкиваются люди, работающие в крупных организациях.
Кипы документов, миллион договоров на согласование, а вишенка на торте – в нужный момент никогда не получается быстро найти необходимый документ. Зная и понимая эту проблему, мы делаем все, чтобы некоторые сегменты работы становились проще и удобнее.
Документооборот в Битрикс24 поможет компании в работе не только с внутренними документами, но и с документами сторонних организаций.
Итак, документооборот – верный помощник руководителя и сотрудника. С его помощью оптимизируется создание и согласование любого вида документов. Время создания типового документа сводится к минимуму за счет созданных в Битрикс24 шаблонов для заполнения, от сторонних организаций - загружается с диска (носителя).
Стоит отметить, что можно создать макеты с автозаполнением полей по образцу часто используемых видов документов, например, таких, как счета и акты.
Еще одно преимущество использования документооборота – безопасное и удобное хранение файлов. При настройке указанной функции в Битрикс24 мы предлагаем нашим клиентам два варианта хранения: в карточке и на диске.
Первый вариант заключается в хранении файлов в карточке клиента, где все просто и всегда под рукой. Но. Редактирование файла возможно только после скачивания, далее вы вносите правки и снова подгружаете отредактированный файл в карточку.
Второй вариант подразумевает ссылку на диск, где будут храниться все файлы, связанные с клиентом, которые можно беспрепятственно редактировать. Также плюсом такого хранения является то, что папка с контрагентом формируется автоматически, после запуска первого согласования. Удобно, но есть нюанс – без доработки доступ будет у каждого сотрудника фирмы.
Но и это не проблема. Наши специалисты помогут с настройкой доступа к папкам, как и с процессом согласования документов. Так как все документы имеют разные направления – иерархия согласования у них тоже отличается. Наша команда настроит индивидуальные условия для каждого клиента.
Стадии согласования проходят в несколько этапов, которые показаны на канбан доске. Каждый этап находится в компетенции определенного сотрудника, которому приходит уведомление, когда цепочка доходит до него. Далее в один клик – согласовано или не согласовано. Также можно оставить комментарии по своему решению, замечания.
Итог: оптимизация в работе с документами, как порядок в голове – когда всё находится на своих местах, систематизировано, то все процессы даются легче и быстрее, а желаемый результат достигается более безболезненно. Поэтому документооборот в Битрикс24 – неотъемлемая часть успешного бизнеса.
Для настройки функции или для уточнения интересующей информации вы можете оставить заявку на нашем сайте https://i-pusk.ru/?utm_source=dzen