Для многих руководителей в нынешних условиях перевод сотрудников на дистанционную работу становится одной из ключевых задач. Но как контролировать, работают ли менеджеры? Как оценить эффективность? Как доверять?
Делюсь своим опытом руководства смм-агентством, где сотрудники находятся в разных точках земного шара - тут без сервисов-помощников не обойтись.
Если какой-то из способов контроля вызывает путаницу и не находит отклика у сотрудников, то с этим методом мы расстаемся. За годы работы с удаленными подрядчиками, я поняла одну истину, способы контроля нужны только для того, чтобы видеть бездельников. Они обязательно будут прокалываться на постоянной невнимательности к требованиям. Тот, кто действительно работает, тоже будет косячить, но не так часто. Но по факту, собранный и ответственный сотрудник может организовать свою работу сам.
Жесткий гнёт - развешанные видеокамеры, отчеты о каждом шаге, считаю, устаревший метод контроля. У меня все легко и просто, но при этом эффективность каждого сотрудника ощущаю на подкорке. И если на что-то закрываю глаза, то значит вижу еще перспективу, жду, когда специалист проявит себя. Но ожидание не будет длиться вечно.
1. Общий чат в WhatsApp
Таких чатов было изначально создано много и для разных целей: обучение, результаты работы. В итоге все моменты по просмотренным мастер-классам мы обсуждаем в главном общем чате, а тот материал (посты фото+текст), который необходимо переслать заказчику, каждый скидывает от своего имени, в личный чат в ватсапе.
Я продолжу создавать чаты при расширении штата и при необходимости, но если что-то "не зайдет", то не стану строго стоять на страже порядка и говорить: "это мы обсуждаем не здесь, а там, а с этим вопросом вам туда...". Чаты в первую очередь для удобства сотрудников.
2. Trello
"Волшебная" доска задач "Трелло".
Её альтернатива (и так я делала ранее) - обычным списком задач в ватсап, по понедельникам, скидывать по каждому проекту и каждому менеджеру все цели, планы и дела, а в конце недели проверять их выполнение.
На трелло нет правильной или не правильной системы, потратить день, и организовать ее под себя, изучить возможности сервиса - это обеспечить удобство для сотрудников.
Мне нравится, что внутри каждого проекта можно создавать "чек-лист" и помечать галочками выполненные дела. Сделанное автоматически зачеркивается и в этом для меня особенный кайф.
Трелло "зашло" не с первого раза. Я уставала каждый раз зачеркивать сама задачи контент-менеджеров, такое складывалось впечатление, что мне одной это надо. Кстати, так было со многими нововведениями. Решила вернуться к спискам дел сплошным текстом раз в неделю, но вдруг тут выяснилось (после одной проигнорированной задачи), что всем оказывается было удобно отслеживать трелло и мы к нему вновь вернулись.
3. Регламенты работы
К написанию регламента пришла после прочтения книги Майкла Э. Гербера "Малый бизнес: от иллюзии к успеху". Всем, кому кажется, что он один тянет всю фирму, рекомендую.
Надеяться, что человек будет работать как вы, не дав ему подробную инструкцию, путь к разочарованию. Все, что сказано на словах, с такой же легкостью забывается. Потратить неделю и написать регламент удаленной работы - это шаг на пути к успеху.
В нем должны быть описаны все тонкости работы так, что если бы пришел новый сотрудник, ему было достаточно одного прочтения, чтобы приступить к обязанностям.
Регламент еще и моя страховка от недобросовестного отношения. Там выделены красным непростительные косяки. К сожалению, а может и к счастью, "давить авторитетом", "устраивать разбор-полетов" я не особо умею и не люблю, делаю только в крайнем случае, поэтому со мной сработаются только ответственные люди. Но, чтобы добросовестный специалист знал за что в этой фирме увольняли и увольняют, я прописала это в регламенте.
4. Яндекс.Диск
Хранилище файлов - это тоже немаловажно. Путаница "что-где-когда" было сохранено неизбежна, если не завести общий банк данных. К тому же, по "Последним сохранненным" на ЯД вижу активность сотрудников. В папке "Работа" хранятся Регламенты, мотивации, скриншоты и таблицы с переводами, заработными платами. Все централизованно.
5. Видеоконференции в ZOOM, Skype
Все, что будет делать специалист сегодня, можно описать и в чате WhatsApp, но для поддержания общего духа, было решено проводить и совместные скайп-сессии. У такого формата контроля работы есть свой плюс, ты знаешь что в 9:30 все вышли на связь и готовы работать. Сначала мы использовали старый-добрый Skype, но недавно перешли на ZOOM. О плюсах и минусах этих сервисов для видеосовещаний писала здесь.
На этом, пожалуй, все. Желаю вам системности в работе и ответственных удаленных сотрудников.
Если понравилась статья, поставьте палец вверх и подпишитесь на канал.
