Приветствуем, Читатель!
Вводная
При внедрении нового инструмента, нужно обязательно минимизировать риски внезапных поломок или манипулирования информацией.
Внимательно прочитайте нашу статью и внесите необходимые правки.
Первые шаги
Определить типы пользователей
Разберем на примере классического Отдела продаж:
- Имеются младшие специалисты/колл-центр, которые работают с входящими обращениями
- Сами специалисты Отдела продаж, которые ведут Клиентов по воронке продаж
- Супервайзеры/руководители групп, которые отвечают за контроль работы своих сотрудников
- Руководитель Отдела продаж, его заместитель, которые должны видеть общую картину
- Специалист по контролю качества, который активно "бегает" по сделкам
Иерархия может быть абсолютно любой, но смысл в том, что Вы должны отчетливо понимать, кто и с какой информацией работает.
Определить функционал для каждой категории пользователей
Как только Вы отчетливо понимаете, кто будет работать в системе, пора настроить доступы к различным возможностям.
Например:
- Сотрудникам разных типов воронки: запретить доступ в чужую воронку
- Если необходимо: запретить редактирование чужой сделки
- Разрешить доступ к определенным маркетинговым инструментам: СМС-рассылки и так далее
- Доступ в раздел аналитики: насколько это необходимо рядовым сотрудникам?
- Распределить администраторские доступы между руководящим составом
И многое другое. Точечные настройки зависят от возможностей конкретной CRM-системы. Главное - не оставляйте как есть, тщательно проработайте настройки.
Закрыть возможность удаления или выгрузки
Первое, что требуется сделать - закрыть возможность удаления чего-либо, неважно, даже если это дубль, даже если свой.
Следующий важный момент: определите, кому можно выгружать информацию из системы. Не стоит совсем закрывать данную возможность, так как определенной категории сотрудников необходимо заниматься аналитикой, а выгрузив эксель они могут быстро дать необходимую информацию.
Вторые шаги
Презентация сотрудникам их аккаунтов
Обязательно расскажите сотрудникам о типах аккаунтов, возможностях, чтобы потом не возникало вопросов.
Это нужно для того, чтобы любой сотрудник мог понять, к кому можно обратиться по определенным изменениям или действиям.
Обязательно инструктируйте своих сотрудников, чтобы они сразу пользовались именно доступными инструментами, а не тыкали везде, где попало.
Тщательное документирование настроек
Сохраните разработанные настройки, чтобы потом не потерять логику принятых решений.
Любым удобным способом: word-документ, гугл-документ, что угодно. Главное, не потеряйте.
Строгое соблюдение установленных доступов
Никаких исключений из правил, права доступа должны строго соответствовать должности конкретного сотрудника!
Если у Вас появляется какая-то нестандартная ситуация, то в таком случае это должна быть новая роль, иначе за всеми такими случаями Вы забудете, что давали кому-то особые полномочия.
Зачем нужно это делать?
Защита информации
Это основной аргумент в пользу разграничения прав: сохранность Клиентской базы в ее первозданном виде. А также:
- Чтобы ее не выкачивали
- Чтобы ее не корректировали в ту или иную сторону
- Важная информация оставалась в системе
- Не портилась статистика из-за манипулирования данными
Запомните: сотрудники очень падки до различных хитрых действий, но Клиентская база - собственность компании, на нее были потрачены существенные деньги.
Защита настроек системы
Еще важный момент: при интеграции Вы платили деньги за настройки CRM. Сотрудник может даже случайно нажать не туда и сделать непоправимое, вплоть до сброса.
А это уже дополнительные расходы и так далее. Не допускайте издержек, так как это отодвигает срок окупаемости инвестиций.
Общий порядок на портале
Мы часто сталкивались с CRM-системами, где царил откровенный бардак не только в плане информации, но и по части настроек. Не забывайте - обслуживать такую систему будет значительно дороже.
Итог
Ухаживайте за своей CRM, используйте встроенные инструменты, чтобы получить максимум, а также поскорее отбить затраты на интеграцию и поддержку.