В первой части мы разобрались, зачем нам нужен статус-отчёт. В этой части разберём структуру реестра и как с ним работать.
Ключевые вопросы
Как часто должен выходить статус-отчёт?
Периодичность определяется фазой проекта, его сложностью и интенсивностью:
- На старте проекта: один раз в неделю.
- В конце проекта: один раз в две-три недели.
- В исключительных случаях: из-за сложности проекта статус-отчёт может создаваться каждое утро в течение двух недель.
Как "доставлять" статус-отчёт до участников?
Способ доставки зависит от уровня проектной культуры в компании:
- Высокий уровень культуры: достаточно отправить отчёт по электронной почте, и все заинтересованные лица его прочитают и отреагируют.
- Практический подход: лучше раз в неделю собраться на 30 минут, чтобы лично обсудить статус проекта. Это помогает менеджерам оставаться сосредоточенными и не допускать ошибок.
Структура статус-отчёта проекта
Инструменты
Используются различные инструменты для ведения статус-отчёта:
- Google Таблицы/Excel.
- Trello (недостаток: нужно много работать мышкой, чтобы достать из архива закрытые задачи).
Формат
Отчёт должен быть компактным. Длина отчёта не больше одной страницы, в идеале не более 1/6 листа А4.
Пример структуры отчёта
- Дата начала и окончания отчётного периода.
- Название фазы проекта или проекта.
- Индикаторы состояния по ключевым областям (светофор):В целом: индикатор состояния проекта в целом.
Ресурсы: участие ключевых специалистов в проекте.
Данные/IT: проблемы с данными или IT-системами.
Количество индикаторов может быть любым, в зависимости от нужд руководителя проекта. Обычно используются три цвета:
- Зелёный: всё идёт по плану.
- Жёлтый: есть проблема, которая может повлиять на проект.
- Красный: серьёзная проблема, требующая вмешательства.
Ответственные
Каждая область должна иметь единственного ответственного. Он получает информацию о проблемах в своей области.
Пример из практики
В одном из проектов, спонсор, увидев жёлтый индикатор, спросил причину. Оказалось, что специалисты не приходили на встречи или сидели в ноутбуках. Спонсор запретил приносить ноутбуки и сам начал контролировать присутствие, что решило проблему.
Детали отчёта
При наличии жёлтого или красного индикатора необходимо переходить к деталям: план проекта, риски, задачи, открытые вопросы.
Резюме
Краткое описание произошедшего за отчётный период (максимум два предложения).
Задачи недели / Завершённые задачи
Перечисляются достигнутые результаты или прогресс по долгосрочным задачам. Если задачи занимают больше недели, указывается процент выполнения.
Задачи следующей недели
Планы на следующую неделю с указанием ответственных лиц. Важно, чтобы все задачи были доведены до исполнителей.
Первоначальное заполнение статус-отчёта проекта
До старта проекта
Руководитель проекта создаёт первый статус-отчёт до старта проекта и обсуждает его на установочной встрече.
Периодичность публикации
Еженедельно в 16:00 среды, с предварительной встречей в 10:00 для заполнения отчёта. Статус-отчёт нужно выслать за четыре часа до встречи.
Работа со статус-отчётом
На встрече
- Чтение раздела "Задачи следующей недели" с предыдущего отчёта.
- Обсуждение индикаторов светофора и планируемых мер.
- Резюме недели и результаты.
- Планы на предстоящую неделю с подтверждением ответственных лиц.
Анализ статус-отчёта проекта
План-фактный анализ
Идеально, когда план и факт равны на 100%. В реальном мире это недостижимо, но к этому нужно стремиться. Если в проекте не выполняются запланированные задачи, нужно разобраться с причинами.
Анализ индикаторов
Если после жёлтого или красного индикатора область снова становится зелёной, это показывает, что ответственные реагируют на проблемы. Если индикатор остаётся жёлтым или красным несколько недель подряд, нужно принять меры.
Заключение
Регулярные встречи и прозрачное обсуждение статуса проекта повышают ответственность и вовлечённость команды. Применение активного подхода и ясных коммуникаций помогает удерживать проект на пути к успеху.
Три ключевых вывода
- Регулярные отчёты: Периодичность статус-отчётов должна соответствовать фазе проекта и его сложности. На старте — еженедельно, в конце — раз в две-три недели, а в исключительных случаях — ежедневно.
- Личная коммуникация: Еженедельные встречи помогают лично обсудить статус проекта, выявить и решить проблемы, что повышает ответственность и эффективность команды.
- Структурированные отчёты: Компактные и структурированные отчёты с чёткими индикаторами состояния позволяют быстро оценить статус проекта и принять необходимые меры.