Когда Национальные Архивы США впервые получили на хранение электронные файлы в 1970 году, большая часть этих материалов представляла собой структурированные наборы данных, которые были созданы на больших компьютерах - в основном тексты в кодировках ASCII и EBCDIC (расширенной 8-битовой кодировке, которую использовали решения фирмы IBM и другие системы обработки данных).
Прошло 50 лет, и сегодня уже трудно взять под контроль рост количества и многообразие электронных файловых форматов, в том числе только появляющихся и устаревших. Тем не менее, как и прежде, Национальные Архивы принимать на хранение документы федеральных органов исполнительной власти в различных электронных форматах - даже в тех, которые более не используются или же могут работать только на неподдерживаемых в настоящее время операционных системах.
Новая Концепция
После нескольких месяцев разработки и рецензирования Национальные Архивы 30 июня 2020 года опубликовали свою «Концепцию обеспечения электронной сохранности».
В уточнённом варианте Концепции, в котором были учтены замечания и предложения федеральных органов власти, экспертов и заинтересованных сторон в области управления документами, - выделяется 16 категорий электронных документов и предлагается набор хороших практик менеджмента риска с целью предотвращения утраты или потери правовой и доказательной силы государственных электронных документов.
Типы документов варьируются от электронных архитектурных планов и чертежей до электронной почты, графических образов и видеозаписей, а также программного обеспечения, электронных таблиц, данных геоинформационных систем, календарей, баз данных, текстовых документов и многого другого.
Однако этот мастер-список типов документов на самом деле не отражает в полной мере того, насколько некоторые из проблем, связанных с приёмом-передачей документов на постоянное архивное хранения, сложны как для федеральных органов, так и для Национальных Архивов.
Директор Национальных Архивов по вопросам электронной сохранности Лесли Джонстон возглавляет усилия по управлению тем, как государственные органы и Национальные Архивы сохраняют электронную информацию для будущего, обеспечивая её доступность в виде, близком к её первоначальному формату. Тем не менее, когда приходится делать выбор, то архивный контент федеральных документов более важен, чем сохранение в первоначальном виде представления информации и функциональных возможностей для работы с ней.
Время хранения документов
Есть еще один уровень сложности: промежуток времени, в течение которого федеральные органы исполнительной власти осуществляют ведомственное хранение информации, прежде чем она станет считаться архивной и созревшей для передачи в Национальные Архивы.
Хотя большинство указаний по срокам хранения документов и действиям по их истечении устанавливает сроки хранения в диапазоне от 7 до 15 лет, есть и исключения. Документы проводимых раз в десять лет всеобщих переписей населения, поскольку они содержат персональные данные, раскрываются в полном виде спустя 72 года после переписи. Файл с архитектурным проектом здания, находящегося в собственности Управления общих служб правительства США, может считаться активно используемым документом в течение всего времени, пока здание существует.
Источник: fcw.com
Понравилась статья? Ставь лайки и подписывайся на канал! Впереди много интересного:)))
