Валютный учет в 1С:УНФ

У любой организации рано или поздно возникает потребность в автоматизации учета своей деятельности. Таблички в Excel стали громоздкими и неудобными, объем информации увеличился и требует анализа. Руководство компании принимает решение — нужно внедрение 1С.

Приобрести лицензии на программы 1С не сложно, гораздо сложнее и ценнее получить нужный результат от программного продукта.

Среди прочих конфигураций, малый бизнес, как правило, внедряет 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ). В этой конфигурации можно фиксировать все типовые операции коммерческой деятельности компании. Бывает, что типовых возможностей программы для ведения деятельности недостаточно. В этом случае требуется доработка конфигурации.

В статье расскажем об успешном внедрении 1С:УНФ нашему клиенту и доработке конфигурации для ведения валютного учета.

Постановка задачи

В конце 2019 г. к нам обратилась логистическая компания, которой требовалось купить и внедрить 1С. Компания предоставляет услуги перевозки в России и за рубежом. Мы выяснили, как компания ведет учет, и какие процессы нужно автоматизировать. 

Требования к валютным операциям в проекте

Одно из основных требований заказчика — организация многовалютного учета с выполнением требований:

• Отражать операции в разной валюте в рамках одной сделки.
  Например:
• заказ и отгрузка в евро;
• оплата в рублях; 
• расходные операции, связанные с выполнением сделки в долларах.

Индивидуальный курс валюты должен указываться в следующих документах:

• Заказ покупателя;
• Поступление на счет;
• Расход со счета;
• Приход в кассу;
• Расход из кассы;
• Расходная накладная.

За один день может быть создано несколько наборов документов с различными сценариями поступления и списания денег и разным курсом одной валюты.

• Расчеты с контрагентами в валюте необходимо осуществлять не по курсу ЦБ, а по курсу, согласованному сторонами (у.е.). В связи с тем, что в один день могут быть операции с разными контрагентами и с различными сценариями поступления и списания денег – во всех документах требуется указывать индивидуальный курс пересчета валюты на рубли.
• Необходимо формировать отчеты одновременно в двух валютах: национальной валюте и иностранной валюте, в которой проведена операция.

Ни в одной подходящей конфигурации 1С полностью не реализованы перечисленные требования к валютному учету.

После анализа остальных бизнес-процессов компании мы остановили выбор на конфигурации 1С:Управление нашей фирмой.

1С:УНФ не перегружена лишними функциями и при этом закрывает потребности учёта основных бизнес-процессов небольшой фирмы.

Внедрение 1С:УНФ

На старте внедрения мы проводим предпроектное исследование. Это необходимо для фиксирования бизнес-процессов компании, подлежащих оцифровке и учету. Также, исследование помогает подобрать правильную конфигурацию и методологию ведения учета. В результате предпроектного исследования мы фиксируем техническое задание на внедрение и передаем в работу.

В результате внедрения мы выполнили работы:

• Провели анализ бизнес-процессов в компании;
• Выбрали наиболее подходящую конфигурацию и купили лицензии 1С;
• Смоделировали процессы в 1С и написали техническое задание на внедрение 1С;
• Установили и настроили типовую конфигурацию;
• Провели доработку и тестирование системы в соответствии с требованиями;
• Выполнили интеграцию 1С и Битрикс24;
• Передали систему в эксплуатацию.

Учет валютных операций в УНФ

Существующий в УНФ валютный учет решает две из трех задач обозначенных заказчиком. 

• В документах есть возможность отражать операции в разной валюте;
• В документах можно указать индивидуальный курс валюты, но используется он только для пересчета табличной части документа. При проведении документа сумма операции все равно пересчитывается по единому курсу, зафиксированному в регистре сведений. Этот курс используется при формировании отчетов. Курсы валют обычно равны курсу ЦБ. Для решения этой задачи мы сделали ряд доработок, о которых расскажем далее..
• В конфигурации можно формировать отчеты в разных валютах.

Как работает учет валютных операций в 1С:УНФ

В начале работы с программой в списке валют есть только российский рубль. Чтобы вести в программе учет в нескольких валютах нужно выполнить несколько действий:

• Активировать соответствующую настройку. В блоке настроек “Деньги” раздела “Компания” - установить флаг “Несколько валют”. 
• В справочник “Валюта” необходимо добавить те валюты, в которых будут происходить расчеты с покупателями и поставщиками. Из классификатора валют необходимо выбрать Доллар США, ЕВРО и загрузить их курсы. Можно настроить расписание загрузки для ежедневного обновления курса валют. 

• Для того, чтобы в документах появилась возможность работы с валютами, надо создать договора с поставщиками и покупателями в валюте. Именно по этим договорам и будут осуществляться валютные операции.

Чтобы операции можно было создавать одновременно в рублях и в иностранной валюте, в договоре должен быть установлен признак “в у.е.”. При установленном признаке, даже если документ оформляется в рублях, при проведении суммы операций оперативно пересчитываются и отражаются в валюте договора. Т.е. это решает задачу с формированием отчетов в двух валютах и задачу оформления отгрузки в валюте, а оплаты этой отгрузки в рублях.

Валютный учет в программе 1С:УНФ не представляет особых сложностей. Курс валюты задается в справочнике валют. Документы продажи и отчеты формируются в соответствующей валюте. Для одной валюты можно задать один курс на день. Этот курс фиксируется в регистрах, используется в расчетах и отчетах.

В большинстве случаев этих возможностей достаточно для учета. Для выполнения требований к валютным операциям потребовались доработки конфигурации.

Доработка валютного учета в УНФ

Для достижения поставленных целей в конфигурацию внесли ряд доработок: 

• В документах "Поступление на счет", “Поступление в кассу”,  “Расход со счета” и “Расход из кассы” изменили механизм проведения: суммы по всем регистрам пересчитываются из иностранной валюты в национальную валюту не по курсу указанному в регистре, а по курсу указанному в документе
• Запретили менеджерам проводить “денежные” документы. Оставили возможность только создавать и записывать документы.
• В отчетах реализовали отражение прибыли по индивидуальному курсу поступления денежных средств, а не по курсу расходной накладной.

Полезные доработки УНФ для упрощения учета

Кроме настроек и доработок валютного учета решили еще ряд задач, которые упростили работу пользователям и минимизировали ошибки:

• Заказы поставщикам не используются в учете и весь комплект документов завязан на заказ покупателя. Поэтому для удобства работы добавили в заказ покупателя возможность создавать на его основании документы "Расход со счета" и "Расход из кассы". Из заказа покупателя сразу открывается форма расходного документа с заполненным типом операции, корреспонденцией и заполненной ссылкой на заказ покупателя.

• Сделали так, чтобы договора с различной валютой учета создавались автоматически при создании контрагента. Поля договоров при этом заполняются автоматически. Данное решение экономит время менеджера. 
• Настроили формирование отчета "Доходы и расходы по заказу покупателя" по дате завершения заказа.

Доработали форму “Связанные документы” для заказа покупателя. Вывели на нее дополнительную информации для менеджера.

• Настроили интеграцию с Битрикс24. Для интеграции применили ряд нестандартных решений, но об этом выпустим отдельную публикацию в блоге. 

Кроме этого настроили ряд отчетов, которые показывают профит для каждого менеджера в различных разрезах.

Универсальность и масштабируемость 

Все доработки мы выносим в расширение для того чтобы обновления конфигурации проходили безболезненно. 

Полученное решение обладает универсальностью. При изменении или расширении сценариев работы с валютой доработки конфигурации не потребуются вовсе или будут минимальными. Например, в дальнейшем планируется использовать расчет курсовых разниц, который в УНФ уже существует и будет работать с учетом сделанных доработок.

Заключение

Конфигурация 1С:УНФ позволяет вести комплексный учет в небольшой организации, но некоторые отдельные подсистемы при внедрении могут потребовать доработки. Главное — своевременно понять это и сформулировать требования. Для определения объема доработок мы проводим предпроектное исследование и пишем техническое задание на внедрение. Конфигурация 1С — это инструмент для бизнеса и он должен быть удобным для пользователей и полезным.

Если в Вашей компании учет по прежнему ведется в Excel или в устаревшей и неудобной системе, мы поможем выявить недостатки и описать требования к системе. После этого проведем качественное внедрение 1С или доработку существующей конфигурации под требования бизнеса. Заполните форму ниже и мы с Вами свяжемся.

Полезные ссылки:

• Разработка и доработка проектов на 1С-Битрикс.

• Внедрение Битрикс24.

• Настройка интеграции с 1С любой сложности.

• B2B-платформа для автоматизации оптовой торговли.

• Блог про сложные проекты.

• Техническая поддержка сайтов.