Автоматическое распределение лидов с учетом отпусков и нагрузки между сотрудниками в Битрикс24.CRM

Что в этом мире происходит повсеместно?

• Сокращение производства и численности сотрудников отела продаж
• Замораживание бюджета на маркетинг и продвижение

Наше предложение:

• Делать все с точностью наоборот
• Добавить щепотку автоматизации и
• Оптимизировать
• Упрощать
• Повышать интенсивность - считай производительность.

Почему автоматизация? Потому что роботы автоматизации:

• Никогда не спят
• Никогда не устают
• Ни в чем не сомневаются
• Им не надо платить ежемесячно заработную плату
• Они создаются и развиваются по образу и подобию идеального работника

Какая нами преследуется цель?

В каждом отделе продаж все лиды должны распределятся по установленным правилам компании автоматически без участия человека с учетом индивидуальной нагрузки, возможностей и способностей каждого сотрудника с учетом присутствия или отсутствия его на рабочем месте.

Наше решение:

1. Откроем рабочий портал под управлением приложения FREE.FIX4.ORG.
   Автоматическое распределение лидов с учетом отпусков и нагрузки между сотрудниками в Битрикс24.CRM
2. Заполним CRM форму на сайте и создадим несколько тестовых заявок-лидов на оказание услуг.
3. Система обработала информацию и зарегистрировала новые лиды. Все новые лиды находятся в статусе не обработан.
4. Смоделируем ситуацию, когда несколько карточек обработаны, заполнены обязательные поля и новые лиды переведены в следующий статус –квалификация пройдена.
5. У части лидов остается в статусе – не обработан.
6. Отображение информации на экране портала позволяет наглядно ориентироваться и отслеживать кто назначен исполнителем очередной заявки и видеть их перераспределение системой.
7. Форма отображения информации зависит от личного вкуса каждого пользователя и преследуемой цели. Наиболее информативное отображение информации на экране — это формат список, а наиболее удобное управление, изменение и перемещение в формате Канбан. Переключение форматов интуитивно понятное и простое осуществляется одним кликом манипулятора «мышь».
8. Наблюдаем что во время демонстрации один из лидов «самостоятельно» переместился на экране и изменил стадию.
9. Все изменения статусов лидов и смены ответственных сопровождаются автоматическими записями в информационную части карточки лидов которые делает система. Кроме этого все записи изменений (логи) пошагово фиксируются и доступны для чтения в специальной вкладке «История».
10. В нашем примере система проанализировала ситуацию и автоматически изменила ответственного.

Прогресс — это правильно заданные вопросы и внедренные способы их решения.

Вопросы:

1. Почему нужно распределять новые лиды вручную?
2. Зачем руководителю постоянно отслеживать ситуацию с новыми лидами?
3. Почему менеджеры должны заходить в CRM и постоянно контролировать поступление новых лидов?
4. По каким параметрам и критериям менеджеры копаются в новых лидах и отбирают те с которыми они хотят, а с какими не хотят работать? Какие лиды «сладкие», а какие «кислые»?
5. Зачем держать в памяти график отпусков сотрудников?
6. Зачем вспоминать кто из сотрудников сегодня на работе, а кто нет?
7. А что делать если у Вас не пара менеджеров, а несколько десятков и они не все работают в главном офисе перед глазами начальника.
8. Кто и как должен учитывать и распределять нагрузку между сотрудниками?
9. Кто должен считать и реагировать на просроченные задачи?
10. Почему просроченные задачи должны считаться вручную?
11. Что делать если задач много и их статусы постоянно меняются?
12. Что делать если у нас уволился сотрудник? Кто будет завершать его начатые дела?
13. Что делать если у нас новый сотрудник? Кто ему поручит новые заказы?

Наша философия процесса работы в CRM Битрикс24 построена на задачах.

1. Задачи ставятся сотрудникам на каждом ключевом этапе или стадии.
2. Каждая задача имеет цель, описание, чек-лист, исполнителя, постановщика, статус и плановое время завершения.
3. Счетчики и статусы задач позволяют не только контролировать своевременность, очередность, плановость, нагрузку, но и гибко руководить, анализировать, планировать, корректировать, управлять бизнес-процессами, отделами, сотрудниками и компанией в целом.

Какие меры рекомендуются?

1. Если конкретный менеджер не справляется своевременно с нагрузкой, то это основание для вмешательства в ситуацию, оказать ему помощь и не направлять ему новые лиды, а перераспределить их между другими сотрудниками.
2. Равномерное или «пиковое» увеличение нагрузки на всех сотрудников компании это основание для руководителя для принятия мер по увеличению численности сотрудников или проведению мероприятий по повышению интенсивности труда в первую очередь автоматизации рутинных процессов.

Какие вопросы решает приложение FREE.FIX4.ORG.

1. Приложение по заданным параметрам и критериям анализирует и распределяет нагрузку между сотрудниками.
2. В зависимости от результатов анализа приложение осуществляет перенос лида или сделки с одной стадии на другую.

Где живет и как установить приложение FREE.FIX4.ORG?

• Приложение «живет» во вкладке меню «Приложения» вашего портала и его можно скачать на маркетплейсе.
• Установить приложение может администратор портала.
• Наберите в поисковой строке «конвейер определения нагрузки сотрудников» или «FREE.FIX4.ORG».
• Если на момент показа видео наше приложение будет не доступно, то оно находится на тестировании или в режиме модерации. В этом случае напишите нам в открытые линии или позвоните нам, и мы поможем вам его установить.

Настройка приложения:

• После установки приложения в левом меню появится вкладка «Автоматический конвейер», активируем его.
• Интерфейс приложения имеет привычную форму электронной таблицы с ключевыми полями
• Необходимо настроить работу приложения:

1. Выберем сущность – Лиды.

2. Назначим стадию анализа загрузки – «Менеджер назначен».

3. Определим поле – анализа, –«Ответственный», возможен вариант анализа любого поля с типом привязка сотрудника, как системного, так и дополнительного.

4. Привяжем приложение к конкретному отделу, тогда руководителю не нужно будет лично отслеживать уволенных и вновь принятых сотрудников в ходе распределения заданий, все будет делать приложение в автоматическом режиме.

5, У приложения есть возможность исключения конкретных сотрудников или ролей.

Нажатая клавиша исключить без указания конкретного лица, означает автоматическое исключение руководителя выбранного отдела.

Опцию учета статуса дня.

1. Время – паузу обновления цикла проверок.

2. Опцию перехода сущности в другую стадию по результатам проверки.

3. Показатель нагрузки, количество ограничений лидов или просроченных задач, находящихся в работе у одного сотрудника.

Что мы видим на экране в таблице приложения и вкладки CRM в нашем примере?

1. Название сущности лид по которой система в режиме реального времени каждую минуту анализирует и обновляет информацию.
2. Указана реальное количество новых лидов и просроченных задач, находящихся в работе у каждого менеджера.
3. В настоящую минуту самый «свободный» или менее нагруженный менеджер — это К.Кристина.
4. Приложение кроме новых лидов учитывает, просроченные задачи и статус дня.
5. Моделирую изменения ситуации – закрывая задачи и переводя лиды в очередные статусы мы меняем нагрузку на наших тестовых сотрудников.
6. Отображение изменений происходит с указанной в настройках частой обновления информации и видно на экране в таблице приложения и CRM в режиме Канбан.
7. Система подгружает новые лиды, приложение обрабатывает полученную информацию и распределяет работу между сотрудниками.

Важно помнить, что сейчас есть некоторые технические ограничения:

1. Анализ и обновление информации происходит не мгновенно, а через некоторое время. По умолчанию - 10 минут. В нашем примере это 1 раз в минуту. Если минимальная пауза между циклами по вашему мнению велика, напишите нам в поддержку и при установке на вашем портале мы подберем устраивающий Вас вариант.
2. Максимальный период обновления - цикл границ не имеет.
3. Не все тарифы Битрикс24 поддерживают опцию учет рабочего времени.

Почему сейчас выбрана такая пауза по умолчанию?

Во-первых, это стандартная пауза, которую использует штатное По Битрикс24 по умолчанию во всех своих тарифах.

Во вторых система работает по алгоритму, она осуществляет подключение к порталу, проверяет параметры настройки приложения, проводит анализ, фиксирует результаты и на основании данных производит определенные действия.

Устойчивая и стабильная работа приложения зависит не только от внутренних параметров системы, но и от внешних факторов, таких как скорость и параметры интернета, нагрузки на Ваш портал.

В каких тарифах работает приложение?

• Во всех, даже бесплатных, если нужно только назначить свободного сотрудника и сменить стадию лида / сделки.
• Если нужно распределение нагрузки между сотрудниками по индивидуальному сценарию, в зависимости от опыта работы персонала и сложности заказов, если нужно распределение нагрузки с учетом присутствия сотрудника на рабочем месте, то нужен тариф (CRM+, Команда, Компания или любая коробочная версия (корпоративный портал)).

Какие сценарии уже были реализованы на практике:

1. Автоматическое распределение лидов.
2. Автоматическое распределение сделок

Сколько стоит приложение?

1. Все приложения, разработанные нами, работают бесплатно в течении 30-дней
2. Стоимость ежемесячной аренды приложений обычно не превышает стоимости 1-2 чашек хорошего кофе в месяц.
3. Все наши приложения работают бесплатно* в течении всего времени пока будет действовать ваша лицензия.

* если вы продлеваете или оформляете лицензию Битрикс24 через нашу компанию

Наши планы дальнейшего развития приложения:

• Распределение нагрузки между сотрудниками и экстранет пользователями, фрилансерами и подрядчиками.
• Снизить время реакции (цикла) обработки информации с базовых 10 минут до 1 минуты и быстрее для всех по умолчанию.