Очень часто в компаниях говорят о рисках и их управлении, но очень мало тех, кто действительно управляет рисками. Однако риски на уровне компании и проекта различаются. В чем сила управления рисками в проекте и что это дает руководителю проекта?
Когда я начал разбираться с этой темой, я встретил рассказ, который очень хорошо раскрывает суть "Управления рисками".
Пример из практики
В Европе произошло сильное извержение вулкана, и множество стран ввели запреты на авиа полеты. Десятки тысяч рейсов были отменены, и авиакомпании несли огромные убытки, кроме одной. Эта авиакомпания была готова к подобному риску. У них был разработан и отработан план действий на случай извержения вулкана, включающий изменения в расписании рейсов и использование альтернативных аэропортов. В результате, пока другие компании задерживали и отменяли вылеты, эта авиакомпания продолжала работать. Более того, они застраховали риск отмены рейсов из-за вулкана, что позволило им минимизировать убытки.
Зачем управлять рисками?
Управление рисками — это не просто теоретическая концепция, а практический инструмент, который помогает проектным командам достигать своих целей, минимизируя непредвиденные препятствия. Вот несколько ключевых причин, почему управление рисками так важно:
- Предсказуемость и стабильность: Управление рисками позволяет проектам протекать более гладко и предсказуемо. Когда риски идентифицированы и оценены заранее, команда может подготовиться к возможным проблемам и минимизировать их влияние.
- Оптимизация ресурсов: Понимание потенциальных рисков помогает более эффективно распределять ресурсы. Время и деньги, потраченные на управление рисками, часто окупаются за счет сокращения затрат на устранение последствий непредвиденных проблем.
- Повышение качества решений: Процесс управления рисками включает систематическую оценку и анализ потенциальных проблем, что способствует принятию более обоснованных и взвешенных решений.
- Улучшение коммуникации и координации: Обсуждение рисков и стратегий их минимизации улучшает коммуникацию внутри команды. Все участники проекта становятся более информированными и вовлеченными, что способствует лучшей координации и взаимодействию.
- Сохранение репутации: Эффективное управление рисками помогает компаниям сохранять свою репутацию, избегая значительных провалов и демонстрируя своим клиентам и партнерам способность справляться с непредвиденными ситуациями.
- Устранение неопределенности: Управление рисками помогает снизить уровень неопределенности, предоставляя ясную картину возможных проблем и способов их решения.
Здравый смысл и адекватность
При управлении рисками важно не включать в реестр все возможные проблемы, которые можно увидеть. Следует использовать здравый смысл и адекватность при записи рисков. Главное — не просто записать риск, а проработать план действий на случай, если риск сработает, и иногда даже проверить этот план. Кроме того, необходимо разработать план по минимизации или нивелированию риска.
Помните, что управление рисками требует ресурсов проекта. Проработка плана действий и его проверка могут занять значительное время и силы команды. Если список рисков станет слишком длинным и непосильным для обработки, это может отвлечь команду от выполнения основных задач и снизить эффективность работы.
Поэтому важно разумно подходить к выбору рисков для реестра, концентрируясь на тех, которые действительно могут оказать значительное влияние на проект, и на которых имеет смысл тратить ресурсы для их минимизации или устранения.
Пример: Увольнение руководителя проекта
В одном из первых проектов состоялся такой диалог:
- Участник 1: Запишите еще один риск — увольнение РП! Ему предложат работу, он бросит проект и уйдет!
- Участник 2: Посмотрите на рынок — у нас в регионе всего три вакансии для руководителей проекта, и все от нашей компании. Зарплата у нас на 20% выше, чем в столице.
В той ситуации вероятность увольнения была крайне мала, и "Участник 2" понимал это. Однако в другом проекте, когда аналогичный риск был проигнорирован, руководитель проекта ушел на другую работу, предложившую на 60% большую зарплату. Это вызвало цепную реакцию увольнений.
В другой компании этот риск был решен на системном уровне. Все проекты велись по единой методологии с использованием унифицированного набора инструментов управления и отчетности. Это позволяло легко и быстро заменять руководителя проекта в случае его ухода. Если руководитель проекта внезапно покидал свою должность, максимальное время простоя проекта составляло одну неделю. На практике же простоя не возникало вовсе, так как проектная команда была готова к таким ситуациям и могла продолжать работу без значительных задержек. Новый руководитель проекта быстро вводился в курс дела, и проект двигался дальше без ущерба для сроков и качества.
Что дает управление рисками в проекте
Управление рисками в проекте обеспечивает несколько ключевых преимуществ, которые напрямую влияют на успешное достижение целей проекта:
- Снижение вероятности провалов: Регулярное идентифицирование и анализ рисков позволяет снизить вероятность неожиданных проблем и их последствий. Проектные команды могут заранее подготовить планы действий, чтобы минимизировать влияние рисков на проект.
- Улучшение управления временем и ресурсами: Понимание потенциальных рисков помогает лучше планировать и распределять ресурсы, а также избежать задержек и перерасходов. Проактивное управление рисками способствует более эффективному использованию времени и ресурсов команды.
- Повышение доверия заинтересованных сторон: Эффективное управление рисками демонстрирует заинтересованным сторонам, что команда осведомлена о возможных угрозах и готова к ним. Это повышает доверие к проекту и улучшает отношения с клиентами, партнерами и инвесторами.
- Обеспечение непрерывности работы: Разработка планов на случай возникновения рисков позволяет обеспечить непрерывность работы и избежать значительных простоев. Это особенно важно в критических проектах, где задержки могут привести к серьезным убыткам или потере репутации.
- Стимулирование проактивного мышления: Управление рисками поощряет членов команды думать наперед и учитывать возможные препятствия, что способствует более гибкому и адаптивному подходу к управлению проектом.
- Поддержка принятия обоснованных решений: Процесс управления рисками включает сбор и анализ данных, что способствует принятию более обоснованных решений. Это помогает команде избегать импульсивных действий и концентрироваться на наиболее важных аспектах проекта.
Пример из личной практики
На одном из проектов владелец бизнес-процесса не присутствовал на встречах по разработке будущего процесса. Это могло привести к тому, что вся работа была бы отвергнута и проект сдвинулся бы на год. Я обсудил ситуацию с руководителем проекта, и мы внесли этот риск в реестр. Владелец бизнес-процесса осознал важность своего участия и включился в работу, что позволило избежать задержек.
Заключение
Руководитель проекта может и должен использовать реестр рисков для контролируемого движения проекта. Этот инструмент эффективен, особенно в больших проектных командах. Когда участники видят последствия невыполнения задач, они начинают относиться к работе более ответственно.
Основные выводы:
- Необходимость управления рисками: Управление рисками — это неотъемлемая часть успешного проектного менеджмента, позволяющая минимизировать неопределенность и повысить устойчивость проекта к непредвиденным обстоятельствам.
- Структурированный подход: Важно иметь структурированный подход к управлению рисками, включая их идентификацию, оценку, разработку планов действий и регулярный мониторинг.
- Роль команды: Вовлеченность всей команды в процесс управления рисками способствует более глубокому пониманию и более эффективному выполнению плана проекта.
- Эффективное использование ресурсов: Управление рисками требует затрат ресурсов, но эти затраты оправдываются за счет уменьшения последствий неожиданных проблем и повышения общей эффективности проекта.
- Документирование рисков: Ведение реестра рисков помогает систематизировать информацию и обеспечивает прозрачность для всех участников проекта.
Конец первой части. Во второй части я опишу структуру реестра рисков и как с ним работать.
Вторая часть - читать далее.