Приказы, акты, бесконечные справки, черновики и еще много чего. Я назвала лишь наиболее распространенных гостей рабочего стола секретаря/делопроизводителя/документоведа/кадровика (нужное подчеркнуть).
Однако если говорить о рабочем столе, то стоит упомянуть и компьютер. К счастью систематизация и порядок привести в рабочем столе компьютера куда проще. Создал папку, назвал, в папке можно сделать еще несколько папок, и, в конце-то концов, защитить весь этот массив информации паролем. Но как же быть тем, кто привык к традиционному ведению документации? Эта статья как раз будет ответом на этот вопрос. По крайней мере, мне это помогло и, надеюсь, поможет вам.
P. S. предлагаю фиксировать информацию не только из статьи, но и из вашей головы, когда к вам в процессе прочтения придет в голову какая-нибудь идея для своего метода систематизации. И еще, я не говорю в статье об плохих людях, я пытаюсь отразить, что все зависит от компетентности (начальник, документовед, любой другой сотрудник) и документной грамотности, которой я обучаю людей.
Что же я подразумеваю под "справочником секретаря"?
Когда мне доводилось на практике сталкиваться с необъятным объемом документооборота, а приложением к этому было рассеянное начальство, я и сама неосознанно терялась. Отчего возникали проблемы. Возможно, не каждый документовед с этим сталкивался, но, я считаю, что это не такой уж и большой грех для профессионала, однако весьма полезный опыт. Благодаря этому опыту, я лично для себя открыла новые возможности систематизации бумаг вокруг.
Первым большим затруднением было то, что из-за рассеянного начальства приходилось создавать много копий документов. Отчего я могла на столе обнаружить 2-3 одинаковых письма.
Вторая ситуация вытекает из предыдущей. Наличие дубликатов и копий приводило к тому, что сбивался порядок регистрации. Да, вы подумаете, что рассеянной могла быть я, но ведь письмо сначала идет на подпись к начальству, который автоматически либо подпишет и потеряет, либо подпишет и дату поставит вчерашнюю. Хорошо, регистрируем по вчерашней дате. Отдаем начальству, так как он обязуется сам передать в нужные руки. И... оно теряется. На следующий день вам снова приходится распечатывать письмо, ставите дату самостоятельно, даже не боясь, пишите правильный регистрационный номер. Однако теперь начальство говорит, что дата нужна другая. Ну, вы понимаете, что позавчерашний день уже не котируется. Контролировать подобное нереально, и расписывать много не буду.
Третий момент: документ нужен другим, а потом он может не вернуться, либо вернуться не в том виде. Мрачнее в этой ситуации то, что документ может на стол вернуть мимо проходящий, пока вы в кабинете начальства разбираетесь с датой. И вернуть этот документ "проходимец" может даже не на то место. Люди думают, что владелец стола знает каждую пылинку и поймет, что этот документ появился не случайно. Однако владелец (документовед), облаченный хаотичным состоянием от начальства, падает на стул и меняет даты в документе, возможно (!) не замечая, прибавление на столе.
Справочник секретаря - вот мой выход из этого обвала.
На самом деле это большая папка, в которой в первом де файле листы со всеми номерами сотрудников. Если же штат сотрудников больше трех листов, то тут необходима телефонная книга, созданная именно вами, а в справочнике секретаря на первом листе будет разметка на подобии: "отдел технического обслуживания с 4 по 6 страницу тк (тел.книги)".
Второй файл справочника должен быть наполнен копией номенклатуры дел в упрощенном виде. В данном случае можно сделать таблицу без сроков хранения.
3-5 файлы для бланков, которые могут иметься у вас. И главное, что бланков желательно сделать по 10 шт. Чувствуете, как справочник становится толще? Дальше, самое интересное.
Последующие файлы будут принадлежать начальству и случайным документам на столе. Объясню, как это.
За прошедший день вы сделали приказы, письма, справки, а в свободное время (хотя желательно сразу же) сняли копию с них и положили в волшебную папку, карандашом приписывая на документе, куда и где дубликат, какие сроки, примечание.
Когда документ приходит к вам от "проходимцев", тоже складываете в папку, вычисляете, кто принес, звоните, чтобы уточнить, понадобиться ли документ еще раз. Когда получите ответ, что данный лист бумаги больше не нужен сотруднику, можно смело убрать документ на место. Однако если вы знаете, что документ понадобиться кому-то еще, то оставьте его в вашем справочнике. Сэкономит время, поверьте.
Другие файлы вы можете наполнять по своему усмотрению. Я работала в университете и последние файлы у меня были наполнены списками групп студентов (по 2-3 копии, сами понимаете, почему).
А теперь, самое-самое важное дополнение справочника секретаря - список дел. В конце папки, не в файл, каждый день вы можете вкладывать лист бумаги, с линиями для записи, где вы фиксируете все задачи в ходе рабочего дня. Например,
"Осипов принес стопку обработанных им распоряжений с 12 января по 12 апреля. Разложить по делам"
"Два незарегистрированных письма на подписи у начальства, копии имеются"
"Распечатать направления от Минздрава для прохождения флюорографию для каждого сотрудника отдела до конца недели"
"В конце недели удалить из справочника не нужные копии"
Подобная систематизация обрисована лишь в общих чертах. В каждом офисе и производстве свои правила, своя жизнь документов, и свои собственные ум и профессионалы. Это говорит о том, что для кого-то моя систематизация покажется слишком глупой. А для других слишком сложной. Для меня она оказалась лучшим решением моей собственной рассеянности, помогло больше ориентироваться в документообороте, организовать место под себя после предыдущего секретаря, а также справочник стал своеобразной методичкой для той, кто теперь сидит после меня.
А что думаете вы? Если у вас идеи для справочника? Как бы вы наполнили эту большую папку?
