Часть II. *(от англ. Fun –удовольствие)
Добавьте удовольствия в проект!
В прошлый раз мы рассказали о том, как правильно организованная коммуникация в Битриксе помогает выполнять проекты не только увереннее, но и с удовольствием. Ведь взаимопонимание и информированность очень важны в ответственных задачах, когда успех зависит от многих людей.
Сегодня, как и обещали, мы расскажем о совместной работе с файлами.
Пересылка файлов почтой и (кошмар доблестных «безопасников») перенос файлов на флешках уходят в прошлое. Облачные сервисы впитали терабайты нашей информации и за прошедшие десять лет развили внушительный функционал для организации работы проектных команд. Но если вы думаете, что Битрикс-диск, это просто перенос функционала Dropbox, Google Drive или Яндекс Диска на портал Bitrix24, вы глубоко заблуждаетесь. Мощный потенциал скрытых возможностей обусловлен архитектурой платформы, а именно тесной связью функциональных блоков Диска, задач, живой ленты и групп.
Если до сих пор вы работали с Битриксом только в web-браузере и игнорировали настойчивое предложение скачать и установить десктоп-приложение «Битрикс24», самое время сделать это:
После установки и настройки приложения среди папок на вашем локальном компьютере появится папка Bitrix24, а в ней – папки с названиями всех проектов (и других групп на портале), в которых вы участвуете.
Но это, конечно, не всё.
Волшебство начинается, когда кто-то из команды проекта добавит новый файл в папку проекта или отредактирует существующий. Алгоритм синхронизации обновит содержание папки у всех членов команды проекта, как только они поймают интернет. Таким образом, у каждого участника проекта под рукой будут актуальные версии документов по проекту. И для этого не нужно блуждать по папкам на портале через web-интерфейс (неудобно, долго, непривычно). Пользуйтесь своим обычным файловым менеджером (Проводник Windows, Total Commander или Finder на Mac), открывайте файлы и редактируйте их в Word и Excel, и как только вы нажимаете «сохранить» - файл обновляется у всех.
Конец кошмару сверки и сведения версий файлов (например, при разработке устава проекта, когда нужно учесть замечания десятка стейкхолдеров). Каждый заинтересованный может поработать с файлом в удобное время, и останется только финализировать документ с учетом всех замечаний. Редкие конфликты версий (когда два пользователя пытаются сохранить две измененные копии одного файла) отрабатываются алгоритмом (создаются две копии файла с разными именами). Если нужно, вы всегда можете проследить полную историю изменений файла и восстановить любую предыдущую версию.
Окей, - скажет скептик, - но это умеют Dropbox и другие «облака».
А Dropbox даст вам возможность прикрепить файл с диска к проектной задаче или сообщению в живой ленте? А создаст автоматически комментарий к задаче или сообщению в живой ленте всякий раз, когда кто-то сохранит новую версию файла?
Сравните такой процесс (прозрачный и технически поддержанный алгоритмом синхронизации) с «цепочкой писем» в почте. Во втором случае каждый работает с исходной версией файла; многие выскажут одни и те же замечания (а еще лучше получить семь мнений по одному вопросу); и еще нужно всех по очереди подёргать, и напомнить, и свести в одну промежуточную версию (а потом получить ещё две версии от тех, у кого «дошли руки» после сведения правок в один документ).
А самое приятное, друзья, что всё удобство для команды будет обеспечено АВ-ТО-МА-ТИ-ЧЕС-КИ. Так что – расслабьтесь и подумайте о более важных вещах, чем контроль версий проектной документации.
Ну что, уже установили себе десктоп-приложение?
В следующей статье мы расскажем, как принцип «постоянного подключения» при использовании Битрикс24 повышает продуктивность в проектах. Следите за нашими обновлениями!
Эффективное использование Bitrix24 для автоматизации проектов. Лайфхаки в Битрикс.
Автор: Виктор Степанов, партнер, руководитель направления «Ключевые системы».
-------------------------------------------------------------------------------------------------
Читайте бизнес-журнал "Ключевые страницы" для собственников и топ-менеджеров в Телеграм
Бесплатные прямые эфиры, новости, бизнес-обучение и ключевые бизнес-события в Беларуси на нашей странице в Facebook