1. ОТСУТСТВИЕ ЦЕЛИ
Любой проект, у которого нет четко сформулированной цели, скорее всего, так и не будет готов. А менять цель на полпути крайне опасно. Вы можете перерасходовать свои время и деньги. Любые незапланированные мелочи (изменение цвета в логотипе или добавочная страница на сайте) могут привести к непредвиденным трудностям.
Решение: четко обозначьте цель проекта на его начальном этапе. Затем регулярно следите, все ли придерживаются цели. Отдельно записывайте возможные изменения и сразу же оценивайте, как это скажется на графике вашей работы. Не забудьте согласовать изменения с заказчиком или руководством компании.
2. НЕЧЁТКО РАСПРЕДЕЛЁННЫЕ ОБЯЗАННОСТИ В КОМАНДЕ
Важно, чтобы в команде никто не дублировал обязанности другого и выполнял сугубо свою работу. Бывает, что сотрудники, желая помочь, берутся еще и за «не свои» задачи. В результате они не только плохо выполняют чужую работу, но и не успевают делать свою.
Решение: не допускайте, чтобы кто-то занимался не своим делом. Максимально детально пропишите обязанности каждого и периодически проводите индивидуальные чек-листы по проделанной работе. Такой подход позволит придерживаться плана проекта и даст возможность равномерно распределить нагрузку на всех сотрудников.
3. ПЛОХО ПРОПИСАНЫ ТРЕБОВАНИЯ ДЛЯ РАЗРАБОТКИ
Всё очевидно: чем меньше конкретных требований, тем больше остаётся пространства для того, чтобы сделать что-то не так. Это ничего не говорит о квалификации исполнителей — если среди разработчиков нет ясновидящих, они не могут залезть в чужую голову и понять, что от них хотят. В итоге результат может очень отличаться от ожиданий.
Решение: максимальная точность ещё никому не вредила. В случаях, когда требования могут быть истолкованы двояко, лучше уточнить, что имеется в виду. Внятное, подробное техзадание — гарантия хорошего результата.
4. ОТСУТСТВИЕ КРИТЕРИЯ-ОРИЕНТИРА
Работая над проектом, представьте, что конкретно сделает его идеальным, и стремитесь именно к этому. Когда вы поймете, что ваш проект все-таки стал самым масштабным, самым стильным или самым полезным, вы будете уверены, что все сделали правильно.
Решение: проектный менеджер должен точно знать, что для заказчика будет являться успешно реализованным проектом. Этот фактор придаст уверенности, что когда проект закончен, все его исполнители могут спокойно расходиться.
5. НЕВЕРНО РАССЧИТАННОЕ ВРЕМЯ НА РЕАЛИЗАЦИЮ
Сделать все как можно скорее, чтобы угодить клиенту – неплохое желание. Но если вы выделите слишком мало времени и не успеете завершить проект к сроку, это вызовет только недоверие и раздражение со стороны заказчика.
Решение: правильно подобранное программное обеспечение для реализации проектов позволит организовать ваш рабочий процесс. Однако всегда важно иметь запасные деньги и время для экстренного случая. Особенно это касается проектов, связанных с IT-сферой.
6. ОТСУТСТВИЕ НАЛАЖЕННОЙ КОММУНИКАЦИИ В КОМАНДЕ
Умение найти общий язык с каждым сотрудником – один из ключевых навыков менеджера проектов. Если регулярно не поддерживать со всеми связь, вся команда просто разбежится, и проект будет завален.
Решение: выделите день и точное время на неделе, когда вы будете собираться все вместе (в интернете или вживую) и придерживайтесь его. Заранее спланированный день позволит каждому быть в курсе дел по проекту и поможет продвижению проекта.
7. МНОГОЗАДАЧНОСТЬ
Многие думают, что у них получится сделать больше, если они будут по чуть-чуть выполнять несколько задач одновременно. Такая стратегия неэффективна. Работа над несколькими проектами сразу только замедляет менеджеров. Что самое ужасное, они не успевают своевременно проверять работу исполнителей. Те же просто ждут проверки и какой- то период времени ничем не заняты.
Решение: стоит отказаться от ведения нескольких проектов одновременно. Так вы не будете оставлять какие-то задачи незавершенными и сможете помогать своей команде – отвечать на их вопросы или давать консультации. Чем меньше на данный момент у вас проектов, тем быстрее и качественнее пойдет работа.
8. ОТСУТСТВИЕ МОТИВАЦИИ В КОМАНДЕ
Проект обречен на неудачу, если не все его исполнители вовлечены в рабочий процесс. Руководитель мог не объяснить роль каждого, либо не замотивировал работой на результат. Может быть, менеджер не донес значимости проекта. Это приводит к тому, что сотрудники без энтузиазма относятся к своей работе.
Решение: проектный менеджер, в первую очередь, должен собрать всю команду вместе. В том числе и сотрудников, работающих на удаленной основе (с помощью skype или других интернет-сервисов). Руководитель обязан подробно рассказать о проекте и выступить перед сотрудниками так, чтобы взбодрить и замотивировать их на усердную работу.
9. ПРОЕКТ НЕ РАСПИСАН НА ЭТАПЫ
Даже для одного человека выполнить задачу без понимания, что, когда и к какому времени нужно сделать, очень сложно. Команду в этом случае спасёт только чудо. Без плана работ риск не уложиться в срок слишком велик. Действия членов команды раскоординированы, и слишком тяжело отслеживать, в штатном ли режиме ведётся работа. В итоге именно вам придётся объяснять заказчику, почему день Х наступил, а ничего не готово.
Решение: необходимо не просто разбить проект на этапы. Нужно чётко определить сроки и последовательность действий. Благодаря чёткому плану с промежуточными дедлайнами все члены команды знают, что и когда делать, и вы можете отслеживать соблюдение сроков и корректировать их, чтобы в итоге сдать проект в срок.
10. ИГНОРИРОВАНИЕ ВОЗНИКАЮЩИХ ПРОБЛЕМ
Осложнения не рассасываются сами по себе. Чем дольше вы их игнорируете, тем сильнее они обостряются, отражаясь в конечном итоге на стоимости проекта.
Решение: «Если вы допустили ошибку, все дальнейшее будет зависеть от того, насколько хорошо вам удастся ее исправить, — заметил Скэннелл. — Многие начинают замечать, что что-то не так, и пытаются внести коррективы лишь через месяц. Необходимо как можно раньше понять, где была допущена ошибка, и постараться привлечь к ее устранению как можно больше заинтересованных лиц».
