379 подписчиков

Выпадающий список в Excel

19 июня 202019 июн 2020

2992

2 мин

Когда в таблицу Excel приходится вносить одни и те же значения, поможет выпадающий список. Для чего он нужен:

Во-первых, облегчение занесения данных. Значение, которое необходимо занести может быть сложным и длинным >> выбор из представленного списка ускорит процесс;
Во-вторых, снижение вероятности ошибки. Никто не застрахован от опечатки >> представленные варианты не позволят этого сделать;
В-третьих, это некоторая защита работоспособности общего файла >> все мы встречаем тех или иных персон, которым приходится работать в Excel, но они категорически отказываются его понять. Такие зачастую осложняют жизнь остальных тем, что могут занести данные в область таблицы, предназначенную для другого - настроенный выпадающий список позволит ограничить значения ячейки только теми данными, которые для нее разрешены.

Итак, предположим, что я работаю в компании Х, представленной на рынке 10 крупнейших городов РФ. Регулярно в отчетах я указываю название города. Чтобы исключить вероятность опечатки, хочу заранее сформировать выпадающий список с правильными вариантами. Приступим:

Сформируем диапазон значений для будущего выпадающего списка. Пусть это будет 10 строк в столбце А, наполненные названиями городов (диапазон A1:A10)
Даем имя этой области. Пусть будет имя Город. Для этого выделяем диапазон A1:A10 и в поле с адресом ячейки пишем "Город" и нажимаем Enter.

Это не обязательная процедура, но она значительно упрощает жизнь в будущем, т.к. к именованному диапазону можно обращаться по имени (использовать слово "Город" внутри формул)

Теперь переходим непосредственно в наш отчет. У меня это будет небольшая таблица, в одном из столбцов которой необходимо указывать город. Шаги следующие:

Выделяем столбец таблицы (без заголовка), переходим на вкладку "Данные" (на рисунке 1) >> раздел "Работа с данными" >> кнопка "Проверка данных"

В открывшемся окне выбираем тип данных "Список", а в качестве источника данных указываем имя нашего исходного диапазона (=Город). Здесь важно ссылаться на диапазон через знак "=" - в противном случае Excel решит, что вы вносите в источник значения руками и будет выдавать только слово "город". Нажимаем ОК.