Грамотная организация внутреннего документооборота помогает автоматизировать обмен данными между отдельными работниками и целыми филиалами предприятия, улучшить контроль, построить эффективную систему согласования документов, уменьшить операционные издержки.
С помощью современных сервисов можно сформировать общую базу данных и синхронизировать информационные потоки из ERP, CRM, внутренних порталов, архива, СЭД, ECM и скан-станций. При этом персонал будет работать с простым и понятным интерфейсом.
ЭДиН предлагает услуги по переводу всех бумаг в форму электронных документов, внедрению и настройке эффективного электронного документооборота внутри компании.
Преимущества использования внутреннего ЭДО.
Использование документов в электронной форме 2020 позволяет:
- Экономить время. Не нужно тратить время на доставку документов почтой или курьером. Отправить контракт в форме электронного документа можно теперь, используя сервис ЭДиН.
- Быстро получать ответ. Ответ в форме электронного документа приходит мгновенно.
- Работать с удобством. Обмениваться документами, получать доступ к общей базе можно из любого места.
- Уменьшать уровень конфликтности. Постоянное ожидание нужных бумаг, частые потери документов, длительные поиски, - все это негативно отражается на психологическом состоянии персонала. А внедрение внутреннего ЭДО решает все эти проблемы.
Что дает использование внутреннего ЭДО компании:
- Повышение производительности персонала. Благодаря ЭДО время и усилия, которые сотрудник компании раньше тратил на поиск нужных бумаг, их подписание, передачу другим работникам, могут быть направлены на более важные задачи бизнеса.
- Актуальность и законность. В системах электронного документооборота законодательная база постоянно обновляется, как и электронные формы бланков документов. Как только выходят новые требования, они внедряются в систему.
- Надежность и точность. При использовании современных систем ЭДО минимизируется вероятность появления ошибки в документах из-за минимизации человеческого фактора.
- Экономия затрат. Для создания электронных форм документов не нужна бумага, краски для принтера и другие расходники. Компании нужно меньше закупать канцелярские принадлежности, что снижает затраты.
Чтобы максимально ощутить все преимущества от перехода на ЭДО, нужно выбрать подходящий сервис.
ЭДиН: Бизнес без бумаг – передовое решение для внутреннего документооборота.
ЭДиН – это сервис электронного документооборота, который предлагает пользователям массу полезных функций. Он упрощает работу персоналу, ускоряет многие бизнес-процессы, снижает затраты компании и повышает эффективность бизнеса. Подписанный с двух сторон с использованием ЭЦП договор в форме электронного документа имеет аналогичную юридическую значимость, что и на бумаге, поэтому проблем с проверками не возникнет.
Уже сегодня в нашем сервисе ЭДиН есть возможность автоматизации внутреннего документооборота компании. Это стало возможно благодаря совокупности инструментов, которые позволили нам создать продукт ЭДиН: Бизнес без бумаг. Активно в новом продукте задействованы модуль ЭДиН:ЭДО для 1С, DocuDrive.
Важно!
Сотрудники смогут заключать любые соглашения с организацией, в которой работают, такие как заявления на отпуск, трудовые договоры и прочее в форме электронного документа подписанного электронными цифровыми подписями с двух сторон:
1. Со стороны уполномоченного работника организации (например, бухгалтера).
2. Со стороны сотрудника.
Таким же образом сотрудник может написать и отправить на отпуск заявление в форме электронного документа. ЭДиН поддерживает технологию встраивания электронно-цифровой подписи во внутреннюю систему документооборота.
Применение внутреннего документооборота на практике.
Для примера рассмотрим вариант, когда сотрудник работает в офисе в Минске, а основной офис, где находится бухгалтерия, размещен в Бресте.
Последовательность процесса:
- Сотрудник имеет учетную запись в нашем сервисе ЭДиН. У него есть мобильная ЭЦП на sim в мобильном телефоне. Он пишет заявление на отпуск, подгружает его на нашу платформу в формате PDF, подписывает мобильной ЭЦП и отправляет бухгалтеру своего предприятия.
- Бухгалтер получает уведомление на электронную почту о том, что сотрудник предприятия прислал заявление на отпуск. Заходит в свой кабинет на нашем сервисе, получает заявление и подписывает его, используя компьютерный интерфейс. Таким образом, сотруднику не нужно приезжать и писать заявление.
Это лишь один из примеров использования ЭДО внутри компании. С его помощью реально заключение договора в форме электронного документа при приеме на работу удаленных работников, подписание накладных между филиалами и т.д.
Не верите, что это возможно? Тогда скорее записывайтесь на онлайн демонстрацию возможностей нашего нового продукта ЭДиН:Бизнес без бумаг!
