В первой части мы разобрались что нам даёт управление рисками в проекте. В этой части мы разберём структуру реестра и как с ним работать.
Структура реестра рисков
Реестр рисков - это таблица с полями. Инструмент для ведения реестра может быть любым удобным для вас, например, Google Таблицы или Excel.
Номер риска
Уникальный код риска, который используется для удобства идентификации. Например, проще сказать "Риск 3 можно закрывать", чем "Риск, связанный с увеличением объема проекта с учетом задачи по переносу дат, можно закрывать".
Описание риска
Описание должно быть емким и понятным для всех участников проекта. Важно указать, какие базовые измерения проекта (сроки, результат, ресурсы) могут измениться в случае срабатывания риска.
Стоимость риска - вероятность, влияние и выявляемость
Стоимость риска - это величина, рассчитанная по формуле:
Стоимость риска лежит в интервале от 1 до 256. Если составить таблицу со всеми возможными значениями трёх переменных, то мы получим 64 строки. Как реагировать на определённую стоимость риска решать только вам. Я в своей практике использую вот такое разделение:
Вероятность
Субъективная оценка вероятности того, что риск сработает. Используются следующие значения:
- 4: Очень вероятно (вероятность 76% -100%)
- 3: Вероятно (вероятность 51% -75%)
- 2: Маловероятно (вероятность% -50%)
- 1: Вряд ли произойдёт (вероятность 0% -25%)
Влияние
Какое влияние будет оказано, если риск сработает. Используются следующие значения
- 4: Критическое: Угрожает жизнеспособности бизнеса или представляет провал проекта
- 3: Высокое: Угрожает достижению бизнес-результату или существенно снижает преимущества проекта
- 2: Нормальное: Может задержать достижение бизнес-результата или уменьшить ожидаемую выгоду
- 1: Минимальное: Не влияет на бизнес-результат, но может увеличить стоимость проекта и сроки
Выявляемость
Как мы узнаем о том, что риск сработает или уже сработал. Используются следующие значения:
- 4: Идентифицируется по результатам оказанного влияния (риск сработал)
- 3: При определённом событии
- 2: Непосредственно перед срабатыванием события. Влияние может быть снижено, если вести мониторинг
- 1: Выявляет заранее
Категория риска
Категории используются для кластеризации рисков. В небольших проектах категоризация может быть не обязательной, но в больших проектах помогает анализировать источники рисков.
Индикатор срабатывания \ Событие
Описание того, как определить, что риск сработал. Это может быть одно предложение или ссылка на документ с подробным описанием.
Направление работы по риску и описание
Поле состоит из двух частей: направление работы по риску (предотвращение, перенос, смягчение, срабатывание) и описание работ. Например:
Предотвращение: Финансовый директор договаривается об открытии новой кредитной линии.
Перенос: Внести изменения в договор поставки для компенсации задержек.
Смягчение: Обеспечить договоры с компаниями для резервных поставок.
Срабатывание: Изменение настроек в программе в соответствии с новыми законами.
Резервный план
План действий при срабатывании риска. Если возникает новый проект, ссылка на него. Если ничего не делается, это также следует указать.
Владелец риска
ФИО ответственного за работы по риску. Этот человек выполняет все работы из поля "Направление работы по риску и описание" и отвечает за мониторинг риска.
Статус
- Открыт - в рамках проекта осуществляется контроль работ за риском.
- Закрыт - работы по риску завершены.
Дата регистрации риска
Дата, когда первый раз о риске было заявлено.
Дата следующего пересмотра/Закрытия
Если статус риска "Открыт", то указывается дата, когда будет осуществлён следующий контроль по риску. В зависимости от Стоимости, определяется дата следующего пересмотра:
Если риск имеет статус "Закрыт", то в поле указывается дата, когда риск закрыли.
Примечания
Любая текстовая информация, которую вы считаете важным указать. Для закрытого риска полезно указать почему он был закрыт. Это позволит легко вспомнить почему риск закрыли не выходя за рамки самого реестра рисков.
Первоначальное заполнение реестра рисков проекта
Когда проект только начинается, говорить о каких-то рисках в проекте рано. Но чем больше вы делаете проектов, тем больше однотипных рисков вы видите. Эти риски необходимо вписать на старте проекта. Важно привлечь проектную команду для наполнения реестра рисками, так как их вклад и опыт помогут создать более точный и полный реестр. Совместное обсуждение рисков также повышает осведомленность команды о возможных угрозах и их последствиях.
Покажите эти риски проектной команде и всем участникам проекта, объяснив, что на основе предыдущих проектов вы добавили в реестр типичные риски. В начале проекта можно установить минимальные оценки для этих рисков. При первом пересмотре, через 1-2 месяца или при изменении оценок, команда сможет детально оценить каждый риск и внести необходимые коррективы.
Добавление риска в реестр
Каждый участник проекта должен иметь право и обязанность добавлять риски в реестр и оценивать их. Для этого важно вести конструктивный диалог с каждым, кто предлагает новый риск. Сначала необходимо задать ряд вопросов, чтобы понять суть риска, его вероятность, влияние и способы его выявления. Затем определите возможные действия: предотвращение, смягчение, перенос или срабатывание риска. Этот процесс не только формализует добавление риска, но и помогает участникам осознать серьезность своих предложений и оценить реальную угрозу.
Таким образом, руководитель проекта может собрать более объективные и точные данные для реестра. Важно, чтобы добавленный риск был записан в том виде, как его видит автор, а окончательная оценка проводилась руководителем проекта. Такой подход помогает избежать излишней тревожности и сохраняет конструктивный настрой в команде.
Обработка новых рисков
Каждый новый риск должен быть обработан и обсужден на ближайшем статус-митинге. Важно, чтобы все зарегистрированные риски, поступившие между встречами, были представлены команде. Это позволяет всем участникам проекта быть в курсе текущих угроз и вовремя реагировать на них. Руководитель проекта должен объяснить свою оценку каждого риска, особенно если она отличается от первоначальной оценки автора.
Такой открытый подход к обсуждению рисков способствует лучшему пониманию и принятию мер по их управлению. Команда может предложить дополнительные меры по снижению рисков или подтвердить предложенные действия. Совместное обсуждение позволяет учесть мнения и опыт всех участников, что повышает общую готовность к потенциальным угрозам.
Работа с реестром рисков
Контроль за рисками осуществляется на еженедельных статус-митингах. Это позволяет своевременно выявлять изменения в статусе рисков и корректировать план действий. На практике, еженедельного контроля достаточно для поддержания актуальности реестра и оперативного реагирования на изменения. Важно, чтобы реестр рисков был доступен всем участникам проекта, что способствует прозрачности и совместной ответственности.
Использование реестра рисков помогает проектной команде прогнозировать возможные последствия и принимать обоснованные решения. Реестр служит инструментом для оценки текущей ситуации и планирования будущих шагов. Таким образом, он становится неотъемлемой частью управления проектом, обеспечивая его успешное завершение.
Анализ реестра рисков
Использование категорий рисков позволяет выявить проблемные направления в проекте. Если какое-то направление имеет множество рисков, это сигнализирует о необходимости дополнительного внимания и корректирующих действий. Важно регулярно анализировать реестр рисков для выявления повторяющихся угроз и разработки мер по их предотвращению в будущем.
После завершения проекта полезно анализировать реестр рисков совместно с реестрами из других завершенных проектов. Это позволяет выявить системные проблемы и улучшить процессы управления рисками. Анализ исторических данных помогает предвидеть возможные риски в новых проектах и заранее разрабатывать стратегии их минимизации, что повышает общий уровень управления проектами.
Важное замечание
Процесс управления рисками, описанный в данной статье, очень хорошо вписывается в общую систему управления рисками в компании. Он может функционировать независимо от наличия текущих проектов, обеспечивая постоянный мониторинг и контроль потенциальных угроз. Это особенно важно для организации, где риски могут возникать не только в рамках проектов, но и в операционной деятельности.
Ведение реестра рисков на постоянной основе помогает компании быть готовой к непредвиденным ситуациям и своевременно принимать меры по их предотвращению или смягчению. Такой подход способствует созданию более устойчивой и гибкой системы управления, которая может эффективно реагировать на изменения во внешней и внутренней среде.
Выводы
Управление рисками является ключевым элементом успешного ведения проектов. Структурированный реестр рисков помогает систематизировать информацию о потенциальных угрозах, оценить их влияние и разработать меры по их управлению. Вовлечение проектной команды в процесс управления рисками повышает осведомленность и ответственность всех участников, что способствует более эффективной реализации проектов.
Регулярное обновление и анализ реестра рисков позволяет выявить и устранить слабые места в процессах, а также учесть повторяющиеся угрозы в будущем. Таким образом, реестр рисков становится важным инструментом не только для управления конкретным проектом, но и для повышения общей устойчивости и эффективности всей организации.