Все больше компаний делают выбор в пользу электронного документооборота, чтобы отказаться от бумажных носителей ради удобства и экономической выгоды. В этой статье мы поговорим об электронном архиве документов и его преимуществах перед бумажным.
Основной смысл создания электронного архива состоит в том, чтобы сконцентрировать все документы организации в одном месте, позволив сотрудникам быстро находить нужную информацию. Создать единое электронное хранилище можно с помощью готовых программ. Платформа WSS Docs, разработанная компанией WSS-Consulting, создана для оптимизации бизнес-процессов в части документооборота. На базе этой системы можно организовать и электронный архив, с помощью которого можно сканировать бумажные документы и переводить их в электронный вид. Модуль "Единый электронный архив" позволяет работать как с бумажными, так и с электронными документами, гарантируя сохранность данных на протяжении всего их жизненного цикла.
Документы, которые изначально были созданы в цифровой среде и не имеющие бумажного оригинала сразу после обработки попадают в архив. Этот процесс включает в себя интеграцию с операторами ЭДО, чтобы обмениваться электронными документами с контрагентами при использовании электронной подписи. Также есть возможность интеграции с ERP или учетной системой.
Обработка бумажных документов предполагает сначала согласование и подписание, а потом – сканирование и загрузку в СЭД скан-образа документа. Такой процесс также имеет возможность интеграции с ERP или учетной системой.
С помощью модуля «Единый электронный архив» можно перевести большое количество документов в электронный вид без необходимости формирования в компании бумажного экземпляра. Наличие документа исключительно в электронном виде сокращает время подписания, а также существенно снижает накладные расходы и предотвращает потерю документов.
Примеры документов, которые можно перевести в электронный вид:
- Требование-накладная (М-11);
- Акт на списание ТМЦ;
- Счет-фактура (в т.ч. корректировочный);
- УПД;
- Акт о выполненных работах (оказанных услугах);
- Товарная накладная (ТОРГ-12);
- Подтверждающие документы
- И еще более 100 видов документов
Все документы размещаются в одной системе и распределяются в зависимости от вида документа и распознанных атрибутов. Задав параметры даты, суммы договора, названия или другого атрибута документа, пользователь легко найдет то, что искал. Простой и понятный интерфейс системы и полная прозрачность процессов передвижения документов оптимизирует работу сотрудников, что в итоге положительно сказывается на эффективности компании.
Возможности модуля "Единый электронный архив" можно расширить в зависимости от требований организации. Например, типовыми решениями в настройке WSS Docs являются процессы согласования, подписания, а также процесс обмена документами с контрагентами.
Преимущества работы с единым электронным архивом WSS Docs
- Упорядоченное и структурированное хранение данных
- Прозрачный процесс управления документами
- Возможность автоматизации процессов согласования, подписания и приемки документов
- Обработка более 1,5 млн обращений от пользователей в сутки
- Гарантия сохранности и неизменности документов на протяжении всего их жизненного цикла
Узнайте больше о возможностях создания единого электронного хранилища.
