Автоматизацию казначейства зачастую воспринимают как «волшебную таблетку», способную освободить человеческие ресурсы компании, сэкономить ей большие деньги и полностью исключить ошибки. Казалось бы, у такого решения одни плюсы, но, конечно, это не так. Ольга Крылова, старший менеджер управления казначейства «Северсталь – ЦЕС», рассказала порталу finversia о плюсах и минусах автоматизации казначейских операций.
Для начала перечислим преимущества:
- быстрота реализации доработок в системе казначейства при необходимости;
- исключение операционных ошибок вследствие автоматизации ручных операций;
- сокращение сроков по формированию отчетов;
- повышение скорости принятия управленческих решений, связанных с распределением финансовых потоков;
- безопасность выполнения операций – вся цепочка процесса реализована в учетной системе, нет влияния внешних и внутренних факторов.
Читаешь о плюсах и видишь идеальное решение, однако у него есть и обратная сторона. Во-первых, высокая стоимость проекта автоматизации. Конечно, она зависит от сложности системы, количества доработок и массы других факторов, но даже при «минимальной комплектации» компании придется серьезно потратиться.
Во-вторых, бизнес должен быть готов к вовлечению сотрудников в проект, а значит, их освобождению от других обязанностей. Однако это относительный минус, отмечает Ольга. «Например, если перед организацией стоит задача по автоматизации проведения банковских выписок, то необязательно привлекать внешних провайдеров к разработке соответствующего робота. Компания может использовать свои ресурсы в написании макроса, если таковые имеются, тем самым одновременно экономя на стоимости услуг по автоматизации казначейства и развивая внутреннюю экспертизу в области роботизации».
В-третьих, автоматизация может привести к потере экспертизы и качественного контроля данных. Эксперт пояснила, как может реализоваться этот риск. Сотрудники полностью доверяют системе и полагаются исключительно на предоставленную ею информацию, не интересуясь, откуда эти цифры, как ведутся подсчеты, и массой других важных для понимания процесса вопросами. Для предотвращения такой ситуации эксперт рекомендует после автоматизации ввести «дополнительные контрольные процедуры, позволяющие сделать срез данных, полученных автоматически в учетной системе. В этом случае ответственные сотрудники не потеряют навыки анализа и смогут оперативно выявить проблему, возникшую в расчетах, при необходимости», – поясняет она.
В-четвертых, автоматизация всегда сопровождается риском потери всей информации, если система «слетит», и возможностью внешнего или внутреннего мошенничества. Ольга уверена, что на этот вызов также можно успешно ответить. Эксперт советует периодически делать копии баз данных, «а также предусмотреть альтернативные способы подписания и отправки банковских документов в банк-клиентах». Кроме того, нужно периодически обучать сотрудников распознаванию фишинговых писем для предупреждения случаев внешнего мошенничества.
Узнать больше о преимуществах и недостатках автоматизации казначейства вы сможете 17 февраля на Седьмой конференции «Информационные технологии в казначействе». На мероприятии представители Tele2, «РОЛЬФ», «Татнефти» и других крупных компаний расскажут о своем опыте цифровизации этой функции.
