Иногда кажется, что технологии приходит в нашу жизнь, чтобы испытать на стрессоустойчивость. Дело не только в качестве связи или зависании сервиса в самый неподходящий момент. Участники рабочих видеоконференций тоже неидеальны: один говорит, уставившись в стол вместо вебкамеры, у другого на заднем фоне всегда мигают новогодние лампочки, а третий опаздывает даже на виртуальные встречи. Автор блога Ladders Ануар Абду собрал семь распространенных проблем, которые отвлекают собравшихся от продуктивного онлайн-обсуждения.
Отсутствие повестки
Нет ничего хуже, чем провести совещание ради того, чтобы провести совещание. Подготовьте повестку, если вы не хотите стать слушателем серии неловких пауз и потратить время на рассуждения общего порядка. Список тем для обсуждения можно набросать по пунктам в письме или на командной доске задач в Trello. Безусловно, болтовня у виртуального кулера тоже ценна, однако для нее лучше выделить отдельное время.
Позаботьтесь о том, чтобы затрагиваемые темы были актуальны для всех участников дискуссии. Нет нужды устраивать звонок по поводам, которые можно решить в индивидуальном порядке или по электронной почте.
Отсутствие модератора
Без модератора конструктивный разговор грозит превратиться в хаотичную коллективную перекличку, где каждый отчаянно пытается быть услышанным. Модератор проследит за тем, чтобы никто друг друга не перебивал и вопросы обсуждались в порядке актуальности и срочности.
Не забывайте про удобные функции программы, например, любой участник конференции в Zoom с помощью специальной кнопки может “поднять руку”. Тогда каждый комментарий будет услышан, а еще это облегчит работу модератора. Лучше всего вначале выключить микрофоны собеседников и включать звук только выступающим, чтобы никого не смущали посторонние звуки.
Отвлекающий фон
Не стоит выбирать яркую заставку с бразильского карнавала на фон, если вы собираетесь в Zoom на совещание, а не на тематическую вечеринку. И это не лучший вариант, чтобы скрыть беспорядок в комнате, оптимальное решение – уборка. Если на нее пока нет времеи, то выделите себе специальное место в доме для видеозвонков — очистите пространство от лишних вещей и установите комфортное освещение (лучше, чтобы лампочка светила со стороны камеры, чтобы не создавать на лице странные тени).
Мультизадачность
Делать вид, что вы слушаете, а в это время мечтать об отпуске, не стоит даже во время видеоконференции. Камера направлена на вас, и коллеги замечают, если вы постоянно смотрите на часы или проверяете почту на смартфоне. Никому не хочется оказаться спикером, чью речь игнорируют, поэтому постарайтесь набраться терпения и стать внимательным слушателем и собеседником. Продемонстрируйте уважение по отношению к своим коллегам.
Постоянно включенный микрофон
Одно из важнейших правил Zoom-этикета: держите микрофон выключенным, если вы не собираетесь вступить в дискуссию в ближайшие пару минут. Даже если вам кажется, что у вас дома тишина, динамики могут уловить посторонние шумы. Лишние звуки будут отвлекать, особенно, если качество связи и так оставляет желать лучшего.
Низкая вовлеченность
Карантин всех выбил из привычной рутины. Рабочий процесс для многих стал более сложным или менее предсказуемым. Обсуждать трудности и проблемы, с которыми вы столкнулись при переходе на новый график — нормально и полезно, однако не стоит на них замыкаться. Возможно, ваша компания никогда больше не вернется к прежнему механизму труда. Адаптация к новым условиям требует коллективных усилий, поэтому старайтесь включиться в общую ситуацию и быть активным командным игроком, а не выбирать стратегию “ молча пережду, когда все это закончится”.
Пассивное слушание
Фидбек становится еще важнее во время дистанционной работы. Заведите привычку конспектировать ключевые моменты разговора и детали, которые требуют уточнения. Тогда позже, когда настанет ваша очередь включить микрофон, вы сможете прокомментировать высказывания коллег или задать вопросы.
«Цех» — медиа о непрерывном образовании взрослых людей. Мы целиком захвачены идеей постоянного развития личности — профессионального, интеллектуального, эмоционального и даже духовного. Мы исследуем, как, чему и где лучше всего учиться и, главное, зачем. Если вам понравился этот материал, подпишитесь, пожалуйста, на нашу почтовую рассылку.