В данном примере, описан сценарий по интеграции сервиса Gmail с Trello и Google Sheets .
Представим, что вы используете Gmail и вам приходит эмейл с темой письма “new lead” - это уведомления, которые вы получаете с сайта. Затем, вы используете Trello, чтобы создать из каждой такой заявки - карточку для дальнейшей ее обработки. Чтобы данные не потерялись - вы также используете таблицу в Google Sheets - чтобы записывать каждую заявку по строчкам.
Шаг №1 - выберите триггер
При начале работы, Ants & Apps изначально подготовит сценарий с триггером и первым действием, которые вам нужно будет заменить на необходимые для вашего сценария опции.
Все начинается с инициатора сценария - с того события, после которого мы можем начать обрабатывать все данные и отправлять их в Trello и Google Sheets . Таким инициатором является триггер - “новое письмо в Gmail”.
Чтобы настроить триггер для Gmail - выберите Gmail в списке приложений Триггера и нажмите продолжить. Затем, выберите метод “users.threads.list” - который фактически означает “получить список цепочек писем”.
Следующий шаг - авторизация. Добавьте ваш Google аккаунт в котором вы хотите отслеживать сообщения. Если у вас нет уже подключенного аккаунта - то вы можете сделать это достаточно просто нажав Add Account в этой форме. В таком случае, отобразится всплывающее окно с выбором разрешений - в котором, мы рекомендуем выбрать все разрешения галочками и затем пройти подтверждение от Google.
После того, как аккаунт добавлен - можно переходить к настройкам запроса в Google. Укажите в данной форме параметры и настройки. У каждого поля есть подсказка, которая отображается в виде иконки с символом знака вопроса - нажмите на нее, чтобы узнать за какие настройки отвечает конкретное поле.
Так как мы планируем получать все входящие сообщения - то настроек в данном случае достаточно - нам полностью подходят базовые настройки, которые уже заполнены в Ants & Apps - поэтому можно просто нажать Продолжить.
После выбора настроек, необходимо выбрать событие, которое мы будем отслеживать.
События могут быть только трех видов: create (insert), update, delete. Которые означают - создание, обновление, удаление.
В нашем случае, нам нужны новые эмейл сообщения - поэтому, следует выбрать Create.
Так как триггер Gmail - это встроенный триггер от Ants & Apps, необходимо указывать частоту обращений в Gmail для получения данных. На этом шаге необходимо выбрать интервал времени, с которым Ants & Apps будет совершать запросы в Gmail и искать различия.
Для завершения настройки - выполните тестирование соединения. Кнопки Test Fields и Test real data полезны тем, что показывают ошибки и инструкции по их исправлению, в случае, если они были найдены.
Test fields - проверяет, все ли обязательные поля заполнены. Но не совершает реальный запрос к стороннему сервису.
Test real data - подготавливает и выполняет реальный запрос в сервис, согласно вашим настройкам. На данный момент, Test real data является самым достоверным тестированием ваших настроек, потому что данная функция фактически симулирует настоящее выполнение шага, которое происходит в автоматическом режиме.
Однако, следует учитывать, что такой запрос является полностью реальным и если согласно вашим настройкам вы совершаете команду изменения или удаления - то ваши данные в сервисе будут действительно изменены или удалены.
При желании, тест можно пропустить нажав на кнопку Skip Test.
В режиме реального тестирования (Test real data) - под кнопками будет отображена панель с полученной информацией со стороны сервиса.
Эта информация показывает то, что видит Ants & Apps в качестве ответа. Вы можете просмотреть каждую ее составляющую и определить, где находятся те данные, которые вам нужны.
Также, при выполнении Test real data полученные данные фиксируются в качестве переменных вашего сценария, поэтому мы рекомендуем использовать именно этот метод тестирования.
Шаг №2 - выберите действие - Gmail
На предыдущем шаге мы получили событие Триггер - о том, что было получено новое сообщение. Однако, данные этого события только лишь показывают само событие, а для полноценной работы сценария, нам необходимы данные, которые находятся внутри самого письма - как например тема письма, текст сообщения и тд.
Для этого, потребуется действие - user.messages.get - которое фактически означает “получить письмо”.
Для этого, первым делом - выберите приложение - Gmail.
А в качестве активности - выберите user.messages.get, чтобы получить информацию о конкретном письме.
Как и в предыдущем случае, для работы с почтой, необходимо использовать ваш подключенный аккаунт в Google. Так как и триггер и процесс получения письма находятся в одном аккаунте - то добавлять аккаунт уже нет необходимости. Поэтому, вы можете выбрать уже существующий аккаунт из списка. Затем, нажмите Продолжить.
В разделе “Request” - укажите настройки запроса. Метод user.messages.get всего лишь отправляет команду в Google с целью получения данных о вашем письме. Этот метод не знает, какое именно сообщение вы хотите получить. Для этого, необходимо конкретизировать, указав идентификатор (ID) нашего сообщения.
Именно этот идентификатор мы получили от триггера. Поэтому, связать настройки можно в качестве переменной. Для этого, в поле ID нажмите “Select From Apps” - и выберите ID из триггера. Таким образом, при запросе Ants & Apps подставит в поле ID значение из триггера - и вы получите данные о том самом эмейл сообщении, которое было получено в Триггере.
Когда вы закончили с настройками, протестируйте соединение нажав на кнопку Test Fields или Test real data.
Test Fields - как и во всех остальных случаях, проверяет что все обязательные поля заполнены и все указанные переменные - существуют в вашем сценарии.
Чтобы посмотреть, что видит Ants & Apps в качестве ответа от Google - нажмите кнопку Test Real Data - которая отобразит всю информацию о вашем сообщении.
В структуре данных, вы можете видеть все важные составляющие письма, как тему, текст, дату получения и тд.
Шаг №3 - добавьте фильтр
На практике, Триггер о новом сообщении сработает каждый раз, когда вам пришло эмейл сообщение. На на практике, нам не нужны все сообщения, а только конкретные. Согласно основной задаче, нас интересуют все сообщения, в теме которых указано ключевое слово “lead”. Поэтому продолжение сценария имеет смысл, только если полученное сообщение действительно имеет “lead” в теме письма.
Для этого, вы можете использовать Фильтр, который продолжит работу сценария, только в случае, если все его критерии проверки являются положительными. Т.е. все условия фильтра вернули “Истина”.
Чтобы указать настройки фильтра, заполните форму проверки.
Эта форма состоит из логических условий, которые можно объединить оператором “AND” или “OR”.
AND - означает, что все условия фильтра должны сработать - т.е. выдать истину
OR - означает, что хотя бы одно из условий фильтра должна сработать - т.е. выдать истину
Для поверки темы письма, мы будем использовать поле Key (параметр) и вставим в него тему письма из прошлого шага. Точно также, как мы использовали ID на прошлом шаге - через Select From App - здесь вы можете выбрать тему письма, как переменную.
В качестве оператора, будем использовать “Contains” - что означает проверку, входит ли искомое ключевое слово в параметр или нет.
А как value (значение) - текстом напишем “lead” - что и будет являться ключевым словом для проверки.
Как и любой другой шаг сценария, в фильтре также следует сделать проверку нажав Test Fields или Test real data.
В случае с фильтром, он вернет значение Истина (true) или Ложь (false) - как итоговый ответ на проверку ваших настроек.
Опционально, вы можете выстроить также случай “ИЛИ” (else) - это может быть любое последующее действие, которое будет выполнено в сценарии, если фильтр вернул Ложь.
В программировании фильтр можно назвать как стандартный оператор IF, а “или” - как ELSE.
Шаг №4 - добавьте действие Trello
После того, были получены данные о письме из Gmail - теперь все эти данные можно использовать для создания карточки в Trello.
Чтобы выполнить действие о создании карточки - в качестве следующего шага сценария - выберите Trello.
Метод в Trello, отвечающий за создание карточки, называется cards.PostCard - эта команда создает новую карточку на определенной доске в определенной колонке (list).
Как и во всех остальных случаях, для работы этого метода необходима авторизация. На шаге “Select Account” - выберите ваш аккаунт в Trello и нажмите Продолжить
Настройки действия делятся на 2 типа - Request parameters и .
Первый, обычно указывает уточняющие настройки, второй - уже сами данные, которые требуется отправить.
В данном случае, Request parameters - запрашивает idList - что фактически означает идентификатор колонки (list). Так как колонка находится внутри доски, то выбор доски в данном случае не запрашивается.
Для того, чтобы выбрать правильный идентификатор, используйте помощник ввода - Select from Trello. Помощник отобразит список досок, которые доступны для вашего аккаунта в Trello, вторым шагом после выбора доски - помощник отобразит доступные в нем колонки.
В разделе Request Body - заполните данные для создания карточки.
Каждое отправляемое поле в Trello имеет подсказку, объясняющее его предназначение.
Из подсказок, легко определить, что поле name - это название карточки, а desc - описание (description).
Так как мы хотим, чтобы карточка была создана из данных, которые мы получили из Gmail - для этого нужно использовать помощник ввода Select from Apps - выбрав нужные переменные.
Таким образом, при подготовке запроса в Trello, Ants & Apps преобразует указанные переменные в их значения, которые были получены на предыдущих шагах от Gmail.
Как и в предыдущих случаях, рекомендуется сделать проверку методом Test Variables, а также - Test Real Data
В режиме тестирования методом Test Real Data - запрос в Trello осуществляется на самом деле. Так как мы используем метод создания новой карточки, то при нажатии на Test Real Data - карточка будет создана на самом деле.
Поэтому, после успешного теста - вы можете открыть вашу доску в Trello и увидеть как была создана новая карточка.
Это полезная функция, чтобы посмотреть действительно ли карточка была создана так, как вы планировали. При необходимости, вы можете вернуться на шаг настроек Trello и дополнить / изменить значения параметров запроса и нажать Test Real Data еще раз - чтобы отправить команду о создании карточки заново.
Следовательно, после завершения тестов, вы можете удалить все ненужные карточки.
Как видно, карточка была создана успешно, поэтому мы можем продолжить создание сценария дальше.
Шаг №5 - добавьте действие Google Sheets
Согласно нашей задачи, после Trello нам нужно создать строку в таблице Google Sheets , чтобы также сохранить данные о полученном эмейле в Gmail.
Технически, после Gmail вы можете изначально создать строку в Google Sheets и затем создавать карточку в Trello - данный порядок не имеет значения.
На данном этапе необходимо выбрать Google Sheets.
Как и в предыдущих шагах, требуется авторизация вашего аккаунта Google.
В разделе Request Parameters - укажите основные настройки: выберите таблицу (файл), в который будут добавляться новые строки, а также укажите вкладку.
Эти два процесса можно выполнить используя вспомогательные функции.
Затем, в Request Body укажите настройки добавляемой строки. Фактически, на данном этапе вы указываете в какую колонку таблицы будут предоставляться данные.
В этом примере, указывается что:
- В колонку A - будет записываться дата полученного эмейла
- Колонка B - эмейл адрес отправителя
- Колонка C - Тема письма
- И колонка D - текст сообщения
После завершения настроек, рекомендуется их проверить нажатием Test Variables или Test Real Data.
В случае Test Real Data - Ants & Apps отправить реальный запрос в сервисы Google о создании строки в указанной таблице ваших настроек.
Поэтому, после прохождения теста, вы можете открыть эту таблицу и посмотреть, как отобразилась новая строка в вашем файле.
Как видно из скриншота - все данные были успешно добавлены в таблицу. Теперь эти данные можно удалить, так как они были созданы только для нашего тестирования.
Общий вид сценария
В инструкции выше, мы выполнили все шаги с момента получения события (Триггера), запросили более детализированные данные из Gmail и использовали их для создания карточки в Trello и строки в Google Sheets.
Общий вид сценария отображен на скриншоте ниже.
Теперь, вы можете запустить сценарий в работу, переключив ANT Status на Running.
После этого момента, Ants & Apps будет обрабатывать ваш сценарий автоматически.
