Ведомство допускает возможность отражения в бухучете расходов по сканам первичных документов в исключительных случаях, пока нет возможности получить оригиналы.
Минфин не считает нарушением правил бухгалтерского учета отражение расходов по скан-образам первички, пока нет возможности получить ее оригиналы (письма от 22.04.2020 № 03-01-10/32570, от 13.05.2020 № 03-03-07/38785). Сканы можно использовать в исключительных случаях. Но ведомство не уточняет, по каким критериям определять "исключительность".
Можно предположить, что речь идет о тех ситуациях, когда фирма и ее контрагент не могут обменяться подлинниками первички. В частности, при пандемии коронавируса. Ведь региональные власти ввели ограничения на перемещение граждан в целях предотвращения распространения COVID-19. Многие фирмы и ИП перешли на удаленный режим работы. Нет возможности оперативно получать от контрагентов бумажные документы.
Если решите отражать расходы в учете на основании сканов, рекомендуем подготовить для инспекторов доказательства того, что оформить оригиналы по всем правилам и в срок не было возможности. Ведь расходы по-прежнему подтверждает бумажная первичка или электронная с цифровой подписью (письмо Минфина от 13.02.2020 № 03-03-06/1/9882). Ее отсутствие считается грубым нарушением требований к бухучету и правил учета доходов и расходов. Контролеры могут выписать штраф на сумму до 10 000 рублей (ст. 15.11 КоАП, ст. 120 НК).
Подготовьте приказ за подписью руководителя, который устанавливает возможность принятия для учета скан-образов первички. Внесите дополнения в учетную политику. Обсудите с контрагентом порядок передачи оригиналов документов при первой возможности.