Часто встречающаяся ситуация, когда в каталоге компании названия компаний записаны бессистемно, форма собственности компании нередко указывается полностью или сокращенно, с применением заглавных, прописных букв и при этом используются малопонятные условные сокращения.
Количество вариантов и названия одной и той же компании ограничивается только рамками фантазии менеджеров и приводит к тому что при сохранении карточки менеджер в обычно свободной форме записывает название компании, которое очень редко совпадает с официальным, что в дальнейшем приводит к путанице и засорению каталога несколькими вариантами названий одной и той же компании.
Все это в дальнейшей работе с CRM способствует путанице связей между компаниями и сделками и как результат приводит к назначению одновременно нескольких сотрудников ответственными за одной и той же компанией, записанной под «разными» названиями.
Обычная процедура заполнения реквизитов компании происходит с помощью штатного ПО Битрикс24.CRM по ИНН и это тоже способствует увеличению некоторого числа подобных ошибок, так как по умолчанию все реквизиты импортируются из справочников написанными заглавными буквами, а название компании для карточки заполняется опять вручную.
Столкнувшись с такой проблемой, клиенты обращаются к нам с вопросом, можно ли как-то систематизировать и автоматизировать данный процесс.
Да, можно если использовать разработанное нами приложение INN.FIX4.ORG.
После установки в карточке компании появится новая вкладка «Заполнить реквизиты».
Откроем вкладку «Заполнить реквизиты»:
- В поисковой строке наберем ИНН компании или фрагмент контрагента, приложение осуществит поиск и предложит все известные варианты.
- Выбираем нужный нам вариант и запускаем кнопку – заполнить данные и обновляем страницу портала.
- Система найдет, перенесет и обновит все реквизиты компании и автоматически изменит основное название компании в карточке в полном соответствии с официально зарегистрированным названием.
- Написание всех полей проводится по общепринятым правилам официальной переписки с применением заглавных и прописных букв.
- В юридическом адресе указывается название магистралей, шоссе, улиц, проспектов, переулков и т.д.. Дело в том, что штатное ПО Битрикс24.CRM часто этого не делает, а отсутствие этого параметра в адресе компании считается ошибкой и служит основанием для отклонения рассмотрения официальными органами любых обращений, отчетов, заявлений и финансовых документов.
ВАЖНО:
- Поле название компании является системным и его можно использовать при автоматизации процессов с применением роботов для получения доступов к реквизитам.
- К сожалению базовая платформа Битрикс24.CRM не позволяет использовать другие реквизиты компании, не прибегая к использованию инструментальных доработок ПО, а в «облаке» это просто физически невозможно, поэтому наше приложение создает еще несколько дополнительных полей одно из них [INN.Fix4.org] ИНН.
Рассмотрим реализованный пример:
- По проекту было необходимо перед заключением договора провести проверку надежности нового поставщика, для этого сотруднику отдела безопасности сообщалось название контрагента и ставилась задача.
- Для выполнения работы в штатном ПО Битрикс24.CRM, сотруднику безопасности каким-то способом нужно было передать ИНН компании или предоставлять доступ ко всему каталогу компании или временно назначить его ответственным за компанию.
- В нашем случае с помощью дополнительного поля ИНН, полная информация о проверяемом объекте размещается в теле – описании задачи.
- Полученная информация может быть использована всеми роботами в любой сущности CRM и при выводе в уведомлениях.
Что дает использование нашего приложения:
- Поиск компании осуществляется по ИНН и фрагменту названия.
- Отпадает необходимость заполнять вручную поля реквизитов компании, сокращается время заполнения карточки.
- Все поля заполняются системно, единообразно в полном соответствии с требованиями официальной переписки и не требуют корректировки.
- Есть возможность доступа к полям реквизитам компании и использования значений в оповещениях и уведомлениях.
- Предоставлена возможность использовать нестандартные названия должности руководителя организации, например, Президент, Председатель, Секретарь, церковные должности и использовать их при генерации документов по шаблонам.
- Исключены ошибки заполнения реквизитов по причине человеческого фактора.
С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»