Офисная техника – все электронные устройства, используемые в работе офиса, которые помогают в делопроизводстве, а также сопровождают административно-управленческую деятельность.
Офисная техника еще двадцать лет назад представляла собой массивные машины, порой занимающие целую комнату. Сегодня вся офисная техника может разместиться на одном столе. С развитием электронной промышленности, офисная оргтехника становилась все компактнее, легче и функциональнее. Так, функцию принтера, сканера, копира и факса теперь выполняет одно небольшое устройство. Такое устройство называется МФУ – многофункциональное устройство. Кроме многофункционального устройства, в офисах используются также персональные компьютеры или ноутбуки, брошюраторы, шредеры, проектор.
Многофункциональные устройства
Многофункциональные устройства бывают трех типов:
- лазерные;
- струйные;
- светодиодные.
Струйные принтеры используют растворимые жидкие красители. Они наносятся на бумагу микроскопическими порциями. Во время процесса печатающая головка перемещается от одной стороны страницы к другой, равномерно разбрызгивая краску. Струйные принтеры отлично подходят для печати фотографий.
Светодиодные многофункциональное устройства характеризуются использованием светодиодной печатающей головки. Это относительно новый тип техники, поэтому в его работе возможна деформация светодиодных линеек, что ведет к ухудшению качества печати.
Лазерные устройства имеют иной принцип печатания. В лазерных МФУ используются специальные твердые красители – тонеры. Для работы в офисе подходит именно лазерное многофункциональное устройство, поскольку оно позволяет быстро печатать документы. Краска, используемая в лазерном устройстве, высыхает очень быстро, поэтому лазерный МФУ и является наиболее подходящим.
Многофункциональные устройства часто снабжены экраном, с помощью которого происходит управление устройством. Некоторые МФУ имеют несколько лотков, в которые закладывается бумага для офиса. Более современные модели имеют USB-вход, что позволяет использовать устройство без персонального компьютера напрямую.
Компьютеры
Ни один офис не может обойтись без компьютера. Сегодня каждый сотрудник имеет личный компьютер, позволяющий оперативно выполнять свои обязанности. Надо сказать, что для линейных должностей, таких как бухгалтер, кадровый сотрудник, маркетолог или финансист использование персонального компьютера будет наиболее оптимальным. Стационарный компьютер обладает гораздо большим дисплеем по сравнению с ноутбуком. Широкая диагональ экрана компьютера позволяет производить анализ и систематизацию данных наиболее удобно, без постоянного переключения от одного файла к другому.
Для деятельности руководителя, наоборот, лучше подходит ноутбук. Это связано с тем, что руководитель, в основном, не занимается созданием документов и таблиц, а анализирует информацию, подготовленную для него линейными сотрудниками. Кроме того, ноутбук удобен своей мобильностью. Руководитель может поделиться информацией, взятой со своего компьютера, с вышестоящим начальством. Также ноутбук можно подключить к проектору и демонстрировать данные подчиненным сотрудникам на собрании.
Брошюраторы, шредеры и проекторы.
Брошюратор – устройство, позволяющее скреплять листы в один документ, тем самым систематизируя информацию. Брошюраторы используются при большом бумажном оборотое, когда переплет документов важен и необходим.
Шредеры – это уничтожители документов, которые используются для измельчения документов. Такая необходимость может возникнуть либо с целью утилизации устаревших документов, либо с целью защиты коммерческой информации. Шредер измельчает документы на мелкие полоски или мельчайшие кусочки бумаги. Чем меньше фрагмент бумаги после прохождения через шредер, тем выше уровень секретности аппарата.
Проектор позволяет переносить изображение, транслируемое на компьютере, на большой экран. Это необходимо для предоставления информации группе людей. Проекторы используются на собраниях, презентациях, отчетах или семинарах.
Экран для проектора подбирается в соответствии с размером помещения, в котором будет использоваться проектор. Чем больше помещение, чем большая аудитория будет задействована, чем шире должна быть диагональ проектора. На сегодняшний день экраны применяют в основном с электронным приводом, позволяющим дистанционно с помощью пульта управления разворачивать и собирать экран.
Офисная техника сегодня позволяет выполнять широкий перечень работ, связанных с документооборотом. Чем современнее техника, тем проще и быстрее происходит обмен информацией. Именно информация в двадцать первом веке является основной ценностью и ресурсом, который движет всем прогрессом, наблюдаемым сегодня в мире.
