Шаблоны и старая переписка с клиентами очень ускорят и облегчат вашу работу. Вопросы у всех наших клиентов примерно одинаковые т. к. они сталкиваются с одними и теми же проблемами.
Что такое шаблон? В двух словах это ваша экспресс консультация клиенту сохраненная виде документа. О шаблонах я рассказываю в курсе «Бухгалтер на дому. Как найти клиентов и заработать», а здесь еще несколько примеров.
Пример -1: клиент хочет знать, как ему завести на фирму оборудование купленное когда-то давно на свое имя или свой автомобиль или другие ОС. Услышав от вас что, существуют разные способы, тут же спрашивает какие, и как выгоднее.
Вы ему описываете разные варианты: какие налоги, какие документы, какие риски и какие особенности. И вот этот свой ответ сохраняете в виде документа.
И в следующий раз, когда возникнет такой же вопрос с другим клиентом у вас уже все готово. Не придется ничего искать, вспоминать и просчитывать заново (просчитывать не в смысле цифр, а в смысле порядка действий).
Пример -2: аналогично поступаем, если у клиента вопрос, например, по смене кодов ОКВЭД, или получение лицензии. Только в этом случае шаблоном будет пошаговая инструкция, какие документы собирать, как заполнять, куда и в какой последовательности нести и плюс бланки тех форм, которые надо заполнять.
Про старую переписку. Если вы кому-то отправляли ответ на вопрос или обновление программы или рыбу документа или бланк чего-нибудь. Не удаляйте. Когда понадобится другому клиенту, просто перешлете письмо и сэкономите массу времени.
Т. е. смысл понятен, один раз делаем, а потом просто пользуемся. О том, как быстро искать информацию для экспресс консультации будет другая статья.
Причем заранее ничего не делать не надо, а только по мере возникновения вопросов.
Успеха вам.