В первой части мы разобрались что нам даёт реестр проектных решений. В этой части мы разберём структуру реестра и как с ним работать.
Различие между реестром вопросов и реестром решений
Реестр проектных решений напрямую влияет на проект. Вопросы лишь подводят к принятию этих решений. Например, "Дом будет иметь 2 этажа" - это проектное решение. А вот "У соседей по 3 этажа, ничего что у нас 2 этажа?" - это вопрос, который может задаваться многократно.
Структура реестра проектных решений
Номер решения: Уникальный порядковый номер, например, "Проектное решение №4".
Описание принятого решения: Ясное и однозначное описание, которое не вызывает дополнительных вопросов.
Категория: Категории помогают разделять решения по темам, что удобно в больших проектах. Руководитель проекта выбирает категории.
Контекст: Краткое описание ситуации или источника, когда было принято решение. Это помогает понять причину принятия решения.
Владелец: ФИО и должность лица, принявшего решение, чтобы можно было задать уточняющие вопросы.
Статус:
- Открыт - решение еще не вступило в силу.
- Закрыт - решение принято и вступило в силу.
Дата принятия решения: Дата важна для отслеживания выполнения проекта и корректировки планов.
Первоначальное заполнение реестра проектных решений
При запуске нового проекта важно заранее определить и внести в реестр все основные решения, которые нужно принять. Это особенно актуально для проектов, которые выполняются неоднократно. Если проект нового типа, сначала следует провести детальный анализ, чтобы понять ключевые моменты, требующие решений.
Первоначальное заполнение реестра включает в себя обсуждение с ключевыми участниками проекта, чтобы собрать все необходимые данные и мнения. Важно провести несколько встреч, на которых будут рассмотрены все аспекты проекта, и все участники будут осведомлены о принятии тех или иных решений. Такой подход позволяет уменьшить количество неожиданных вопросов и недоразумений в дальнейшем.
Работа с реестром проектных решений
Реестр проектных решений используется на протяжении всего проекта, начиная с его запуска и заканчивая завершением. На начальном этапе реестр заполняется, чтобы определить основные направления и ключевые решения. Это помогает всем участникам проекта иметь четкое представление о планах и ожидаемых результатах.
В процессе работы над проектом реестр помогает в принятии текущих решений. При возникновении новых вопросов и ситуаций участники проекта могут обращаться к реестру для получения информации и подтверждения правильности своих действий. Это позволяет сократить время на обсуждения и согласования, так как все решения уже зафиксированы и доступны для всех.
Анализ реестра проектных решений
После завершения проекта необходимо провести анализ реестра проектных решений, чтобы выявить успешные моменты и ошибки. Анализ помогает понять, какие решения оказались наиболее эффективными, а какие нужно скорректировать для будущих проектов. Такой подход позволяет постоянно улучшать процесс управления проектами.
Анализ также включает в себя оценку того, как своевременно были приняты решения и как они повлияли на ход проекта. Это позволяет выявить узкие места в процессе принятия решений и улучшить коммуникацию между участниками проекта. Регулярный анализ реестра способствует более точному планированию и выполнению будущих проектов.
Добавление записи в реестр проектных решений
Право добавлять и изменять данные в реестре проектных решений имеет только руководитель проекта. Это необходимо для поддержания целостности и точности информации. Однако участники проекта могут предлагать решения для включения в реестр. Такие предложения рассматриваются руководителем проекта и, при необходимости, вносятся в реестр.
Каждое новое решение должно быть тщательно задокументировано: указаны его номер, описание, категория, контекст, владелец, статус и дата принятия. Это помогает избежать путаницы и обеспечивает прозрачность процесса принятия решений. Важно, чтобы все участники проекта были уведомлены о новых решениях и могли при необходимости обратиться к реестру за разъяснениями.
Контроль проектных решений
Валидация новых проектных решений проводится управляющим комитетом проекта. Этот комитет включает ключевых участников проекта и руководителей, которые обладают необходимой экспертизой и полномочиями для принятия решений. Они тщательно рассматривают каждое предложение, оценивая его влияние на проект и соответствие стратегическим целям.
Управляющий комитет не только утверждает решения, но и контролирует их реализацию. Это позволяет обеспечить согласованность действий всех участников проекта и минимизировать риски. Регулярные встречи комитета и обсуждения текущих вопросов помогают оперативно реагировать на изменения и корректировать планы по мере необходимости.
Выводы
Подводя итоги, можно выделить три ключевых аспекта, которые обеспечивают успешное управление проектными решениями:
- Централизованное управление решениями: Только руководитель проекта может вносить и изменять записи в реестре проектных решений. Это гарантирует целостность и точность данных, что критически важно для успешного выполнения проекта.
- Анализ и корректировка: Регулярный анализ принятых решений и их последствий помогает выявлять успешные стратегии и ошибки. Такой подход способствует постоянному улучшению процессов управления проектами и предотвращению повторения ошибок в будущем.
- Контроль и валидация: Управляющий комитет проекта играет ключевую роль в валидации и контроле реализации проектных решений. Это обеспечивает согласованность действий всех участников проекта, минимизирует риски и позволяет оперативно реагировать на изменения в ходе выполнения проекта.
Эти три аспекта создают прочную основу для эффективного управления проектами, повышая вероятность их успешного завершения.
