Почему при удалении связи сущности CRM со списком не удаляется элемент списка?
Рассмотрим реальный пример, откроем корпоративный портал, сущность контакты. В рамках данного проекта на сайте компании происходит регистрация участников мероприятий. По сценарию необходимо учитывать клиентов, которые подали заявки и посетили конкретные мероприятия. Для этого в карточке каждого контакта имеется специальная вкладка «Мероприятие» связанная с универсальным списком.
На практике встречаются ситуации, когда:
- Менеджеры ошибочно регистрируют одного и того же человека дважды.
- Сам участник дважды зарегистрировался на сайте.
- Участник зарегистрировался, но не принял участие в мероприятии.
- Регистрация произошла ошибочно в результате обработки спама.
В таких случаях менеджер открывает вкладку «Мероприятие», т.е. входит в универсальный список, помечает проблемные карточки контактов и удаляет их.
Другие сотрудники, которые в данный момент работают со списком, например, на стойке регистрации, продолжают видеть запись участника на мероприятие, но в поле «Клиент» отсутствует информация. Данная ситуация свидетельствует о наличии какой-то ошибки и отвлекает внимание сотрудников от нормальной работы.
Техническое объяснение данному событию следующее, одновременно в системе работают два разных модуля и при редактировании информации в одном их них не происходит прямого взаимодействия с коррекцией информации во втором модуле.
Т.е. когда менеджер работает непосредственно в какой-то сущности CRM в Сделке или в Контакте он удаляет только связь, а сама запись в списке остается.
Как можно удалить саму запись?
- Для этого необходимо перейти непосредственно в универсальный список, открыть элемент, который был связан с проблемный контактом и физически удалить его.
- Выбирается элемент, включается режим редактирования, проверяется содержимое элемента (он это или нет) и после этого вручную помечается и удаляется.
- В этом случае происходит полное удаление записи и связей с другими сущностями, в нашем примере это контакт.
Другой способ удаления это - подключение бизнес-процесса.
- В нашем случае мы применили робота, который раз в сутки запускает бизнес-процесс и проверяет записи (элементы списка) у которых нарушена связь с контактом.
- В случае обнаружения элементов без связи робот их автоматически удаляет из списка.
- Так же любой менеджер при возникновении необходимости после корректировки данных может в любой удобный момент, не дожидаясь автоматического запуска с помощью специальной кнопки вручную запустить данный бизнес-процесс очистить и обновить состояние универсального списка.
Данное решение помогает ограничить права доступа непосредственно к универсальному списку и тем самым исключить возможность ошибочного удаления важной информации.
С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»