Любая компания, даже самая щедрая и богатая, не против сэкономить средства, оптимизируя разного рода затраты. Не секрет, что чем крупнее компания, тем выше ее расходы, на, казалось бы, второстепенные статьи бюджета. Это особенно актуально для расходов на печать, которые при нынешних ценах на расходники к принтерам могут быть поистине «золотыми». Чтобы не изображать Капитана Очевидность, приведем данные известной всем компании НР.
Согласно исследованиям Hewelett-Packard, среднестатистическая компания тратит на печать в среднем 6% своей прибыли. На первый взгляд кажется, что это мизерная сумма. А если компания в год зарабатывает 10 млн руб., то на печать тратится 600 тыс. рублей. Цифра немаленькая. А что, если представить себе организацию, которая зарабатывает 10 млрд долларов в год? В таком случае средние расходы на печать вполне могут составить 600 млн. долларов. Даже если уменьшить данные HP в 10 раз, получается 60 млн. долларов США. Такая сумма более чем значительна для любой организации, даже самой обеспеченной.
Одним из наиболее надежных средств оптимизации расходов на печать и бумажную работу вообще является аутсорсинг печати (еще эту услугу называют покопийным обслуживанием).
Этот пост поможет вам наладить процессы и сэкономить прямо сейчас или станет полезной статьей для будущей работы.
В последнее время в России практика аутсорсинга набирает стремительные темпы. Не является исключением и передача на обслуживание процессов печати организации в стороннюю компанию.
Расходы на печать очень часто даже не попадают в структуру ИТ-бюджетов, поскольку затраты на покупку расходных материалов для печатной техники в крупных компаниях иногда буквально «размазаны» между другими подразделениями и относятся к операционным расходам этих подразделений. Например:
- бумагу закупает офис-менеджер (или сотрудник отдела АХО),
- печатающую технику закупает IT-отдел,
- расходные материалы (картриджи) – приобретает отдел закупок.
Более того, в каждом городе/филиале это могут быть свои отделы в одной крупной компании, и сотни людей дублируют работу друг друга. До определенного момента компания просто не сознает, сколько денег реально уходит на обслуживание принтеров и МФУ. Наглядно подлинную картину бумажного документооборота среднестатистической компании можно представить, рассмотрев пирамиду Маслоу:
Пирамида Маслоу для бумажного документооборота компании.
В этом посте мы бы хотели более детально разобраться с вопросом.
Что же такое аутсорсинг офисной печати?
Аутсорсинг офисной печати (он же «покопийное обслуживание», он же «MPS - Managed Print Service») представляет собой комплексное обслуживание печатающей техники, при котором клиент оплачивает только отдельно напечатанную копию/страницу. Под копией стоит понимать одну страницу формата А4, которая является фактическим результатом работы аппарата: распечатанная на принтере, полученная по факсу, скопированная при помощи копира и т. д. (если вы напечатали с двух сторон листа, это будут уже две копии).
На всех новых моделях печатающей техники (копирах, принтерах, МФУ) установлен счетчик производимых копий. В качестве исключения можно выделить такие принтеры как HP LJ 1000 и 1020. При работе с ними, скорее всего, придется ориентироваться на заявленное количество копий при 5% заполнении листа или устанавливать специализированное ПО.
Существует два способа снятия показаний счетчиков: ручной и автоматический. При ручном методе просто распечатывается страница конфигурации печатающего аппарата. Это самый верный способ, но не очень удобный, а данные, полученные подобным образом, сложно учитывать в автоматическом режиме. Есть и второй вариант: различный софт для мониторинга принтеров (PrintMonitor, PaperCut, Printer Activity Monitor, SNMP Discovery и многие другие). Все эти программы показывают количество напечатанных листов, количество чернил/тонера в картридже, примерный срок замены картриджа и многое другое. Проблема в том, что софт этот предназначен для работы в сети, и некоторые руководители компаний отказываются устанавливать такой софт с целью обеспечения конфиденциальности внутренних данных.
Внедрение в организации аутсорсинга печати – качественно новый уровень учета процессов печати, переход из плоскости абстрактного в плоскость конкретного. Это совершенно иной подход, позволяющий в гораздо большей степени задействовать уникальные компетенции поставщика печатных услуг.
Во-первых, почти всегда покопийные контракты заключаются с конкретным соглашением об уровне услуг (SLA), где четко прописывается время реакции поставщика, сроки выполнения работ и устранения проблем. Все заявки проходят через Service-Desk, при помощи которого не составит труда отследить эффективность работы провайдера в процентом отношении.
Во-вторых, вас больше не интересуют количественные характеристики картриджа – сколько копий он отпечатал. Между делом стоит заметить, что мало кто ведет эту статистику. На самом деле, при использовании заправленных и совместимых расходных материалов ресурс картриджа нестабилен и непредсказуем, поэтому он в большинстве случаев не допечатывает заявленное количество отпечатков. Оплачивая картридж (заправленный, совместимый, восстановленный), вы надеетесь, что он без проблем отпечатает заявленное количество страниц. Зачастую надежды не оправдываются. В-третьих, при таком формате обслуживания вы вправе вместе с провайдером зафиксировать качество печати, которое должно получаться на выходе.
При качественном обслуживании не должно быть:
- полос на отпечатке
- замятия бумаги
- искажения изображения
- точек на бумаге
- частиц тонера на листе
- посторонних шумов при печати
При таком подходе фигурируют и описательные и количественные характеристики. Появляется возможность не только грамотно настроить процессы печати внутри организации, но и всесторонне и всеобъемлюще оценить работу своего поставщика.
Очевидные и скрытые расходы на печать
Видимая часть айсберга расходов на печать порой уступает по размерам его основной части, которая находится «под водой».
Очевидные расходы (верхушка айсберга):
- Картриджи
- Техническое обслуживание и ремонт печатающих устройств
- Покупка запасных частей
- Покупка нового оборудования
- Бумага
Скрытые расходы (невидимая часть айсберга):
Электроэнергия
Печать в личных целях сотрудников и несанкционированная цветная печать
Ошибочная печать
Неэффективное использование ресурсов ИТ-отдела
Потери от простоя техники (по причине отсутствия расходных материалов или ремонта)
Затраты на содержание складских помещений
Затраты на оплату труда сотрудников, организующих поддержку печати внутри организации и их рабочих мест.
За счет чего происходит экономия
Во-первых, сокращение расходов в первую очередь достигается благодаря оптимизации печатающего парка техники за счет его консолидации – локальные аппараты заменяются теми принтерами и МФУ с высокой производительностью, которые имеют более низкую стоимость отпечатка. С консолидацией прямо связаны и такие факторы, как сокращение времени простоя единицы оборудования и снижение энергозатрат. Сюда же можно отнести унификацию оборудования.
Во-вторых, там, где это возможно, ставятся картриджи с большим объемом. Возьмем в качестве примера аппарат HP LJ Pro 400 M425. При использовании картриджа 280А (на 2700 копий) цена копии в среднем равняется 57 копеек, после перехода на картридж с увеличенным объемом 280Х (6900 копий) цена отпечатка снижается до 40 копеек. Разница очевидна.
В-третьих, если клиент хочет приобрести новую технику, то он получает ее в аренду или в лизинг. Таким образом на заказчика не ложатся первоначальные затраты на закупку и налоговые отчисления на основные средства. Цена за новый аппарат будет включена в копию.
В-четвертых, происходит высвобождения ресурсов ИТ-отдела и переключение его на задачи более «интеллектуальные», чем замена картриджа в принтере.
Способ оплаты
Стоимость копии включает в себя затраты на поставку расходных материалов, техническое обслуживание техники, а также ремонт аппаратов вместе с деталями. Сюда же может быть включена поставка бумаги и предоставление в лизинг/аренду новых печатающих устройств. Поставщик может предложить выбор оплаты покопийного контракта.
Какие варианты здесь могут быть:
- Традиционная оплата. Покопийная печать с фиксированной оплатой копии. Такой вид оплат встречается наиболее часто.
- Единая цена. Покопийная оплата черно-белой и цветной печати по единой ставке без ограничения количества страниц. Для многих компаний такой способ является более удобным.
- Фиксированная цена. Покопийная оплата черно-белой и цветной печати, предусматривающая печать минимального обязательного количества страниц по специальной ставке и печать остальных страниц по обычной ставке. Это сделано для клиентов, которые четко знают свои потребности в печати.
