В статье рассмотрены основные виды и подходы к моделированию бизнес-процессов. Приведены рекомендации по декомпозиции процессов компании на подпроцессы.
В предыдущих статьях мы с вами научились выделять и классифицировать бизнес-процессы компании. Следующий шаг на пути внедрения процессного подхода — визуализация моделей бизнес-процессов. Выделяют 3 основным вида моделирования или описания бизнес процессов:
- графический (с использованием различных нотаций моделирования);
- тестовый (словесное описание процессов);
- табличный (составление таблиц входов/выходов).
Сразу хочу отметить, что текстовый и табличный способы, это давно устаревшие, трудоемкие и неудобные средства описания процессов. С развитием современных программно-технических средств моделирования бизнес-процессов графическая визуализация гораздо проще, быстрее и понятнее для конечного пользователя. Например, использование нотации моделирования BPMN 2.0 (Business Process Management Notation) позволяет осуществлять автоматизацию и роботизацию бизнес-процессов, с использованием специализированных средств BPMS (Business Process Management System) или RPA (Robotic Process Automation). Однако о преимуществах и недостатках нотаций моделирования мы поговорить чуть-чуть позже.
Что касается проекта внедрения процессного подхода, то выделяют два основных этапа моделирования бизнес-процессов: моделирование "как есть" и моделирование "как должно быть". Первый этап осуществляется в целях аудита текущей деятельности компании, то есть, проводится анализ того, как функционирует компания, но уже в рамках системы процессов. На этом этапе выделяются основные "узкие места" процессов — области, которые нуждаются в усовершенствовании. Это может быть длительные процедуры согласования, высокая/низкая нагрузка на отдельных специалистов, операции, не несущие конечной ценности, дублирование операций или выходов и многое другое.
Моделирование бизнес-процессов "как должно быть" осуществляется на этапе оптимизации процессов компании. По сути, это идеальное видение протекания процесса с точки зрения его владельца. Полученный графический результат или диаграмма процесса, послужит основой для составления регламентирующей документации.
Итак, давайте разберемся как же происходит моделирование бизнес-процессов. Как я уже раньше говорил, что процесс — это совокупность взаимосвязанных видов деятельности, направленных на преобразование входов в выходы, имеющие ценность для конечного потребителя. Таким образом, схематично процесс можно представить следующим образом — рисунок №1.
Первое с чего необходимо начать, так это определить цель процесса. Другими словами, для чего этот процесс предназначен в компании и какую ценность он несет для конечного пользователя. Определив цель процесса, далее приступаем к анализу границ процесса, то есть, каким событием/событиями начинается процесс и каким событием/событиями заканчивается. Границы процесса определяют зоны ответственности владельцев бизнес-процессов. Определение зон ответственности и точек их передачи (событий инициации и завершения процесса) является ключевой задачей при моделировании бизнес-процессов. Таким образом, вы систематизируете ответственность за конкретные результаты деятельности компании среди владельцев процессов.
Давайте рассмотрим пример того, как будет выглядеть процесс "Продажа" нашей абстрактной компании (рисунок №2).
Целью данного процесса является заключение договора с заказчиком и получение выплат денежных средств. Входами является: заказ в личном кабинете интернет-магазина, заявка на закупку, поступившая любыми другими способами (по телефону, по почте и т.д.) и заявка на участие в тендерной процедуре, полученная на тендерной площадке. Выходы: заключенный договор с заказчиком и сформированное задание на производство продукции. Таким образом, мы можем заключить, что за все мероприятия, начинающиеся с получения заявки или заказа до заключенного договора и формирования задания на производство продукции, несет ответственность коммерческий директор компании.
Для упрощения анализа моделей бизнес-процессов лучше всего разделять процесс на подпроцессы, то есть, разбивать одну длинную цепочку на несколько отдельных, но меньшего размера. Данный прием называется декомпозиция процессов. Выделять большое количество подпроцессов не стоит, каждый из них должен быть завершенным. Точно также как у процесса, у подпроцесса есть входы и выходы. По сути, это тот же процесс, только с меньшим количество операций.
Итак, рассмотрим декомпозицию процесса "Продажа". Анализируя входы данного процесса можно выделить следующие виды деятельности: "Безличные продажи", "Личные продажи" и "Продажи на тендерных площадках". Безличные продажи, связаны с работой интернет-магазина, которые осуществляются без личного вмешательства сотрудников коммерческого отдела. Личные продажи, связанны с непосредственной коммуникацией сотрудников с потенциальным покупателем или заказчиком. Тендерные продажи осуществляются только на специализированных тендерных площадках, в виду особенностей данной процедуры их выделяют в отдельный подпроцесс. Наглядно это можно представить следующим образом (рисунок №3).
По факту, конечно, выходов у процесса "Продажа" всего два, но они могут быть результатом деятельности трех подпроцессов, поэтому на рисунке их шесть. У подроцесса также есть владелец, который отвечает за реализацию подконтрольного вида деятельности. Например, у подпроцесса "Безличные продажи" владельцем может выступать начальник отдела интернет-продаж, "Личные продажи" — коммерческий директор, "Продажи на тендерных площадках" — начальник тендерного отдела. Важно отметить, что декомпозировать можно только процессы, не стоит дробить подпроцессы на операции и выделять у них владельцев.
Особенности графического представления бизнес-процессов компании в различных нотациях моделирования рассмотрим в следующих статьях.
