В любом деле рано или поздно возникает вопрос: "Что является самым главным?" В управлении проектами ответ на этот вопрос - "Предсказуемость".
Предсказуемость - это то, что легко предсказать, с большой вероятностью известно заранее. Можно много говорить о методологиях, бюджетах, планах, ресурсах и результатах, но если участники проекта не понимают, что происходит с проектом и куда он идёт, то всё остальное теряет смысл.
Пример из практики
Представьте, вы работаете над проектом, который затрагивает всего один отдел в одном департаменте. Вы проверили всё множество раз, но перед запуском к вам приходит директор другого департамента, и у вас происходит следующий диалог:
Директор Другого Департамента (ДДД): Вы делаете проект для отдела приёмки в магазине, почему не посоветовались со мной?
Руководитель проекта (РП): Как ваш департамент связан с этим? Вы же из маркетинга, это даже не смежная функция!
ДДД: Очень даже связан! Какой у вас будет результат?
РП: Мы сократим количество приёмо-сдатчиков в магазине с 6 до 2. Приёмка будет по паллето-местам.
ДДД: А люди, которые раньше занимались приёмом и обработкой рекламных материалов, сбором информации о ценах в соседних магазинах, продолжат это делать?
РП: Нет, их задача - принимать товар!
ДДД: Вы понимаете, что после запуска вы остановите всю работу моего департамента? Вся работа департамента построена на поступлении этой информации, и как только она перестанет поступать, у меня работа встанет!
РП: Мы уже направили уведомления о сокращении...
В этом случае выяснилось, что результат работы на основании получаемой информации больше не нужен, и упразднили эту работу.
Проблемы погружения в детали
Можно сказать, что команда проекта недостаточно погрузилась в процесс, и это её ошибка. Да, любой косяк в проекте - это вина руководителя проекта. Но ни один руководитель не защищён от недостаточного погружения в детали процесса. Чем сложнее и шире проект, тем меньше деталей он может охватить.
Принцип пирамиды
Когда проект становится сложнее, появляется принцип пирамиды: специалисты конкретных областей хорошо знают свою область, а объединением нескольких областей занимается другой специалист, который уже не погружается в детали. Чтобы избежать негативных последствий, изменения нужно показывать всем участникам.
Обсуждение с ТОП-менеджерами
В следующем проекте, затрагивающем изменения работы сотрудников торгового зала, я пошёл к каждому ТОП-менеджеру:
РП: Мы делаем проект, который изменит количество сотрудников торгового зала и принципы их работы.
Директор не розничного департамента: Подожди, я тут при чём? Это же внутренняя операция магазина. Зачем ты тратишь моё время?
РП: Мы не знаем, выполняют ли эти люди какую-либо работу для вашего департамента. Хотим убедиться, что наши изменения не затронут ваш функционал. Если необходимо, расскажу вашим сотрудникам более детально.
После таких диалогов выясняется много интересной и полезной информации. В этом случае мы обнаружили несколько функций, которые выполняли сотрудники торгового зала для логистики и бухгалтерии, и решили их до запуска на всю сеть.
Изменения в проекте
Проект живёт и меняется. Бывает, что маленькое изменение превращается в проект на год. Важно, чтобы все участники понимали, куда движется проект и почему.
Представьте, что вы отвечаете за логистику. К вам приходит РП и говорит: "Мы меняем работу сотрудников торгового зала". Через месяц он снова приходит и говорит: "Вы должны собирать товар по новым правилам". Для вас это выглядит как две точки:
- Меняют что-то, что вас не касается.
- Вам пришла задача, без которой проект провалится, и вам нужно многое сделать.
Вы можете погрузиться в документацию и понять, почему так произошло, но гораздо эффективнее быть в курсе происходящего и участвовать в принятии решений.
Необходимость простого и информативного отчёта
В некоторых компаниях одновременно в активной фазе находятся тысячи проектов. Быть в курсе каждого из них нереально и бессмысленно. Нужно что-то простое и информативное, чтобы показывало, что происходит в проекте и куда он движется. Статус-отчёт проекта - это набор фотографий с определённой периодичностью, который позволяет видеть историю и текущую ситуацию.
Заключение
Предсказуемость является ключевым фактором в успешном управлении проектами. Если участники проекта не понимают, что происходит и куда движется проект, то все планы, бюджеты и ресурсы теряют свою ценность. Примеры из практики показывают, как отсутствие предсказуемости может привести к нежелательным последствиям, влияющим на другие департаменты и бизнес-процессы.
В современных компаниях, где одновременно реализуются сотни и тысячи проектов, крайне важно иметь инструмент, который обеспечивает ясность и прозрачность на всех этапах. Простые и информативные статус-отчёты позволяют участникам проекта быть в курсе происходящего, своевременно реагировать на изменения и предотвращать потенциальные проблемы.
Основные выводы:
- Предсказуемость: Ключ к успешному управлению проектами. Участники должны понимать текущее состояние и направление проекта.
- Коммуникация: Важно вовлекать всех заинтересованных лиц и регулярно информировать их о прогрессе и изменениях.
- Структурированные отчёты: Статус-отчёты помогают визуализировать прогресс и обеспечивают возможность своевременного вмешательства, если что-то идёт не так.
- Избегание сюрпризов: Проектная команда должна стремиться минимизировать неожиданные проблемы, активно взаимодействуя с другими департаментами и специалистами.
Значимость предсказуемости в управлении проектами трудно переоценить. Она обеспечивает стабильность, улучшает координацию и помогает достигать поставленных целей в срок и в рамках бюджета. Во второй части мы рассмотрим структуру статус-отчёта и его использование, что поможет вам внедрить эти принципы в ваши проекты и сделать их более управляемыми и успешными.
Структуру статус-отчёта и его использование мы рассмотрим во второй части.