Электронная подпись понадобится бизнесмену, чтобы работать удалённо и обмениваться документами онлайн. Разберёмся, когда она необходима и где можно её оформить.
Вести бизнес можно из любой точки мира — не обязательно лично посещать банк, налоговую или встречаться с поставщиками. Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — самая надёжная, с минимальным риском взлома. В отличие от простой и неквалифицированной подписи, КЭП придаёт электронному документу юридическую силу и подходит для любых операций без заключения дополнительных соглашений.
КЭП упрощает ведение бизнеса: расширяет возможности, позволяет обмениваться документами онлайн, а также позволяет сократить траты на бумажный документооборот.
Сдавать отчётность
По закону для сдачи электронной отчётности нужна квалифицированная электронная подпись. Сейчас государство обязывает большинство бизнесменов отправлять отчётность в налоговую, Пенсионный фонд, Фонд соцстрахования, Росстат и другие структуры через интернет. И это невозможно сделать без КЭП.
Так, в Росстат с 2022 года всем обязательно нужно сдавать отчётность в электронном виде. В ПФР и ФСС документы на сотрудников отправляются онлайн, если в компании более 10 человек. В налоговую обязательно отправлять в электронном виде годовую бухгалтерскую отчётность, а также декларации по НДС.
Если в ассортименте магазина есть крепкий алкоголь, отчётность по его продажам необходимо сдавать через единую государственную автоматизированную информационную систему (ЕГАИС). Чтобы подключиться к этой системе, также потребуется квалифицированная электронная подпись.
КЭП нужна и для работы с маркированными товарами в системе «Честный знак». Оформить её придётся, если вы производите такие товары или торгуете обувью, верхней одеждой, мехами, молочной продукцией и т. д.
Вести документооборот
Документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, обладают такой же юридической силой, как и бумажные с личной подписью.
Если что-то пойдёт не так, вы сможете предъявить эти документы контролирующим органам или в суд. К тому же государство обязывает использовать такую подпись для счёт-фактур.
Компаниям, особенно с большим количеством контрагентов, КЭП даёт ряд преимуществ по сравнению с обычной подписью:
- Быстрее обмен документами, в том числе первичной бухгалтерией. Контрагент мгновенно получит подписанный документ и не станет затягивать с исполнением своих обязательств по сделке.
- Дешевле обработка и передача документов. Не требуется распечатка бумажных экземпляров, и нет расходов на доставку.
- Проще вести документы. КЭП — это гарант юридической силы электронных документов, даже без подписания дополнительных соглашений. Электронные документы, подписанные КЭП, приравниваются к подписанным собственноручно.
Участвовать в торгах
По закону, чтобы бизнесу участвовать в госзакупках на федеральных электронных торговых площадках, нужна квалифицированная электронная подпись. Участниками таких закупок могут быть не только бюджетные учреждения, но и компании с госучастием и просто коммерческие организации. Доступ к таким закупкам можно получить при наличии КЭП.
Также подпись обязательна в закупках по капремонту или в торгах по банкротству. Она пригодится и для решения других задач, возникающих при участии в тендерах. Например, для оформления банковской гарантии через интернет, подачи жалобы в антимонопольную службу или обращения в арбитражный суд.
Как проще всего получить квалифицированную подпись
Электронную подпись для бизнеса выдают в удостоверяющем центре налоговой или у доверенных лиц такого центра. Оформление ЭП для ИП или руководителя ООО проходит непосредственно в налоговой в порядке живой очереди. Как правило, в ФНС установлены автоматы, в которых можно купить носитель для электронной подписи — токен. Сама процедура занимает от 30 минут до 1 часа.
Но быстрее и проще делать это через доверенных лиц удостоверяющего центра ФНС России, которые выдают КЭП. К таким доверенным лицам относится банк ВТБ. Выдача подписи в офисе банка займёт всего 30 минут. При этом нет необходимости отдельно приобретать токен, банк ВТБ предоставит его вместе с записанной на него КЭП. Для клиентов банка (при открытии или наличии расчётного счёта) это бесплатно.
Предприниматель — клиент ВТБ может получить квалифицированную подпись всего по 2 документам — паспорт и лист записи ЕГРИП или свидетельство ОГРНИП (для ИП), или документы, подтверждающие право действовать от имени юридического лица без доверенности (для ЮЛ).
Оставьте заявку на получение КЭП, и с вами свяжется менеджер банка.
Возможность получения КЭП для ЕГАИС в банке ВТБ необходимо уточнять при обращении.
Читайте также:
