1172 подписчика

С чего начать работу в Битрикс24

9 апреля 20209 апр 2020

200

6 мин

Рассмотрим несколько простых шагов, которые помогут обзавестись собственным Битрикс24 и с первых дней начать получать от него пользу.

Битрикс24 – это комплекс инструментов, состоящий из 5 блоков: офис, задачи и проекты, CRM, контакт-центр, сайты. Из-за такого многообразия инструментов может быть сложно определиться с первыми шагами. Как в этом работать? Можно ответить множеством разных вариантов, и все они будут верными, если это приведёт вас к цели. Но у нас есть проверенный способ!

Но для начала, шаг назад: «Как получить себе Битрикс24?».

Получить его можно на странице регистрации. Достаточно указать свой номер телефона или почту, и портал будет создан через несколько секунд. Первым делом на портале у вас спросят, для каких целей планируете использовать свой Битрикс24. От этого выбора зависит, как будет настроено левое меню. Выбор всегда можно будет изменить, но мы рекомендуем выбрать «Офис» или «Задачи». Потом поймёте, почему.

Теперь, когда у Вас появился свой портал, нужно пригласить на него коллег.

Не интересно работать в Битрикс24 в одиночку. Найдите в левом меню раздел «Сотрудники» и зайдите в него. Увидите структуру подразделений, которую можно легко изменить под свою компанию. В детали не углубляйтесь, для начала достаточно довольно крупных блоков: администрация, отдел продаж, производство и так далее. Подразделение «Чат-боты» не трогайте, считайте, что это системный отдел, в котором живут роботы и автоматические помощники. В принципе, сотрудников приглашать можно и не меняя структуру, но мы же строим на века.

На странице структуры компании в правом верхнем углу есть кнопка «Пригласить сотрудников». Нажимаете на неё и в открывшемся окне выбираете удобный способ, как призвать коллег:

1. Быстрая ссылка – разослали удобным способом, любой, кто по ней перейдёт – зарегистрируется у вас, как сотрудник

2. По почте или по SMS. Перечисляете адреса и телефоны, на них отправляется приглашение

3. Регистрация вручную – если хотите всех зарегистрировать самостоятельно

4. Приглашение интегратора – это если нужно позвать на помощь специалиста, дав ему административные права на своём портале.

Договариваетесь с коллегами, какую информацию хотите видеть в профилях всех сотрудников, и просите всех заполнить свой профиль. Эта информация пригодится вам в будущем, чтобы найти контактные данные коллег, когда они будут нужны.

Отлично! Коллег пригласили, по структуре их распределили, профили заполнили теперь можно двигаться дальше.

Совместную работу проще всего начать с раздела «Задачи и проекты».

Чтобы нормально работать с задачами (иметь возможность их приоритизировать, ориентироваться по срокам и не забывать о том, что нужно сделать) задачи нужно фиксировать не в голове, а на материальных носителях. Битрикс24 отлично подходит для этих целей.

Начните ставить в Битрикс24 себе и коллегам задачи, которые нужно сделать.

Учитесь формулировать заголовки так, чтобы было понятно в любой момент, о чём задача. Обязательно всем задачам указывайте крайний срок, чтобы было проще ориентироваться во времени исполнения.

В помощь - подробная статья о том, как ставят идеальные задачи. Когда с основными механиками работы с задачами познакомитесь, посмотрите эти два видео, которые очень подробно рассказывают про возможности задач в Битрикс24:

• Видео про постановку задач

• Видео про работу с задачами

Параллельно с задачами сразу начинайте работать с чатами в Битрикс24.

Идеально будет, если откажетесь от всех телеграммов и вотсапов, начнёте использовать для рабочей переписки только Битрикс24. Почему это хорошо? Во-первых, рабочее общение в рабочем инструменте – это правильно. Меньше времени будете тратить на поиск по разным мессенджерам рабочей информации. Во-вторых, чаты Битрикс24 – это часть инфраструктуры, а значит встроены во все основные инструменты системы: из сообщений можно создавать задачи, использовать ранее загруженные рабочие файлы, создавать чаты на основании элементов CRM, обсуждая в них важные вопросы. В-третьих, в Битрикс24 есть все сотрудники, и только сотрудники; уволили человека, он отключился от чатов, и не нужно тратить на это время. Ну и напоследок, переписка мгновенными сообщениями в Битрикс24 позволит вам и вашим сотрудникам чаще заходить в портал, что даёт возможность быстрее к нему привыкнуть, да и пропускать важную рабочую информацию вы начнёте реже.

Говоря про чаты, нельзя не сказать про мобильность.

Обязательно установите мобильное приложение Битрикс24 (есть как для iOS, так и для Android). Для авторизации в нём нужно будет использовать те же данные, что и для входа к себе на портал. Приложение укомплектовано всем, что должно быть под рукой: чатами, задачами, данными CRM, расписанием и так далее. Работает быстро, уведомления приходят исправно.

Если в компании сотрудники должны иметь возможность доступа к каким-либо общедоступным документам (шаблоны и бланки, сканы договоров клиентов, реквизиты и уставные документы), то раздел «Диск» - следующий шаг.

Просто зайдите в Диск – Общий диск, и загрузите туда всё самое необходимое. И эти документы сразу смогут увидеть и использовать все ваши коллеги. А если вам нужны «закрытые» файловые хранилища, которые будут видеть не все коллеги, тогда вам нужно просто создать закрытую группу в разделе «Группы», пригласить туда избранных и уже в эту группу в Диск загрузить всё, что нужно. Для начала совместной работы с документами этого достаточно, но, конечно же, функционал раздела «Диск» значительно богаче. Всему своё время.

Если сделали тот минимум, что описан выше, вы уже:

Получили связку команды в одной программе, доступной из любой части мира. То, что нужно для удалённой работы.
Получили рабочее пространство для быстрого донесения новостей до всех сотрудников (общий чат).
Получили инструментарий постановки и контроля задач.
Получили рабочий инструменты быстрых коммуникаций (чаты один на один и в рамках проектов).
Обзавелись пространством для безопасного хранения документов с возможностью их совместного использования.
Получили мобильность. Всё это – с телефона, если компьютер включать лень. Следующим логичным шагом будет начинать использовать CRM.

Но об этом – в следующей статье «5 шагов для успешного внедрения CRM Битрикс24»

И ещё несколько вещей, которые просто нужно знать, когда начинаешь работать с Битрикс24:

Пункты во всех меню можно «перетаскивать» и «скрывать». Пункт, который стоит первым в левом меню – главная страница. Пункт, который стоит в горизонтальном меню – страница, которая откроется при входе в раздел.
Администратор может сохранить настройки меню для всех сотрудников.
В левое меню можно добавить любой раздел/подраздел, если рядом с его заголовком есть большая звезда. Просто нажмите на неё.
Нажав на профиль в правом верхнем углу, вы увидите меню с действиями, одно из которых – настройка уведомлений. Вы можете отключить лишние уведомления с портала.
В том же меню есть возможность изменить тему оформления Битрикс24.
Поиск в «шапке» ищет почти по всему порталу с учётом прав сотрудника. Рекомендую использовать для ускорения поиска информации.
Рядом с названием портала в «шапке» (цифрой 24) у администратора есть маленький карандашик. Если на него нажать, то можно один раз изменить адрес своего портала (вначале он создаётся со случайным названием).
После того, как адрес портала изменили, тот же карандашик администратор может использовать для перехода к настройкам портала. А там много всего важного! Обязательно сходите и посмотрите. 9. В чатах можно выключать оповещения о новых сообщениях.
Разделы «Задачи», «Чаты», «CRM», «Бизнес-процессы», «Почта» и некоторые другие используют «счётчики». Если рядом с этими пунктами в меню появилась цифра в кружочке, значит внутри есть что-то, на что вам нужно обратить внимание.