Завершен очередной проект. Сказать, что он был сложный, я не могу, но мне хочется описать его, так как опыт, полученный при его реализации, будет полезен руководителям и собственникам компаний. Во время прочтения статьи вы поймете, что вы не одиноки в своих проблемах и есть люди, которые проходят аналогичный этап развития в своих компаниях. А главное у всего этого есть решения. Лично я окончательно уверовал в системный подход ведения бизнеса и учет. Учет всеобъемлющий и точный, все остальное - от лукавого.
Поступил звонок, который стал отрывной точкой начала процесса. Хочу заострить на этом особое внимание. Один звонок изменил жизнь целой компании клиента, направив их на путь системной работы. Собственник, хочет описать бизнес-архитектуру компании, выявить проблемные места, решить их, найти точки роста и двигаться к новым целям. Стандартный запрос, я бы сказал - один из типовых: AS IS к TO BE. Компания занимается монтажом электронного оборудования и прошла путь от одного человека, до целой команды монтажников и инженеров. На текущий момент стоит амбициозная задача организовать собственное производство оборудования и сформировать франшизу для регионов России. Есть явное желание масштабироваться, но не знают как все задекларировать. Франшиза это не просто пережитый опыт, а отточенная бизнес модель.
От слов к действию. Проведя предварительный разговор и показав наши прошлые проекты, мы назначили время первого интервью. Техника интервью строиться так, что мы постепенно собираем информацию от частного к общему, от сотрудника к оргструктуре, от первого обращения клиента к закрытию сделки. Нам важна последовательность действий, то есть мы строим линейный процесс, а уже потом дополняем его всеми возможными исходами событий. В среднем, сессия длится два часа, контента за это время собирается более чем достаточно. Интервью ведется под запись. После делается стенограмма и именно этот «пакет материалов» подвергается скрупулезной обработке. Все что делается дальше, я называю творчеством.
Большинство собственников мечтают отойти от операционной деятельности и заняться стратегией, разработать концепцию нового продукта, подумать о высоком, возможно просто отойти от дел и отдохнуть в кругу семьи, но увы. Зачастую, это только мечты, вопрос - почему? Можно ругаться на нерадивых сотрудников, но лучше посмотреть на управление компании. Мы привыкли использовать в работе функциональный подход. Если не вдаваться в сухие определения, то функциональный подход отвечает на вопрос «Что делать?». Такая модель основана на принципе разделения труда между службами, отделами, цехами, бригадами с закреплением за ними определенных функций (операций). При этом любое взаимодействие с другими отделами скорей всего усложнено внутренней бюрократией. Лично я на этом обжегся сотни раз, когда из-за очередного административного решения простаивает внедрение целого блока решений. Сотрудники знают, что делает их отдел (при лучшем раскладе), однако весь процесс для них закрыт или просто неважен. В итоге мы имеем колодцы из организационных подразделений, где тонут все начинания. Процессный же подход ориентируется на бизнес-процессы (действия), конечными целями выполнения которых, является создание продуктов или услуг, представляющих ценность для потребителя как внешнего, так и внутреннего. Процессный подход отвечает на вопрос «Как делать?» и его основой должны стать документы описывающие: процессы, оргструктуру, регламенты и должностные инструкции.
Процессный подход — это качественно новый вид взаимодействия внутри компании. Я бы даже назвал это внутренней культурой (идеологией) и в первую очередь этим должны «заболеть» руководители компании. На предварительном этапе нужно понять прямую разницу между «Что делать?» и «Как делать?». На мой взгляд, процессный подход стремится к формированию трех важных факторов: делать правильные вещи, делать вещи правильно и делать их в срок.
Вернемся к нашему клиенту, после интервью и правок, мы подошли к финальному этапу, осталось его презентовать. Фундамент для перехода на процессное управление готов. Пакет документов, описывающий бизнес-архитектуру клиента отправлен собственнику. Можно выдохнуть и подвести итог. Из плюсов этого проекта: кроме того, что был сделан первый шаг к системной работе компании, были выявлены факты воровства ТМЦ, воровства заказов (замерщики наглым образом предлагали свои услуги вне договора). Заказчик решил усилить топ менеджмент, приняв в команду руководителя отдела продаж, финансового директора и руководителя производства. При этом увеличение ФОТ в данном контексте не имеет негативного эффекта, это необходимое распределение полномочий, которыми нужно правильно делиться. Кроме описанного выше, документы содержат огромный материал для автоматизации процессов и внедрения полноценной информационной системы, но это отдельная история для отдельной статьи.
Какие еще плюсы вы получите при переходе на процессную модель управления:
- эффективное разграничение полномочий среди сотрудников;
- развить эффективную систему делегирования полномочий;
- обеспечить стандартизацию требований к исполнителям;
- минимизировать риск зависимости от отдельного исполнителя;
- снизить нагрузки руководителей;
- сократить издержки компании, тем самым снизив себестоимость продукта;
- повысить эффективность управления персоналом;
- выявить причины издержек и временных заминок при реализации бизнес-процессов;
- снизить время принятия управленческих решений.
Однако основной плюс — это возможность «тиражировать» бизнес на основе формализованных бизнес-процессов: франшиза, филиалы, ОП.
Тезисное резюме проекта:
Все что не учтено – будет украдено.
Документооборот – это не про бумагу, а про деньги.
Бизнес-архитектура, не волшебная палочка, а инструмент для Руководителя.
Мотивация сотрудников не должна стать камнем преткновения в развитии компании.
В следующей статье рассмотрим минус от внедрения процессного подхода. Точнее даже не минусы, а сложности, с которыми могут столкнуться ответственные за внедрение. Напомню, что процессный подход близок к идеологии и к ее внедрению должна быть готова как компания, так и сотрудники.
Рустам Атаханов
Партнер, бизнес-аналитик Business tools.
https://bustools.ru/
