Сейчас в связи с введением режима самоизоляции в стране те, немногие компании, которые остались работать пытаются перейти на удаленный режим работы. У кого-то получается, у кого-то не очень.
Также много повылезало(другого слова и не подберешь) консультантов-инфоциган, которые готовы вам настроить удаленную работу- вижу это по рекламе на том же Дзене и в Инстаграмм. Реклама причем у них настроена отлично- завлекающий заголовок, обещание предоставить интересный материал после регистрации и красивая картинка. Так что даже я, у которого и так настроена изначально удаленная работа повелся на их рекламу с мыслью, что может я, чего-то не знаю и можно улучшить? В итоге получил брошюру с общими фразами и конечно же предложением их услуг в настройке удаленного офиса. Этим консультантам лучше бы рекламой заниматься- ведь реально она работает...
Мне же по роду деятельности ничего настраивать и перестраивать нет необходимости, так как изначально все было настроено на удаленную работу. Правда мне это не сильно помогло в текущей ситуации, потому что "отвалились" смежники- изыскатели. Они не могут сейчас проводить выезды, обследования и анализы, потому и мы не можем делать уже нашу работу- разработку проектной документации.
Расскажу, как у меня настроена удаленная работа:
1. Общий почтовый ящик организован на сервисе mail.ru. С него уходит и на него приходит вся официальная переписка с контрагентами. К ней имеют доступ абсолютно все сотрудники. Почта резервируется на моем ноутбуке.
2. Личные рабочие почтовые ящики сотрудников- также организованы на сервисе mail.ru. И организованы лично мной на мои регистрационные данные (телефон и резервная почта), т.к однажды мы уже пережили взлом почтового ящика и имели проблему так как ящик был зарегистрирован на телефон сотрудника, который уволился. Почта также резервируется на моем ноутбуке.
3. Общее дисковое пространство на Google- диск остановился на нем по одной простой причине- у них есть Google-документы, которые одновременно может редактировать несколько человек.
Папка дискового пространства выглядит следующим образом:
При такой организации дискового пространства нет хаоса и всегда понятно, что и где лежит. Также для общей организации документов и файлов есть реестры, например "Реестр корреспонденции", "Реестр коммерческих предложений" и др.
4. планировщик- трекер задач- раньше я пользовался omnifocus, но у него есть серьезный недостаток- он только для индивидуального пользования и не подходит для командной работы. Пробовал разные сервисы- Битрикс24, Wunderlist, Zoho Projects, Wrike и др., но в итоге остановился на Pyrus. Очень удобный трекер- есть практически все для совместной работы(почти все, потому как на мой взгляд не хватает диаграммы Ганта). Что особенно радует- ребята постоянно его обновляют и стараются сделать лучше, правда иногда из-за этого приходится перестраиваться некоторое время.
5. Общий чат в Ватсап- для доведения общей информации и проведения "утренней летучки".
Видеоконференц-связь я не использую, так как считаю, что полноценно она личное общение не заменит, а видеть лицо собеседника именно в текущий момент времени мне нет особой необходимости. Кроме того я считаю, что когда люди пишут, то они стараются более тщательно формулировать свои мысли и потому более понятно изъясняются, не занимаясь пустым словоблудием. Переписку также проще поднять в случае необходимости и подтвердить достигнутые договоренности.
В общем вот так у меня организован удаленный офис. Я не претендую на то, что это самая лучшая организация "удаленки", но мне удобно работать таким образом и я спокойно мог несколько дней не появляться в офисе, а при этом был в курсе всех рабочих моментов.
